Als je producten of diensten levert aan een bedrijf in Duitsland, België of Spanje, wil je vaak op de factuur geen btw rekenen omdat het om een zakelijke klant binnen de EU gaat. In zo’n situatie is de belangrijkste vraag al snel of het btw-nummer van je klant klopt en of je daar veilig van uit kunt gaan.
Dat nummer controleer je via VIES, het Europese systeem voor btw-validatie. Doe je dit niet goed, dan kan de Belastingdienst later alsnog btw van je vragen. In dit artikel leggen we uit hoe VIES werkt en hoe je veilig kunt controleren.
Key takeaways:
Controleer altijd het btw-nummer van EU-klanten via VIES.
Een geldig nummer betekent registratie, niet automatisch actieve onderneming.
Bewaar bewijs van de controle (screenshot, pdf of opgeslagen controle).
Ongeldige nummers: factureer met Nederlandse btw of wacht op correct nummer.
Controleer op het moment van factureren, niet achteraf.
Een btw-nummer, ook wel btw-identificatienummer genoemd, is een uniek nummer dat je van de Belastingdienst krijgt en waarmee je officieel als ondernemer voor de btw wordt gezien. In Nederland begint het altijd met NL, gevolgd door cijfers en een B01-achtig einde.
Je gebruikt dit nummer bij al je zakelijke contacten, bijvoorbeeld op facturen aan klanten of in correspondentie met leveranciers. Het btw-nummer is iets anders dan je omzetbelastingnummer (OB-nummer) dat je gebruikt in contact met de Belastingdienst; voor controles via VIES telt alleen het btw-nummer dat op de factuur staat.
Lees ook: Belastingcodes en aanslagnummers Belastingdienst uitgelegd
VIES, het systeem voor de uitwisseling van btw-informatie, is een online tool van de Europese Commissie waarmee je snel kunt controleren of het btw-nummer van een ander EU-bedrijf geldig is. Zo weet je direct of je veilig 0 procent btw kunt toepassen of de btw-verleggingsregeling mag gebruiken, zonder dat je ingewikkelde regels hoeft door te spitten.
Je hoeft niet elk btw-nummer te controleren dat je tegenkomt. Dat is vooral nodig in deze situaties:
Je levert aan een bedrijf in een ander EU-land
Je rekent 0% btw
Je past de btw-verleggingsregeling toe
Je doet een intracommunautaire levering of dienst
Bij Nederlandse klanten is controleren via VIES niet nodig. Bij particulieren ook niet. VIES is echt bedoeld voor zakelijke transacties tussen EU-landen.
Het controleren van een btw-nummer gaat heel eenvoudig via de officiele website van de Europese Commissie. Je kiest eerst het land van je klant en vult het btw-nummer in. Vervolgens klik je op ‘Verificatie’.
Je krijgt dan één van deze twee uitkomsten:
Het nummer is geldig
Het nummer is ongeldig
Soms zie je ook de bedrijfsnaam en het adres erbij. Dat hangt af van de privacyregels van het land waar je klant zit. Niet elk land mag namelijk die gegevens tonen aan buitenlandse ondernemers.
voor Nederlandse ondernemers is VIES de officiële manier om EU-btw-nummers te controleren. Wil VIES tijdelijk niet laden of krijg je geen resultaat? Neem dan contact op met de Belastingdienst Zakelijk of bel de BelastingTelefoon.
Als VIES zegt dat het nummer geldig is, betekent dat één ding. Dit nummer staat op dat moment geregistreerd bij de belastingdienst van dat land.
Het betekent niet automatisch:
Dat het bedrijf echt actief is
Dat je levering altijd zonder btw mag
Dat er nooit iets fout kan gaan
Het betekent wel dat je het nummer mag gebruiken voor btw-verlegging of 0 procent btw, zolang jouw levering aan de voorwaarden voldoet.
je kunt achteraf controleren, maar dat is minder veilig. Het nummer kan later ongeldig worden terwijl het op de factuurdatum nog geldig was. Daarom is het slim om altijd te controleren op het moment dat je factureert en dat bewijs te bewaren.
Is het nummer ongeldig, dan mag je geen 0 procent btw toepassen. Je factureert dan met Nederlandse btw of je wacht met factureren tot het juiste nummer er is. Doe je dat niet, dan loop je het risico dat je later alsnog btw moet betalen over dat bedrag.
Je moet kunnen aantonen dat je het btw-nummer hebt gecontroleerd. Niet alleen dat je het nummer had, maar dat het geldig was op de factuurdatum.
Bewaar daarom:
Een screenshot
Of een pdf
Of een opgeslagen controle
Bij een controle kan de Belastingdienst vragen wanneer je het nummer hebt gecontroleerd. Dat bewijs bewaar je net zo lang als je facturen. Dat is minimaal zeven jaar.
Lees ook: Hoe lang administratie bewaren van mijn bedrijf? Dit is de Bewaarplicht
Kom je er tijdens het controleren van een btw-nummer achter dat er iets niet klopt, bijvoorbeeld een typefout of een ongeldig nummer, dan is het belangrijk om dit zo snel mogelijk te corrigeren. Vraag je klant om het juiste nummer of een bewijs van registratie bij de belastingdienst in hun eigen land.
Soms moet een bedrijf zich apart inschrijven voor intracommunautaire transacties. Door dit op tijd te controleren en vast te leggen, voorkom je dat je later alsnog btw moet afdragen of dat een factuur moet worden aangepast.
Ondernemers maken bij het controleren van btw-nummers vaak dezelfde fouten. Let op deze valkuilen:
Alleen het nummer opschrijven zonder te controleren: het btw-nummer staat wel op de factuur, maar je weet niet of het geldig is voor internationale transacties.
Pas controleren na het versturen van de factuur: controle achteraf helpt niet, want je loopt het risico dat je al een foutieve btw-verlegging hebt toegepast.
Geen bewijs opslaan van de controle: zonder screenshot of pdf kun je later niet aantonen dat je het nummer daadwerkelijk hebt gecheckt.
Oude nummers blijven gebruiken: een btw-nummer kan veranderen of ongeldig worden. Controleer altijd op het moment van factureren.
Denken dat een geldig nummer alles automatisch goed maakt: een nummer kan geldig zijn, maar dat betekent niet dat je levering automatisch onder 0 procent btw valt of dat alle voorwaarden van de btw-verlegging zijn voldaan.
Juist bij internationale klanten is het belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan. Een kleine check voorkomt grote problemen achteraf, want als je levert aan bedrijven in andere EU-landen, moet je dit ook opgeven in je ICP-opgave. De Belastingdienst vergelijkt jouw opgave met de aangifte van je klant en klopt het btw-nummer niet, dan valt dat snel op. Daarom is het vooraf controleren van het nummer zo belangrijk.
Btw-regels bij internationale klanten zijn niet ingewikkeld, maar fouten zijn snel gemaakt. Zeker als je werkt met 0 procent btw of btw-verlegging. Twijfel je of je het goed toepast, dan is het verstandig om dit te laten checken door een boekhouder
Besteed je volledige boekhouding uit. Vergelijk gratis verschillende kantoren.
15.000+ ondernemers gingen je voor!
Na je koppeling met een boekhouder ontvangen wij graag je ervaring over onze service.
