Lever volledige én goed onderbouwde gegevens aan

Een boekhouder kan alleen goed werk leveren met volledige informatie. Onvolledige administratie is één van de grootste tijdvreters.

Verzamel en label al je facturen

• Inkoopfacturen: noteer bij voorkeur een korte omschrijving bij elke factuur (bijvoorbeeld: “webhosting januari” of “laptop werkplek”).

• Bonnetjes: maak foto’s via een app of scan ze direct in.

• Verkoopfacturen: lever ze op tijd aan of gebruik software met automatische synchronisatie.

Onderbouw iedere storting en opname

Doe je privé geld in je onderneming, of neem je iets op? Vermeld altijd de reden. Bijvoorbeeld:

• Privé-inleg voor nieuwe laptop

• Opname voor privégebruik

• Terugbetaling klant X

Weet wat je boekhouder nodig heeft voor de belastingaangifte

Een vlotte samenwerking betekent ook: weten welke informatie jouw boekhouder écht nodig heeft, vooral voor de btw- en inkomstenbelastingaangifte. Hoe beter jij dit voorbereidt, hoe sneller en goedkoper de verwerking verloopt. Als je de documenten bijvoorbeeld pas in maart of april aanlevert, moet de boekhouder onder tijdsdruk werken en wordt de kans op fouten en extra kosten verhoogd. 

Voor de btw-aangifte heeft je boekhouder nodig:

• Alle inkoop- en verkoopfacturen van het kwartaal;

• Overzicht van zakelijke banktransacties;

• Kilometerregistratie (indien je een auto zakelijk gebruikt);

• Eventuele privé-opnames of -stortingen;

• Bonnen van zakelijke uitgaven contant betaald.

Voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting:

• Jaaroverzichten van je bank(en);

• Overzicht van investeringen en afschrijvingen;

• Eventuele leningen, schulden of uitstaande vorderingen;

• Informatie over verzekeringen en pensioen;

• Privégebruik telefoon, auto of andere gemengde kosten.