Als ondernemer maak je allerlei kosten om je werk goed te kunnen doen. Kleding hoort daar soms bij, bijvoorbeeld voor je horecapersoneel of medewerkers in de bouw. Toch is bedrijfskleding niet automatisch fiscaal aftrekbaar. De Belastingdienst hanteert duidelijke regels en maakt onderscheid tussen verschillende soorten kleding.
In dit artikel lees je wanneer bedrijfskleding aftrekbaar is, welke voorwaarden gelden, hoe het zit met btw en waar je in de praktijk op moet letten om discussie of een naheffing te voorkomen.
De Belastingdienst kijkt niet naar hoe jij de kleding noemt, maar naar het gebruik ervan. De kernvraag is altijd: kan deze kleding ook privé gedragen worden? Is het antwoord ja, dan is de kleding in principe niet aftrekbaar. Is het antwoord nee, dan kom je sneller in aanmerking voor aftrek. Daarbij maakt de Belastingdienst onderscheid tussen werkkleding en bedrijfskleding. Lees het verschil daartussen hieronder.
Werkkleding is kleding die uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen. Deze kleding kan redelijkerwijs niet privé worden gedragen. Daarom is werkkleding volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. Een logo is hierbij niet verplicht.
Bedrijfskleding is kleding die ook buiten het werk gedragen zou kunnen worden. Omdat deze kleding privé bruikbaar is, stelt de Belastingdienst extra voorwaarden voordat je deze kosten mag aftrekken, zoals dat er bijna altijd een logo nodig is.
| Werkkleding | Bedrijfskleding |
|---|---|
| Overalls | Colberts en pakken |
| Veiligheidskleding | Overhemden en blouses |
| PBM’s zoals werkschoenen met stalen neus | Truien, polo’s en t-shirts |
| Laboratoriumjassen | Jassen |
| Specifieke beschermende kleding, bijvoorbeeld tegen chemicaliën of hitte | Horecakleding of representatieve kleding |
Dit is een veelgestelde vraag. De Belastingdienst hanteert een harde richtlijn. Het logo of beeldmerk moet namelijk een totale oppervlakte hebben van minimaal 70 cm² per kledingstuk.
Belangrijke aandachtspunten:
De 70 cm² mag verdeeld zijn over meerdere logo’s op één kledingstuk
Het gaat om de totale oppervlakte, niet om lengte of breedte afzonderlijk
Het logo moet blijvend bevestigd zijn
Een klein borstlogo van enkele centimeters is dus meestal onvoldoende, tenzij hier uitzonderingsafspraken over zijn gemaakt.
Er bestaat een belangrijke uitzondering. Als je kunt aantonen dat de bedrijfskleding:
Uitsluitend op de werkplek wordt gedragen
Niet mee naar huis gaat
Op het bedrijf wordt bewaard en gereinigd
Dan is een logo van 70 cm² niet verplicht. In de praktijk betekent dit meestal:
Een kleedruimte op locatie
Lockers voor medewerkers
Omkleden op het werk
Deze uitzondering wordt streng beoordeeld. Zorg dus dat je dit kunt onderbouwen bij een controle.
Bedrijfskleding is alleen aftrekbaar als deze voldoet aan één van de volgende voorwaarden:
De kleding is voorzien van een duidelijk zichtbaar, niet-afneembaar logo of beeldmerk dat direct verwijst naar je onderneming.
De kleding blijft aantoonbaar op de werkplek en verlaat het bedrijf niet.
Voldoe je aan geen van beide voorwaarden, dan ziet de Belastingdienst de kosten als privé-uitgaven.
De volgende kosten zijn in de meeste gevallen niet aftrekbaar:
Gewone schoenen, zoals nette herenschoenen of sneakers
Jeans, jurken of andere alledaagse kleding zonder logo
Kleding die je zowel zakelijk als privé draagt, zonder dat aan de logo-eisen wordt voldaan
Ook als je deze kleding met je zakelijke rekening betaalt, blijft het fiscaal gezien een privé-uitgave.
Voorbeeld 1
Een zzp’er in de bouw koopt een overall en veiligheidsschoenen. Deze kleding is uitsluitend voor het werk bedoeld. De kosten en btw zijn volledig aftrekbaar.
Voorbeeld 2
Een consultant koopt een pak zonder logo. Dit pak kan ook privé gedragen worden. De kosten zijn niet aftrekbaar.
