Overstappen van boekhouder of accountant in oktober 2023?

4 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 18-07-2023

Wilt u veranderen van boekhouder? Snel, veilig en probleemloos overstappen naar een nieuwe boekhouder of accountant? De afgelopen jaren hebben we 8000+ ondernemers aan een nieuwe boekhouder geholpen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit waar u als ondernemer rekening mee moet houden wanneer u kiest voor een nieuwe boekhouder of accountant.

Stap over van boekhouder

Op deze pagina:

Wat is het beste moment om over te stappen van boekhouder?
Stap 1: Inventariseren waarom u over wilt stappen van boekhouder of accountant
Stap 2: Inventariseren welke wensen u stelt aan uw nieuwe boekhouder of accountant
Stap 3: Inventariseren status huidige werkzaamheden
Stap 4: Vinden van een nieuwe accountant of boekhouder
Stap 5: Regelen van de overdracht
Boekhouder of accountant opzeggen
Veel gemaakte fouten bij het overstappen van boekhouder
FAQ: veelgestelde vragen

Wat is het beste moment om te veranderen van boekhouder?

Het beste moment om over te stappen is aan het begin van het jaar, in het eerste kwartaal van het jaar. Waarom? Omdat de nieuwe accountant of boekhouder dan na de overstap met een schone 'balans' kan beginnen. Hij begint op 1 januari met een opgeschoonde administratie en importeert de vorige jaarrekening als beginbalans. Echter, tussendoor overstappen gedurende jaar is eigenlijk ook geen probleem. Boekhouders en accountants zijn verplicht om samen te werken en de overstap goed te laten verlopen.

Als u dit artikel heeft doorgelezen, weet u precies welke stappen moet u als ondernemer concreet moet doorlopen om de overstap naar een andere boekhouder snel, veilig en probleemloos te laten verlopen en weet u waar u op moet letten wanneer u een nieuwe boekhouder zoekt die aansluit bij uw wensen en budget.

Stap 1: Inventariseren waarom u over wilt stappen van boekhouder of accountant

Ondernemers kunnen meerdere redenen hebben om over te stappen van boekhouder. Vaak is een overstap noodzakelijk wanneer de ondernemer wil groeien met zijn bedrijf, bedrijfsvorm wilt wijzigen, een overname wil doen, bedrijf wilt opsplitsen of wanneer er extra behoefte is aan fiscaal advies. Enkele onderliggende motivaties om kunnen dan bijvoorbeeld ook zijn:

Te weinig persoonlijke aandacht;
Huidige financiële partner is 'te klein' of 'te groot';
De huidige partner is niet proactief;
De huidige partner maakt fouten (helaas);
De huidige partner is minder deskundig op bepaalde gebieden;
Onredelijk budget.

Stap 2: Inventariseren welke wensen u stelt aan uw nieuwe boekhouder of accountant

Wanneer ondernemers een nieuwe accountant of boekhouder in willen huren voor het uitbesteden van de financiële administratie, zijn enkele verbeteringen die u zou kunnen wensen:

De ondernemer wil groeien;
De ondernemer zoekt een sparringpartner die 'meedenkt;'
Een boekhouder of accountant dat qua grootte aan de behoefte van de ondernemer voldoet;
Betere verhouding tussen prijs en kwaliteit;
Betere bereikbaarheid van de nieuwe boekhouder/ accountant;
Het niet meer willen zijn van een 'nummertje;'
Persoonlijke aandacht en begeleiding;
Boekhoudsoftware van de nieuwe partner die beter aansluit bij de bedrijfsvoering.

Stap 3: Inventariseren status huidige werkzaamheden

Wanneer u overweegt om te wisselen van boekhouder, is het belangrijk om te inventariseren welke werkzaamheden de huidige partner nog in uitvoer heeft. Een nieuwe boekhouder of accountant neemt eigenlijk nooit 'halve' werkzaamheden over. Een sluitend boekjaar en sluitende administratie zijn een pré voor een soepele overstap. Is bijvoorbeeld uw jaarrekening al half klaar, dan is het vaak handiger wanneer de oude accountant deze afrond en daarna pas de overdracht naar een nieuwe accountant plaatsvindt. Ondertussen kunt u natuurlijk wel al op zoek gaan naar een nieuwe financiële partner.

