Overstappen van boekhouder of accountant?

Het beste moment om over te stappen is aan het begin van het jaar, in het eerste kwartaal van het jaar. Waarom? Omdat de nieuwe accountant of boekhouder dan na de overstap met een schone 'balans' kan beginnen. Hij begint op 1 januari met een opgeschoonde administratie en importeert de vorige jaarrekening als beginbalans.

Echter, tussendoor overstappen gedurende jaar is eigenlijk ook geen probleem. Boekhouders en accountants zijn verplicht om samen te werken en de overstap goed te laten verlopen.

Als je dit artikel hebt doorgelezen, weet je precies welke stappen je als ondernemer concreet moet doorlopen om de overstap naar een andere boekhouder snel, veilig en probleemloos te laten verlopen . Ook weet je waar je op moet letten wanneer je een nieuwe boekhouder zoekt die aansluit bij je wensen en budget.

Stap over van boekhouder

In 5 simpele stappen overstappen van boekhouder

De infographic hieronder geeft een overzicht van de vijf stappen die je tijdens dit proces doorloopt. Verderop in de blog worden deze stappen uitgebreid toegelicht, zodat je precies weet wat je kunt verwachten en hoe je een soepele overstap kunt maken.

Stap 1: Inventariseren waarom je over wilt stappen van boekhouder of accountant

Ondernemers kunnen meerdere redenen hebben om over te stappen van boekhouder. Vaak is een overstap noodzakelijk wanneer de ondernemer wil groeien met zijn bedrijf, bedrijfsvorm wilt wijzigen, een overname wil doen, bedrijf wilt opsplitsen of wanneer er extra behoefte is aan fiscaal advies. Enkele onderliggende motivaties om kunnen dan bijvoorbeeld ook zijn:

Te weinig persoonlijke aandacht;
Huidige financiële partner is 'te klein' of 'te groot';
De huidige partner is niet proactief;
De huidige partner maakt fouten (helaas);
De huidige partner is minder deskundig op bepaalde gebieden;
Onredelijk budget.

Stap 2: Inventariseren welke wensen je stelt aan je nieuwe boekhouder of accountant

Wanneer ondernemers een nieuwe accountant of boekhouder in willen huren voor het uitbesteden van de financiële administratie, zijn enkele verbeteringen die je zou kunnen wensen:

De ondernemer wil groeien;
De ondernemer zoekt een sparringpartner die 'meedenkt;'
Een boekhouder of accountant dat qua grootte aan de behoefte van de ondernemer voldoet;
Betere verhouding tussen prijs en kwaliteit;
Betere bereikbaarheid van de nieuwe boekhouder/ accountant;
Het niet meer willen zijn van een 'nummertje;'
Persoonlijke aandacht en begeleiding;
Boekhoudsoftware van de nieuwe partner die beter aansluit bij de bedrijfsvoering.

Stap 3: Inventariseren status huidige werkzaamheden

Wanneer je overweegt om te wisselen van boekhouder, is het belangrijk om te inventariseren welke werkzaamheden de huidige partner nog in uitvoer heeft. Een nieuwe boekhouder of accountant neemt eigenlijk nooit 'halve' werkzaamheden over. Een sluitend boekjaar en sluitende administratie zijn een pré voor een soepele overstap. Is bijvoorbeeld je jaarrekening al half klaar, dan is het vaak handiger dat de oude accountant deze afrond en daarna pas de overdracht naar een nieuwe accountant plaatsvindt. Ondertussen kun je natuurlijk wel al op zoek gaan naar een nieuwe financiële partner.

Stap 4: Vinden van een nieuwe accountant of boekhouder

Bij het zoeken naar een nieuwe boekhouder of accountant, is het raadzaam om met meerdere potentiële partners af te spreken. Bij een persoonlijk gesprek met de nieuwe boekhouder kun je aangeven wat je zoekt. De beoogd financieel partner kan dan je wensen in kaart brengen en je een persoonlijk voorstel doen.

Overstappen van boekhouder

Stap 5: Regelen van de overdracht

Controleer eerst in de voorwaarden van je huidige accountant de opzegtermijn en gerelateerde voorwaarde. Er is wel een emotioneel aspect betrokken bij een eventuele overstap. Je hebt al jarenlang een goede band met de huidige professional en vind het moeilijk om afscheid te nemen. Overstappen van boekhouder, accountant of fiscalist is meestal niet leuk.