Voorbeeld 3
Een horecaondernemer laat polo’s bedrukken met een zichtbaar logo van 80 cm². De polo’s worden alleen tijdens werktijd gedragen. De kosten en btw zijn aftrekbaar.
Bij kleding speelt het btw-percentage zelf geen bijzondere rol. Op kleding geldt in Nederland altijd het standaardtarief van 21%. De vraag is dus niet welk percentage van toepassing is, maar of je die btw wel of niet mag aftrekken.
Bij werkkleding die uitsluitend bedoeld is voor het werk, zoals veiligheidskleding of overalls, is dat duidelijk. Ben je btw-plichtig ondernemer, dan mag je de btw volledig aftrekken. Het gaat dan om de volledige 21% die op de factuur staat.
Bij bedrijfskleding ligt dat anders. Omdat deze kleding ook privé gedragen kan worden, kijkt de Belastingdienst eerst of de kleding fiscaal als zakelijk wordt aangemerkt. Voldoet de bedrijfskleding aan de voorwaarden, bijvoorbeeld doordat deze is voorzien van een zichtbaar en blijvend bedrijfslogo of doordat sprake is van een geldige uitzondering, dan mag je eveneens de volledige 21% btw aftrekken. Wordt niet aan die voorwaarden voldaan, dan ziet de Belastingdienst de kleding als privé-uitgave en is de btw helemaal niet aftrekbaar.
De btw volgt daarmee altijd het fiscale oordeel over de kosten zelf. Is de kleding zakelijk aftrekbaar, dan is de btw dat ook. Is de kleding niet aftrekbaar, dan kun je ook de btw niet terugvragen.
Soms denken ondernemers dat ze de Belastingdienst te slim af kunnen zijn. Veelgemaakte fouten zijn:
Denken dat betalen met een zakelijke rekening voldoende is
Een te klein logo gebruiken
Afneembare logo’s toepassen
Bedrijfskleding ook privé dragen
Geen bewijs hebben bij gebruik van de uitzondering
Deze fouten kunnen leiden tot correcties of naheffingen bij een controle.
Is bedrijfskleding altijd fiscaal aftrekbaar?
Nee, bedrijfskleding is alleen aftrekbaar als deze een zichtbaar en blijvend logo heeft of uitsluitend op de werkplek wordt gedragen.
Hoe groot moet een logo minimaal zijn op bedrijfskleding?
Het logo moet een totale oppervlakte van minimaal 70 cm² hebben per kledingstuk.
Mag ik bedrijfskleding ook privé dragen?
Nee, privégebruik maakt de kleding meestal niet aftrekbaar, tenzij het onder een uitzondering valt waarbij het logo niet verplicht is.
Hoe zit het met btw bij bedrijfskleding?
Voldoet de kleding aan de fiscale eisen, dan mag je de volledige 21% btw aftrekken. Voldoet de kleding niet aan de eisen, dan is de btw niet aftrekbaar.
Kan ik gewone kleding zakelijk betalen?
Betalen met een zakelijke rekening is niet voldoende. Alleen kleding die fiscaal aftrekbaar is, mag je als zakelijke kosten opvoeren.
Zijn er uitzonderingen waarbij geen logo nodig is?
Ja, als de kleding uitsluitend op de werkplek wordt gedragen, niet mee naar huis gaat en daar wordt bewaard en gereinigd.
Welke kosten zijn niet aftrekbaar?
Gewone schoenen, dagelijkse kleding zoals jeans of jurken, en kleding die zowel zakelijk als privé wordt gedragen zonder logo.
Twijfel je of jouw bedrijfskleding volledig aftrekbaar is, of wil je zeker weten dat je geen btw misloopt? Met een expert aan je zijde weet je zeker dat alles correct wordt verwerkt, van bedrijfskleding tot je volledige administratie, en voorkom je verrassingen bij een controle. Via Boekhouders.nl vind je eenvoudig gratis een boekhouder die je situatie beoordeelt en advies geeft over aftrekbare kosten, inclusief bedrijfskleding.
Start je aanvraag via het contactformulier hieronder, dan nemen we binnen een werkdag telefonisch contact met je op.
Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor jou als ondernemer.
15.000+ ondernemers gingen je voor!
Na je koppeling met een boekhouder ontvangen wij graag je ervaring over onze service.