Stap 4: Vinden van een nieuwe accountant of boekhouder

Bij het zoeken naar een nieuwe boekhouder of accountant, is het raadzaam om met meerdere potentiële partners af te spreken. Bij een persoonlijk gesprek met de nieuwe boekhouder kan u aangeven wat u zoekt. De beoogd financieel partner kan dan uw behoefte in kaart brengen en u een persoonlijk voorstel doen.

Start zoektocht naar nieuwe boekhouder

Stap 5: Regelen van de overdracht

Controleer eerst in de voorwaarden van uw huidige accountant de opzegtermijn en gerelateerde voorwaarde. Er is echter wel een emotioneel aspect betrokken bij een eventuele overstap. U heeft al jarenlang een goede band met de huidige professional en vind het moeilijk om afscheid te nemen. Overstappen van boekhouder, accountant of fiscalist is meestal nooit leuk.

Het is daarom raadzaam om de (huidige) accountant persoonlijk te informeren over uw overstap. Na het opzeggen bij uw huidige financiële professional haalt de nieuwe professional alle info op bij de huidige professional. Op deze manier kunt u verder met uw bedrijf en merkt u niets van de overstap.

Het fabeltje dat overstappen extra kosten met zich meebrengt, is verkeerd. Een boekhouder is volgens de wet verplicht om kosteloos mee te werken met een overstap. Ook in het kader van 'collegiaal overleg' gaan accountants en boekhouders hier onderling professioneel mee om.

Boekhouder of accountant opzeggen

Het kan voorkomen dat u als ondernemer niet meer tevreden bent met de diensten van uw boekhouder of accountant. In zo'n situatie is het belangrijk om te weten hoe u deze zakelijke relatie op een professionele manier kunt beëindigen. Ga eerst het gesprek met uw boekhouder of accountant aan om uw zorgen uit te spreken, wie weet komen jullie nog tot een passende oplossing. Mocht er geen oplossing zijn? Dan kunt u de samenwerking schriftelijk beëindigen. Vermeld de reden van de opzegging en maak duidelijke afspraken over de afhandeling van lopende zaken en het overdragen van documenten. Zo beëindigt u de samenwerking op een nette manier en worden eventuele problemen in de toekomst voorkomen.

Veel gemaakte fouten bij het overstappen van boekhouder

Wilt u snel en probleemloos overstappen van boekhouder? Dan is het belangrijk om een aantal zaken te letten zodat de overstap soepel verloopt. Wij hebben in de afgelopen jaren duizenden ondernemers geholpen aan een nieuwe boekhouders, dus wij weten als geen ander waar de mogelijke pijnpunten zitten! Gelukkig gaat het vaak om dingen die u eenvoudig kunt voorkomen. Dit zijn de vijf meest gemaakte fouten bij het overstappen van boekhouder:

