Een fout op een factuur is snel gemaakt. Misschien heb je een verkeerd btw-tarief gebruikt, staat er een onjuist bedrag op de factuur of heb je de factuur naar de verkeerde klant gestuurd. Dat hoeft geen groot probleem te zijn, zolang je de fout op de juiste manier corrigeert. Veel ondernemers vragen zich af of een verzonden factuur nog aangepast mag worden. Een conceptfactuur kun je meestal nog wijzigen. Is de factuur al definitief verstuurd en opgenomen in je administratie? Dan gelden er wettelijke regels voor het herstellen van de fout.
Na het lezen van dit artikel weet je precies welke stappen je moet nemen om je administratie correct en overzichtelijk te houden.
Niet iedere fout heeft dezelfde gevolgen en moet op dezelfde manier worden opgelost. Sommige fouten hebben alleen betrekking op administratieve gegevens, terwijl andere invloed hebben op het bedrag dat de klant moet betalen of op de verschuldigde btw.
Veelvoorkomende situaties waarin een correctie nodig is, zijn:
| Situatie | Mogelijke oplossing |
|---|---|
| Verkeerd factuurbedrag | Creditfactuur of aanvullende factuur |
| Verkeerd btw-tarief | Correctie met creditfactuur of aanvullende factuur |
| Verkeerde klant | Creditfactuur en nieuwe factuur |
| Dubbele factuur | Creditfactuur |
| Te weinig gefactureerd | Aanvullende factuur |
| Typefout of administratieve fout | Afhankelijk van de situatie |
Voordat je een factuur corrigeert, is het belangrijk om eerst te bepalen welke situatie van toepassing is.
Kijk eerst of de factuur al definitief is verstuurd. Staat de factuur nog als concept in je boekhoudprogramma, dan kun je deze meestal gewoon aanpassen, omdat de klant de factuur nog niet heeft ontvangen en de factuur nog geen onderdeel uitmaakt van je definitieve administratie. Is de factuur al verzonden, dan is wijzigen doorgaans niet meer mogelijk en is een andere vorm van correctie nodig.
Vervolgens is het belangrijk om te beoordelen of de fout financiële gevolgen heeft. Een typefout of een verkeerd telefoonnummer vraagt vaak om een andere aanpak dan een onjuist factuurbedrag of een verkeerd btw-tarief. Zodra de fout invloed heeft op het te betalen bedrag of de btw, moet ook de administratie financieel worden gecorrigeerd.
Gebruik onderstaande beslisboom om snel te bepalen welke oplossing het beste past.
Een creditfactuur is bedoeld om een eerder verzonden factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan te maken. In feite is het een negatieve factuur. De oorspronkelijke factuur blijft bestaan, maar de bedragen worden geheel of gedeeltelijk teruggedraaid.
Een creditfactuur wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer:
de verkeerde klant is gefactureerd;
het volledige factuurbedrag onjuist is;
een bestelling is geannuleerd nadat de factuur al was verstuurd;
er te veel producten of uren zijn gefactureerd;
de klant recht heeft op een terugbetaling.
Net als een gewone factuur krijgt een creditfactuur een eigen factuurnummer. Ook is het verstandig om op de creditfactuur te vermelden op welke oorspronkelijke factuur deze betrekking heeft. Zo blijft de administratie overzichtelijk voor zowel jou als de klant.
Een creditfactuur lijkt sterk op een gewone factuur. Er zijn wel enkele belangrijke verschillen. Vermeld duidelijk dat het om een creditfactuur gaat.
Geef de creditfactuur een eigen, uniek factuurnummer en verwijs naar de oorspronkelijke factuur waarop de correctie betrekking heeft. De bedragen op een creditfactuur zijn negatief. Hiermee wordt de oorspronkelijke omzet geheel of gedeeltelijk teruggedraaid.
Een creditfactuur bevat daarom meestal:
de gegevens van jou en je klant;
een nieuw factuurnummer;
de datum van de creditfactuur;
een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur;
de reden van de correctie;
het negatieve bedrag exclusief btw;
het negatieve btw-bedrag;
het totaalbedrag.