Het is daarom raadzaam om de (huidige) accountant persoonlijk te informeren over je overstap. Na het opzeggen bij je huidige financiële professional haalt de nieuwe professional alle info op bij de huidige professional. Op deze manier kun je verder met je bedrijf en merk je niets van de overstap.

Het fabeltje dat overstappen extra kosten met zich meebrengt, is verkeerd. Een boekhouder is volgens de wet verplicht om kosteloos mee te werken met een overstap. Ook in het kader van 'collegiaal overleg' gaan accountants en boekhouders hier onderling professioneel mee om.

Boekhouder of accountant opzeggen

Het kan voorkomen dat je als ondernemer niet meer tevreden bent met de diensten van je boekhouder of accountant. In zo'n situatie is het belangrijk om te weten hoe je deze zakelijke relatie op een professionele manier kunt beëindigen. Ga eerst het gesprek met je boekhouder of accountant aan om je zorgen uit te spreken, wie weet komen jullie nog tot een passende oplossing. Mocht er geen oplossing zijn? Dan kun je de samenwerking schriftelijk beëindigen. Vermeld de reden van de opzegging en maak duidelijke afspraken over de afhandeling van lopende zaken en het overdragen van documenten. Zo beëindig je de samenwerking op een nette manier en worden eventuele problemen in de toekomst voorkomen.

Veel gemaakte fouten bij het overstappen van boekhouder

Wil je snel en probleemloos overstappen van boekhouder? Dan is het belangrijk om een aantal zaken te letten zodat de overstap soepel verloopt. Wij hebben in de afgelopen jaren duizenden ondernemers geholpen aan een nieuwe boekhouders, dus wij weten als geen ander waar de mogelijke pijnpunten zitten! Gelukkig gaat het vaak om dingen die je eenvoudig kunt voorkomen. Dit zijn de vijf meest gemaakte fouten bij het overstappen van boekhouder:

Dezelfde werkzaamheden opnieuw laten uitvoeren: als je opzegt kan het nog wel eens voorkomen dat je boekhouder nog midden in de werkzaamheden zit. Is je boekhouder bijvoorbeeld nog bezig met de jaarrekening? Dan is het slim op pas op te zeggen na de oplevering hiervan. Anders moet je nieuwe boekhouder weer van voor af aan beginnen en betaal je dubbel voor je werk. Laat je oude boekhouder dus eerst alle werkzaamheden afmaken voordat je een definitieve overstap maakt.

Niet bewust zijn van belangrijke deadlines: het kan nooit kwaad om zelf goed op de hoogte te blijven over belangrijke deadlines, zoals je btw-aangifte. Als de termijn bijna afloopt en je nog midden in de overstap van boekhouder zit, zorg er dan voor dat je oude boekhouder alle belangrijke handelingen heeft afgerond. Zo kun je zonder veel gedoe overstappen. Wel kan de nieuwe boekhouder uitstel bij de fiscus aanvragen voor alle belangrijke belastingaangiftes. Dit voorkomt een aanmaning van de fiscus omdat er nog geen aangifte is gedaan.

Een boekhouder selecteren zonder persoonlijke klik: een goede samenwerking met een boekhouder start bij het hebben van de juiste communicatie en een goede klik. Je wilt een boekhouder die écht met je meedenkt en niet enkel problemen benoemt. Niet alleen het kunnen interpreteren van cijfers is belangrijk, maar ook het aan jou kunnen uitleggen wat de cijfers betekenen is van belang. Selecteer een boekhouder daarom ook op persoonlijke klik en communicatieskills, want dit zijn belangrijke competenties voor boekhouders.

Tip:

breng je verwachtingen in kaart, zo voorkom je verrassingen of teleurstellingen bij een nieuwe samenwerking.

Niet checken wat de opzegregeling inhoudt: Controleer altijd voordat je overstapt of je oude boekhouder je een opdrachtbrief heeft laten tekenen. Staat hier een opzegregeling in vermeld? Lees deze dan goed door, hier moet je namelijk wel rekening mee houden. Meestal kun je per direct een samenwerking opzeggen, maar soms eist een boekhouder een verbrekingsvergoeding. Dit is niet het geval, zie de volgende alinea.

