Terug van vakantie? In 5 stappen je administratie weer op orde

Zijn je koffers inmiddels weer opgeborgen en ben je weer opgeladen om aan de slag te gaan? Dan wacht er waarschijnlijk nog één ding op je: je administratie. Tijdens je vakantie zijn er misschien wat facturen blijven liggen, bonnetjes in je tas beland en e-mails met administratie blijven hangen. Tijd om de draad weer op te pakken. Met deze praktische stappen krijg je je administratie weer overzichtelijk op orde, zonder dat je er meteen een hele dag aan kwijt bent.

Na de zomer is het een logisch moment om je administratie weer even goed bij te werken. Zeker als je per kwartaal btw-aangifte doet. De volgende aangifte komt alweer dichterbij en hoe langer je wacht, hoe meer losse bonnetjes, facturen en transacties zich opstapelen. Door nu even de tijd te nemen om alles bij te werken, begin je de komende maanden met een schone lei.

En merk je dat je hier iedere keer opnieuw tegenaan loopt? Dan kan het de moeite waard zijn om je administratie uit te besteden. Een boekhouder helpt je graag uit de brand!

Wil je zelf weer grip krijgen op je administratie? Met de 5 stappen hieronder krijg je snel weer overzicht.

In 5 stappen je administratie weer op orde

Een achterstand in je administratie lijkt al snel groter dan hij daadwerkelijk is. Met deze vijf stappen krijg je weer snel overzicht in je administratie en weet je precies wat er nog moet gebeuren.

1. Verzamel alle losse administratie

Begin met het verzamelen van alles wat tijdens je vakantie is blijven liggen. Denk aan bonnetjes, inkoopfacturen, verkoopfacturen en andere documenten die nog verwerkt moeten worden. Kijk ook even in je mailbox. Het kan zomaar zijn dat er tijdens je vakantie digitale facturen zijn binnengekomen die je nog niet hebt verwerkt.

Tip: maak één overzichtelijke plek voor alles wat nog moet gebeuren. Zo voorkom je dat je administratie verspreid staat over je mailbox, bureaulade en telefoon.

2. Controleer je banktransacties

Loop vervolgens je zakelijke bankrekening na. Zijn alle transacties verwerkt en gekoppeld aan de juiste facturen of kosten? Een automatische bankkoppeling kan hierbij veel werk uit handen nemen. Toch is het verstandig om de transacties regelmatig te controleren. Vooral als je meerdere betalingen of abonnementen hebt lopen.

3. Werk je bonnetjes en facturen bij

Nu je weet wat er nog ligt, kun je de openstaande documenten verwerken. Gebruik je een boekhoudprogramma met scan-en-herkenfunctie, dan hoef je veel gegevens niet handmatig over te nemen. Controleer wel altijd of de gegevens kloppen. Denk bijvoorbeeld aan het btw-bedrag, de leverancier en de juiste categorie.

4. Controleer wat nog openstaat

Kijk niet alleen naar wat jij nog moet verwerken. Controleer ook welke facturen nog niet betaald zijn. Staan er klantenfacturen open? Dan is dit een goed moment om te kijken welke betalingen nog binnen moeten komen. Controleer tegelijkertijd of jij zelf nog facturen moet betalen, dan heb je ook direct je financiële overzicht weer op orde.

5. Plan meteen een vast moment in

Klaar? Probeer dan te voorkomen dat je administratie over een paar maanden weer blijft liggen. Plan bijvoorbeeld iedere week een vast moment om je administratie bij te werken. Een halfuur per week kan een stuk overzichtelijker zijn dan één grote inhaalslag na een paar maanden.

Blijft je administratie steeds liggen?

Dan ligt het probleem misschien niet bij je planning, maar bij de manier waarop je administratie is ingericht. Misschien kost het verwerken van facturen je te veel tijd. Of weet je niet goed welke kosten je moet boeken, hoe je de btw moet verwerken of welke administratie je precies moet bewaren.

In dat geval kan een boekhouder veel werk uit handen nemen. Je houdt zelf de controle, maar hoeft niet iedere keer opnieuw uit te zoeken hoe iets verwerkt moet worden. Via Boekhouders.nl kun je gratis en vrijblijvend boekhouders en accountants vergelijken die passen bij jouw onderneming. Je ontvangt voorstellen van maximaal drie kantoren, zodat je zelf kunt bepalen met wie je verder wilt.