Door deze gegevens op te nemen, blijft voor zowel de klant als de Belastingdienst duidelijk welke correctie is uitgevoerd. In de afbeelding is een fictief voorbeeld opgenomen van hoe een creditfactuur eruit kan zien.
Niet iedere fout hoeft te worden hersteld met een creditfactuur. Heb je bijvoorbeeld een deel van de werkzaamheden vergeten te factureren of is een bedrag te laag uitgevallen? Dan kun je meestal volstaan met een aanvullende factuur.
Een aanvullende factuur is een nieuwe factuur met een eigen factuurnummer waarop alleen het nog openstaande bedrag staat. De oorspronkelijke factuur blijft geldig. Je vult deze dus niet aan door het oude document aan te passen, maar door een nieuwe factuur te maken.
Vermeld op de aanvullende factuur duidelijk dat deze betrekking heeft op een eerder verzonden factuur. Zo weet de klant waarvoor het extra bedrag in rekening wordt gebracht en blijft ook voor je eigen administratie duidelijk waarom er een tweede factuur is verstuurd.
Voorbeeld
Je hebt een adviesopdracht uitgevoerd voor € 1.200 exclusief btw. Na het versturen van de factuur ontdek je dat je nog twee extra uren bent vergeten mee te rekenen ter waarde van € 180 exclusief btw. In dit geval hoef je de oorspronkelijke factuur niet te crediteren. Je stuurt een aanvullende factuur voor € 180 exclusief btw en verwijst daarbij naar de oorspronkelijke factuur.
Soms is een kleine correctie niet voldoende. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer de oorspronkelijke factuur volledig onjuist is.
Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties:
de factuur is naar de verkeerde klant gestuurd;
het verkeerde btw-tarief is toegepast op de volledige factuur;
vrijwel alle bedragen zijn onjuist;
de werkzaamheden zijn uiteindelijk niet uitgevoerd;
de overeenkomst is geannuleerd nadat de factuur al was verstuurd.
In deze situaties is het vaak het meest overzichtelijk om de oorspronkelijke factuur volledig te crediteren. Vervolgens maak je een nieuwe factuur met de juiste gegevens. Hierdoor blijft voor iedereen duidelijk welke factuur is vervallen en welke factuur uiteindelijk betaald moet worden.
Het is niet altijd nodig om een volledige factuur terug te draaien. Soms is slechts een deel van de factuur onjuist. Een gedeeltelijke creditfactuur wordt bijvoorbeeld gebruikt wanneer:
één product ten onrechte is gefactureerd;
er te veel uren zijn berekend;
achteraf een korting wordt gegeven;
een deel van de bestelling wordt geannuleerd.
De oorspronkelijke factuur blijft in dat geval grotendeels geldig. Alleen het onjuiste gedeelte wordt gecorrigeerd.
Voorbeeld
Je hebt een factuur verstuurd voor:
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Advieswerkzaamheden | € 900 |
| Implementatie | € 600 |
| Totaal | € 1.500 |
Later blijkt dat de implementatie uiteindelijk niet is uitgevoerd. Je hoeft de volledige factuur dan niet te crediteren. Een creditfactuur van € 600 exclusief btw is voldoende. De oorspronkelijke factuur blijft voor het overige bedrag gewoon geldig.
Dit is één van de meest gestelde vragen onder ondernemers. Het directe antwoord is: nee, een definitief verstuurde factuur pas je niet zomaar aan. Zodra een factuur onderdeel is van je administratie, moet achteraf zichtbaar blijven welke factuur oorspronkelijk is verzonden en welke correcties later zijn aangebracht. Zou je de oorspronkelijke factuur aanpassen en opnieuw versturen met hetzelfde factuurnummer, dan bestaan er in feite twee verschillende facturen met hetzelfde nummer. Dat maakt de administratie onduidelijk.
Ook het verwijderen van een factuur is meestal geen goede oplossing. Facturen moeten namelijk opeenvolgend worden genummerd. Wanneer een factuur verdwijnt, ontstaat er vaak een gat in de nummering. Tijdens een controle moet je kunnen uitleggen waarom een factuurnummer ontbreekt.
