In 5 stappen je administratie weer op orde
Een achterstand in je administratie lijkt al snel groter dan hij daadwerkelijk is. Met deze vijf stappen krijg je weer snel overzicht in je administratie en weet je precies wat er nog moet gebeuren.
1. Verzamel alle losse administratie
Begin met het verzamelen van alles wat tijdens je vakantie is blijven liggen. Denk aan bonnetjes, inkoopfacturen, verkoopfacturen en andere documenten die nog verwerkt moeten worden. Kijk ook even in je mailbox. Het kan zomaar zijn dat er tijdens je vakantie digitale facturen zijn binnengekomen die je nog niet hebt verwerkt.
Tip: maak één overzichtelijke plek voor alles wat nog moet gebeuren. Zo voorkom je dat je administratie verspreid staat over je mailbox, bureaulade en telefoon.
2. Controleer je banktransacties
Loop vervolgens je zakelijke bankrekening na. Zijn alle transacties verwerkt en gekoppeld aan de juiste facturen of kosten? Een automatische bankkoppeling kan hierbij veel werk uit handen nemen. Toch is het verstandig om de transacties regelmatig te controleren. Vooral als je meerdere betalingen of abonnementen hebt lopen.
3. Werk je bonnetjes en facturen bij
Nu je weet wat er nog ligt, kun je de openstaande documenten verwerken. Gebruik je een boekhoudprogramma met scan-en-herkenfunctie, dan hoef je veel gegevens niet handmatig over te nemen. Controleer wel altijd of de gegevens kloppen. Denk bijvoorbeeld aan het btw-bedrag, de leverancier en de juiste categorie.
4. Controleer wat nog openstaat
Kijk niet alleen naar wat jij nog moet verwerken. Controleer ook welke facturen nog niet betaald zijn. Staan er klantenfacturen open? Dan is dit een goed moment om te kijken welke betalingen nog binnen moeten komen. Controleer tegelijkertijd of jij zelf nog facturen moet betalen, dan heb je ook direct je financiële overzicht weer op orde.
5. Plan meteen een vast moment in
Klaar? Probeer dan te voorkomen dat je administratie over een paar maanden weer blijft liggen. Plan bijvoorbeeld iedere week een vast moment om je administratie bij te werken. Een halfuur per week kan een stuk overzichtelijker zijn dan één grote inhaalslag na een paar maanden.
