Om je praktijkadministratie soepel te laten verlopen, is het belangrijk dat je de koppeling tussen je zorgsysteem en boekhouding zorgvuldig opzet. hieronder lees je de belangrijkste stappen die je daarbij kunt volgen.
Inventarisatie: breng in kaart welke software je momenteel gebruikt voor patiëntendossiers, declaraties en boekhouding. noteer ook wie met welke systemen werkt. dit geeft overzicht en voorkomt dat je iets over het hoofd ziet.
Koppelbaarheid checken: controleer of er standaardkoppelingen of API’s beschikbaar zijn tussen je praktijksoftware en boekhoudpakket. sommige systemen vereisen maatwerk. dit bepaalt of je handmatig moet bijwerken of dat gegevens automatisch synchroniseren.
Rechten en protocollen instellen: bepaal wie toegang heeft tot welke gegevens en welke bewerkingen ze mogen uitvoeren. zorg dat alles AVG-proof is en dat alleen geautoriseerd personeel financiële of patiëntgegevens kan wijzigen.
Testen van de koppeling: voer een proefrun uit met een kleine set gegevens, bijvoorbeeld een paar declaraties of facturen, en controleer of alles correct wordt overgezet naar de boekhouding. zo ontdek je eventuele fouten vroeg.
Finetunen van processen: werk protocollen uit voor facturatie, declaraties en debiteurenbeheer. zorg dat behandelingen automatisch gekoppeld worden aan de juiste V-code en materiaalkosten, zodat alles consistent en correct wordt verwerkt.
Monitoring en training: controleer regelmatig of de koppelingen goed blijven werken, vooral na software-updates of wijzigingen in declaratieregels. zorg dat personeel getraind blijft in de processen en nieuwe functies van de software.