Dezelfde werkzaamheden opnieuw laten uitvoeren: als u opzegt kan het nog wel eens voorkomen dat uw boekhouder nog midden in de werkzaamheden zit. Is uw boekhouder bijvoorbeeld nog bezig met de jaarrekening? Dan is het slim op pas op te zeggen na de oplevering hiervan. Anders moet uw nieuwe boekhouder weer van voor af aan beginnen en betaalt u dubbel voor uw werk. Laat uw oude boekhouder dus eerst alle werkzaamheden afmaken voordat u een definitieve overstap maakt.
Niet bewust zijn van belangrijke deadlines: Het kan nooit kwaad om zelf goed op de hoogte te blijven over belangrijke deadlines, zoals uw btw-aangifte. Als de termijn bijna afloopt en u nog midden in de overstap van boekhouder zit, zorg er dan voor dat uw oude boekhouder alle belangrijke handelingen heeft afgerond. Zo kunt u zonder veel gedoe overstappen. Wel kan de nieuwe boekhouder uitstel bij de fiscus aanvragen voor alle belangrijke belastingaangiftes. Dit voorkomt een aanmaning van de fiscus omdat er nog geen aangifte is gedaan.
Een boekhouder selecteren zonder persoonlijke klik: Een goede samenwerking met een boekhouder start bij het hebben van de juiste communicatie en een goede klik. U wilt een boekhouder die écht met u meedenkt en niet enkel problemen benoemt. Niet alleen het kunnen interpreteren van cijfers is belangrijk, maar ook het aan u kunnen uitleggen wat de cijfers betekenen is van belang. Selecteer een boekhouder daarom ook op persoonlijke klik en communicatieskills, want dit zijn belangrijke competenties voor boekhouders.
Tip: breng uw verwachtingen in kaart, zo voorkomt u verrassingen of teleurstellingen bij een nieuwe samenwerking.
Niet checken wat de opzegregeling inhoudt: Controleer altijd voordat u overstapt of uw oude boekhouder u een opdrachtbrief heeft laten tekenen. Staat hier een opzegregeling in vermeld? Lees deze dan goed door, hier moet u namelijk wel rekening mee houden. Meestal kunt u per direct een samenwerking opzeggen, maar soms eist een boekhouder een verbrekingsvergoeding. Dit is niet het geval, zie de volgende alinea.
Kosten betalen voor de overstap: Uw huidige boekhouder mag niet kosten in rekening brengen voor de overstap naar een andere boekhouder. De boekhouder is verplicht om voor een goede overdracht naar de nieuwe boekhouder te zorgen, zonder hiervoor aparte kosten in rekening te brengen. Uw nieuwe boekhouder zal alle relevante gegevens opvragen bij uw oude boekhouder. Denk hierbij aan zaken als belastingaangiften en jaarrekeningen. Deze gegevens worden verstrekt in overeenstemming met de beroepsregels. Laat uw vorige boekhouder daarnaast weten dat hij zonder (schriftelijke) toestemming geen taken meer mag uitvoeren voor uw onderneming.

FAQ: veelgestelde vragen

Waarom zou ik overstappen van mijn huidige boekhouder?
Redenen om over te stappen van boekhouder kunnen zijn: ontevreden over de dienstverlening of de kwaliteit van de werkzaamheden van uw huidige boekhouder, uw bedrijf is gegroeid en heeft u meer ondersteuning nodig of misschien bent u op zoek naar een boekhouder met specifieke expertise.

Hoe kan ik een nieuwe boekhouder vinden?
Raadpleeg uw netwerk voor aanbevelingen, zoek op internet naar boekhouders in uw omgeving of maak gebruik van onze gratis vergelijkingsservice. Het is belangrijk om een boekhouder te vinden die aansluit bij uw specifieke behoeften en die de juiste competenties heeft.

Hoe kan ik mijn huidige boekhouder opzeggen?
U kunt uw huidige boekhouder via een afspraak, telefonisch of per e-mail op de hoogte stellen van uw beslissing en hem of haar te vragen om de overdracht van de administratie aan uw nieuwe boekhouder soepel te laten verlopen.

Wat zijn de kosten voor het overstappen van boekhouder?
Overstappen zelf is kosteloos en de boekhouder is verplicht alles goed over te dragen aan uw nieuwe boekhouder.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat de overdracht van de administratie soepel verloopt?
Communiceer goed met uw boekhouder en zorg ervoor dat uw nieuwe boekhouder alle belangrijke documenten en informatie heeft voordat de overdracht plaatsvindt. Het is ook aan te raden om een overdrachtsplan op te stellen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Ook interessant:

Overstappen naar een andere boekhouder voor het mkb?

De overstap naar een nieuwe financiële professional gaat heel snel. Binnen twee weken kan een volledige overstap voltooid zijn. Het belangrijkste aan wel of niet overstappen is natuurlijk het feit dat de groei van het bedrijf voorop staat. Uit eigen ervaring weten we dat er veel ondernemers zijn die jaarlijks te veel betalen voor het onderhouden van de boekhouding en administratie. Graag leggen we uit waar op te letten bij het kiezen van een goede boekhouder. Wilt u over overstappen, maar wenst u eerst vrijblijvende offertes te ontvangen van boekhouders of accountants die aansluiten bij uw wensen?

Vul vrijblijvend het aanvraagformulier hieronder in en dan brengen we u binnen 48 uur in contact met maximaal drie nieuwe boekhouders of accountants bij in de buurt. U vergelijkt én kiest vervolgens de boekhouder die bij u past.