Daarom werken vrijwel alle moderne boekhoudprogramma's met correcties in plaats van wijzigingen. Je laat de oorspronkelijke factuur bestaan en maakt vervolgens een aanvullende boeking of een creditfactuur.
Dit mag wel:
Een aanvullende factuur sturen
Een creditfactuur maken
Een nieuwe factuur met een nieuw factuurnummer versturen
Dit mag niet:
Een verstuurde factuur overschrijven
Een factuur verwijderen uit de administratie
Een gewijzigde factuur opnieuw versturen met hetzelfde factuurnummer
Voor facturen bestaan verschillende wettelijke eisen. Zo moet iedere factuur onder andere een uniek factuurnummer bevatten en moeten facturen in een logische, opeenvolgende volgorde worden genummerd.
Daarnaast moet je administratie betrouwbaar en controleerbaar zijn. Dat betekent dat achteraf duidelijk moet zijn:
welke facturen zijn verstuurd;
welke bedragen oorspronkelijk zijn gefactureerd;
welke correcties later zijn uitgevoerd;
waarom een correctie heeft plaatsgevonden.
Een correctie mag er dus niet voor zorgen dat eerdere informatie uit de administratie verdwijnt. Juist daarom wordt een fout meestal hersteld met een aanvullende factuur of een creditfactuur.
heb je de btw-aangifte over de betreffende periode al ingediend? Dan kan een factuurcorrectie ook gevolgen hebben voor je btw-aangifte.
Een factuur vormt een belangrijk onderdeel van je administratie en dient als bewijs van de levering van een product of dienst. Zowel jij als je klant gebruiken de factuur voor de boekhouding.
Daarnaast is de factuur de basis voor de btw-aangifte. Het is daarom belangrijk dat elke factuur correct is. Een fout kan ertoe leiden dat een klant een verkeerd bedrag betaalt, dat de btw onjuist wordt verwerkt of dat er onduidelijkheid ontstaat tijdens een controle van de Belastingdienst.
In de meeste gevallen kun je een foutieve factuur herstellen met een vaste werkwijze.
Bekijk eerst wat er precies fout is gegaan. Gaat het om:
een verkeerd bedrag;
een verkeerd btw-tarief;
een verkeerde klant;
een verkeerde omschrijving;
een fout in de bedrijfsgegevens;
of een combinatie van meerdere fouten?
Door eerst de oorzaak vast te stellen, voorkom je dat je een onnodige correctie uitvoert.
Er zijn grofweg drie mogelijkheden
De factuur is nog niet verstuurd: je kunt de factuur meestal gewoon aanpassen voordat deze definitief wordt gemaakt.
Je hebt te weinig gefactureerd: dan hoef je de oorspronkelijke factuur meestal niet te crediteren. Je kunt een aanvullende factuur sturen voor het ontbrekende bedrag. Vermeld daarbij duidelijk dat deze betrekking heeft op de eerder verzonden factuur.
Je hebt te veel gefactureerd of de hele factuur klopt niet: in dat geval is een creditfactuur vaak de juiste oplossing. Hiermee draai je de oorspronkelijke factuur geheel of gedeeltelijk terug.
Wanneer een factuur wordt gecorrigeerd, is het verstandig de klant hierover direct te informeren. Zo voorkom je verwarring wanneer de klant meerdere documenten ontvangt.
Leg kort uit waarom de correctie nodig is en welke factuur uiteindelijk moet worden betaald. Zeker wanneer je een creditfactuur en een nieuwe factuur verstuurt, helpt een korte toelichting om misverstanden te voorkomen.
De laatste stap is het verwerken van de correctie in je administratie. Gebruik je een boekhoudprogramma, dan gebeurt dit vaak grotendeels automatisch. Werk je handmatig, controleer dan goed of zowel de omzet als de btw correct zijn aangepast.