Kosten betalen voor de overstap: de meeste boekhouders brengen geen kosten in rekening voor de overstap naar een andere boekhouder. De boekhouder is namelijk verplicht om voor een goede overdracht naar de nieuwe boekhouder te zorgen, zonder hiervoor aparte kosten in rekening te brengen. Je nieuwe boekhouder zal alle relevante gegevens opvragen bij je oude boekhouder. Denk hierbij aan zaken als belastingaangiften en jaarrekeningen. Deze gegevens worden verstrekt in overeenstemming met de beroepsregels. Laat je vorige boekhouder daarnaast weten dat hij zonder (schriftelijke) toestemming geen taken meer mag uitvoeren voor uw onderneming.

Overstappen van boekhouder met behoud van het boekhoudpakket

Als je tevreden bent met je huidige boekhoudpakket en dit graag wilt behouden tijdens de overstap naar een nieuwe boekhouder, dan is dat zeker mogelijk. Het behouden van hetzelfde boekhoudpakket kan de overgang aanzienlijk vereenvoudigen en zorgen voor continuïteit in je financiële administratie. Bovendien bespaar je tijd en geld door de noodzaak te vermijden om opnieuw vertrouwd te raken met een nieuw systeem. Boekhouders in ons netwerk hebben ruime ervaring met diverse boekhoudpakketten en kunnen je adviseren over het beste gebruik van jouw huidige pakket. Hier zijn enkele belangrijke aandachtspunten om in gedachten te houden:

Communiceer met je huidige boekhouder: informeer je huidige boekhouder over je plannen om over te stappen en dat je het huidige boekhoudpakket wilt blijven gebruiken. Dit kan de overdracht van gegevens soepeler laten verlopen.
Zoek een nieuwe boekhouder die ervaring heeft met het boekhoudpakket: zorg ervoor dat de nieuwe boekhouder bekend is met het boekhoudpakket dat je momenteel gebruikt. De boekhouders in ons netwerk hebben ervaring met diverse systemen en kunnen je adviseren over een boekhoudpakket dat bij jou past.

FAQ: veelgestelde vragen

Waarom zou ik overstappen van mijn huidige boekhouder?

Redenen om over te stappen van boekhouder kunnen zijn: ontevreden over de dienstverlening of de kwaliteit van de werkzaamheden van je huidige boekhouder, je bedrijf is gegroeid en heb je meer ondersteuning nodig of misschien ben je op zoek naar een boekhouder met specifieke expertise.

Hoe kan ik een nieuwe boekhouder vinden?

Raadpleeg je netwerk voor aanbevelingen, zoek op internet naar boekhouders in je omgeving of maak gebruik van onze gratis vergelijkingsservice. Het is belangrijk om een boekhouder te vinden die aansluit bij jouw specifieke behoeften en die de juiste competenties heeft.

Hoe kan ik mijn huidige boekhouder opzeggen?

Je kunt je huidige boekhouder via een afspraak, telefonisch of per e-mail op de hoogte stellen van je beslissing en hem of haar te vragen om de overdracht van de administratie aan je nieuwe boekhouder soepel te laten verlopen.

Wat zijn de kosten voor het overstappen van boekhouder?

Overstappen zelf is kosteloos en de boekhouder is verplicht alles goed over te dragen aan je nieuwe boekhouder.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat de overdracht van de administratie soepel verloopt?

Communiceer goed met je boekhouder en zorg ervoor dat je nieuwe boekhouder alle belangrijke documenten en informatie heeft voordat de overdracht plaatsvindt. Het is ook aan te raden om een overdrachtsplan op te stellen om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Veranderen van boekhouder voor het mkb?

De overstap naar een nieuwe financiële professional gaat heel snel. Binnen twee weken kan een volledige overstap voltooid zijn. Het belangrijkste aan wel of niet overstappen is natuurlijk het feit dat de groei van het bedrijf voorop staat. Uit eigen ervaring weten we dat er veel ondernemers zijn die jaarlijks te veel betalen voor het onderhouden van de boekhouding en administratie. Graag leggen we uit waar op te letten bij het kiezen van een goede boekhouder.

Vind je het tijdrovend en lastig om zelf op zoek te gaan naar een nieuwe boekhouder? Wil je overstappen, maar eerst vrijblijvende offertes ontvangen van boekhouders die écht bij jouw wensen passen? Vul vrijblijvend het aanvraagformulier hieronder in en dan brengen we je binnen 48 uur in contact met maximaal drie nieuwe boekhouders of accountants die bij jou passen. Vergelijk én kies zelf met welke boekhouder je start.