Hoe lang administratie van mijn bedrijf bewaren? Dit is de Bewaarplicht

Een goede administratie helpt je niet alleen beter op weg in je geldzaken, maar helpt ook om financiële problemen te voorkomen. Het is wettelijk verplicht om als ondernemer de boekhouding te bewaren. Wat je moet bewaren en hoe lang je dit moet bewaren, verschilt per type administratie. Vraag je je ook wel eens af wat de beste manier is om je administratie te bewaren? En ben je benieuwd hoe lang je de administratie nu écht moet bewaren? Lees dan snel verder. We gaan in dit artikel verder in op de fiscale bewaarplicht van administratie voor ondernemers.

Op deze pagina:

Wat is fiscale bewaarplicht voor administratie?

Welke administratie moet ik bewaren?

Ook digitale gegevens bewaren

Hoe lang moet ik de boekhouding bewaren?

Wat valt onder basisgegevens administratie?

Waar kan ik de administratie het beste bewaren?

Boekhouding digitaal bewaren

Hulp bij administratie van je bedrijf

Wat is fiscale bewaarplicht voor administratie?

Iedere ondernemer voor de belasting is in Nederland verplicht om een administratie bij te houden en te bewaren in een boekhouding. Het bewaren van de administratie is ontzettend belangrijk, omdat deze kan door de Belastingdienst gecontroleerd worden.

Is je administratie niet volledig? Of heb je de boekhouding niet lang genoeg bewaard? Dan kan dit negatieve gevolgen hebben. Bovendien is een overzichtelijke administratie belangrijk bij het doen van de belastingaangifte en het volgen van de financiële gezondheid van je onderneming.

Let op:

particulieren hebben geen wettelijke bewaarplicht.

hoe lang zakelijke administratie bewaren

Welke administratie moet ik bewaren?

Letterlijk álle gegevens over je onderneming die worden vastgelegd op papier of digitaal, behoren tot je boekhouding. Denk aan administratie zoals:

Bankafschriften;
Ontvangen en verzonden facturen;
Controleberekeningen;
Debiteuren- en crediteurenadministratie;
Loonadministratie;
Voorraadadministratie;
Contracten en overeenkomsten;
Jaaropgaven;
Notariële stukken;
Grootboek;
Aangiften en aanslagen inkomstenbelasting;
Enzovoorts.

Belastingaangiftes uitbesteden

Ook digitale gegevens bewaren

De boekhouding bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s, software en digitale bestanden. Je moet er dus voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle door de Belastingdienst gebruikt kunnen worden. Alleen maar het bewaren van een bestand in de afgedrukte vorm is hierbij onvoldoende.

Tip:

houd bij hoeveel uren je aan je onderneming besteedt. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting zijn afhankelijk van het aantal uren dat je aan de onderneming heeft besteed.

Hoe lang moet ik de boekhouding bewaren?

Het verschilt per type administratie hoe lang deze moet worden bewaard. We hebben hieronder de verschillende bewaartermijnen voor administratie uiteengezet zoals de Belastingdienst deze zelf op hun website vermeldt.

Soort administratieve gegevens	Hoe lang bewaren?
Basisgegevens	7 jaar
Gegevens over onroerende zaken	10 jaar
Gegevens éénloketsysteem	10 jaar
Overige gegevens	7 jaar (korter tenzij er afspraken met de Belastingdienst over zijn gemaakt)

Wat valt onder basisgegevens administratie?

In principe vallen de meeste administratieve gegevens onder basisgegevens. Hieronder valt:

Grootboek;
Loonadministratie;
In- en verkoopadministratie;
Voorraadadministratie;
Debiteuren- en crediteurenadministratie;
Gegevens die belangrijk zijn voor belastingheffing van derden.

Kortere bewaartermijn afspreken met Belastingdienst

Wil je voor overige administratieve gegevens een kortere bewaartermijn dan 7 jaar? Dan kun je daarover afspraken maken met de Belastingdienst. De basisgegevens moet je echter áltijd 7 jaar bewaren. Ook kun je afspraken maken over de vorm waarin je de administratie bewaart (digitaal of op papier) en hoe gedetailleerd deze gegevens zijn. Deze afspraken worden door de Belastingdienst schriftelijk vastgelegd.

Welk jaar kan de administratie weg? Een voorbeeld

Als je de kalenderjaren volgt, betekent dit dat je na 31 december 2021 je administratie over 2014 en eerdere jaren niet meer hoeft te bewaren. Het gaat hier om fiscale bewaartermijnen, maar er kunnen ook andere redenen zijn waarvoor weer een andere bewaartermijn geldt.

Waar kan ik de administratie het beste bewaren?

Officieel moet je de administratie van je bedrijf in de originele vorm bewaren: digitaal of op papier. Heb je digitaal een factuur toegestuurd gekregen? Dan bewaar je deze op je computer of in de cloud. Heb je fysiek facturen ontvangen? Dan moet je deze fysiek bewaren. In dit geval is het slim om alsnog de factuur in te scannen en digitaal te bewaren. Zo voorkom je dat je gegevens kwijtraakt door bijvoorbeeld brand, diefstal of ouderdom.

Boekhouding digitaal bewaren

Als je je gegevens digitaal bewaart, dan moet je ervoor zorgen dat de Belastingdienst je programma’s en bestanden bij een controle nog steeds kan gebruiken. Deze moeten dus niet in een verouderd programma bewaard worden waar je zelf geen toegang meer tot hebt.

Boekhouden in de cloud

De meeste ondernemers kiezen ervoor om digitaal te boekhouden via een online boekhoudprogramma. Hiermee wordt alle administratie automatisch in de cloud / online opgeslagen en zijn de gegevens beschermd tegen bijvoorbeeld diefstal. Ook handig: meestal kun je je zakelijke rekening koppelen met een online boekhoudpakket.

Hulp bij administratie van je bedrijf

Heb je hulp nodig bij de administratie van je onderneming? Wij werken samen met een groot landelijk netwerk van professionele boekhouders en accountants. Zo is er ook altijd een financiële expert bij jou in de buurt beschikbaar. Start gratis en vrijblijvend je aanvraag via onderstaand formulier en dan brengen wij je in contact met maximaal drie boekhouders die passen bij je aanvraag.