Vrijwel alle moderne boekhoudprogramma's werken volgens dezelfde uitgangspunten. Zodra een factuur definitief is gemaakt, kun je deze meestal niet meer wijzigen. Dat is bewust. Het voorkomt dat achteraf verschillende versies van dezelfde factuur ontstaan. Hoe een correctie precies wordt uitgevoerd, verschilt per softwarepakket, maar meestal verloopt het proces als volgt:
Open de oorspronkelijke factuur.
Kies de optie om de factuur te crediteren.
Controleer of de creditfactuur juist is opgesteld.
Verstuur de creditfactuur naar de klant.
Maak indien nodig een nieuwe factuur met de juiste gegevens.
Veel boekhoudprogramma's verwerken de correctie daarna automatisch in de omzet en de btw-administratie.Controleer na afloop altijd of de correctie goed is verwerkt. Zo voorkom je verrassingen bij de volgende btw-aangifte.
Kan ik een verstuurde factuur nog corrigeren?
Ja. Een definitief verstuurde factuur kun je meestal niet meer aanpassen. Je corrigeert de fout met een creditfactuur of, als je een bedrag bent vergeten te factureren, met een aanvullende factuur. Zo blijft je administratie compleet en voldoet deze aan de wettelijke eisen.
Wat moet ik doen als de klant de factuur al heeft betaald?
Dat hangt af van de situatie.
De klant heeft te veel betaald. Stuur een creditfactuur en betaal het te veel betaalde bedrag terug, of verreken het met een volgende factuur als de klant daarmee instemt.
De volledige factuur is onjuist. Crediteer de volledige factuur, betaal het bedrag terug en stuur vervolgens een nieuwe factuur met de juiste gegevens.
De klant heeft te weinig betaald. Verstuur een aanvullende factuur voor het ontbrekende bedrag. De oorspronkelijke betaling blijft gewoon geldig.
Wanneer maak je een creditfactuur?
Je maakt een creditfactuur wanneer je een eerder verzonden factuur geheel of gedeeltelijk wilt terugdraaien. Bijvoorbeeld bij een verkeerd factuurbedrag, een verkeerde klant, een geannuleerde bestelling of wanneer te veel producten of uren zijn gefactureerd.
Wanneer is een aanvullende factuur voldoende?
Een aanvullende factuur is voldoende als je een deel van de werkzaamheden of een bedrag bent vergeten te factureren. De oorspronkelijke factuur blijft geldig. Je factureert alleen het ontbrekende bedrag met een nieuw factuurnummer.
Heeft een factuurcorrectie gevolgen voor de btw?
Ja. Corrigeer je een factuur met een creditfactuur, dan corrigeer je ook de btw over dat bedrag. Verstuur je een aanvullende factuur, dan draag je btw af over het aanvullende bedrag. Is de btw-aangifte al ingediend, dan moet je de correctie ook verwerken in je btw-administratie.
Mag ik een verstuurde factuur verwijderen?
Nee. Een definitief verstuurde factuur hoort onderdeel te blijven van je administratie. Verwijderen of overschrijven kan leiden tot een onvolledige factuurnummering. Gebruik daarom altijd een creditfactuur of een aanvullende factuur om fouten te herstellen.
Moet een creditfactuur een eigen factuurnummer hebben?
Ja. Een creditfactuur krijgt altijd een eigen, uniek factuurnummer. Vermeld daarnaast duidelijk naar welke oorspronkelijke factuur de creditfactuur verwijst. Zo blijft de administratie overzichtelijk voor jou, je klant en de Belastingdienst.
Een goede boekhouder helpt niet alleen bij het corrigeren van facturen, maar zorgt ook voor een correcte administratie, btw-aangiften en financieel advies. Via Boekhouders.nl vergelijk je eenvoudig boekhouders die aansluiten bij de grootte van jouw onderneming en jouw specifieke wensen.
Vul het contactformulier hieronder in en ontvang binnen 24 uur een reactie.
Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor jou als ondernemer.
18.500+ ondernemers gingen je voor!
Na je koppeling met een boekhouder ontvangen wij graag je ervaring over onze service.
