Stappenplan: hoe in 8 stappen uw financiële administratie weer op orde brengen

5 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 14-09-2022

Veel ondernemers worstelen met hun financiële administratie. Volgens het Nibud hebben vier op de tien mensen problemen met het bijhouden van de administratie. Hierdoor ontstaan er problemen als betalingsachterstanden, in het rood staan, onverwachte rekeningen en het verliezen van het overzicht. U heeft waarschijnlijk hard gewerkt voor uw geld, dus het is zonde als het geld maandelijks verdwijnt als gevolg van het niet op orde hebben van de geldzaken. In dit artikel helpen we u op weg met een stappenplan waarmee u de financiële administratie weer goed op orde kunt brengen.

Hulp bij administratie

Op deze pagina:

Waarom is financiële administratie op orde belangrijk?
Volg onderstaande 8 stappen voor een topadministratie

Waarom financiële administratie op orde belangrijk?

Met een geordende administratie heeft u meer inzicht in uw financiële zaken. Door een helder inzicht kunt u betere keuzes maken over waar uw geld wel of niet heen gaat, wat er binnenkomt en wat er nog moet worden betaald. Daarnaast brengt een geordende administratie meer rust en vrijheid. Het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) zegt hierover het volgende:

„ Uit onderzoek blijkt dat mensen met een geordende administratie minder vaak betalingsachterstanden hebben, minder vaak een rekening over het hoofd zien en minder abonnementen hebben lopen waar ze niet meer vanaf wisten. ”

Volg onderstaande 8 stappen voor een topadministratie

Hieronder doorlopen we een aantal stappen waarmee u de administratie op orde kunt brengen.

Stap 1: Bewaar uw documenten overzichtelijk

Maak als eerste een overzicht van al uw inkomsten en uitgaven in bijvoorbeeld een Excel-sheet of Word-document. Breng een duidelijke indeling aan, zodat u maandelijks uw uitgaven en vaste lasten kunt aflezen en ziet wat de inkomsten zijn. Pak uw rekeningafschriften en noteer iedere afschrijving die maandelijks terugkomt. Ook kunt u een indeling baseren op het type lasten (huur van het kantoorpand, zakelijke telefoonrekening, salaris medewerkers, gas/water/licht, etc.). Vergeet niet om eventuele toeslagen en vergoedingen te vermelden.

Stap 2: Bekijk regelmatig uw mail en post

Controleer dagelijks uw mail en post om te kijken of er facturen liggen voordat u te laat bent met betalen. U krijgt niet altijd een herinnering van betaling, maar het is wel fijn als u direct weet als u een factuur moet betalen. Dan kunt u de betaling op een moment inplannen dat voor u uitkomt en kunt u rekening houden met de uitgaven op dat moment waardoor u de situatie hierop kunt afstemmen.

Stap 3: Betaal rekeningen direct

Daarop aansluitend raden wij aan om direct uw facturen te betalen, al helemaal als u nog weinig inzicht heeft in uw financiën. Bovendien voorkomt u zo dat u vergeet om de factuur te betalen, waarmee onnodige boetes worden voorkomen. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om wat met de betaling te schuiven, zodat u langer over uw geld beschikt. Noteer in dat geval goed wat de uiterlijke betaaldatum is.

Stap 4: Werk de administratie wekelijks bij

Probeer om zoveel mogelijk wekelijks uw administratie bij te werken. De administratie stapelt zich al snel op en voor u het weet is de week voorbij en bent u te laat met het betalen van een factuur. Werk wekelijks de administratie bij en betaal uw rekeningen op tijd. Probeer om de facturen zo veel als mogelijk op één plek te bewaren zodat u alles snel kunt bijwerken. Plan de betalingen in zodat u deze niet vergeet of te laat bent.

Stap 5: Houd uitgaven (en overbodige kosten) goed bij

Belangrijk bij het ordenen van financiële administratie is het nagaan welke kosten overbodig zijn. Heeft u dubbele verzekeringen? Of abonnementen van bepaalde systemen lopen waarvan u eigenlijk nooit gebruikmaakt? Schrijf deze zaken op en zet ze eventueel stop. Ook is het goed om te checken of u in aanmerking komt voor eventuele vergoedingen of toeslagen en na te gaan welke zakelijk aftrekbare kosten u maakt.

Daarnaast heeft de overheid tijdens de coronacrisis een aantal corona steunmaatregelen genomen om ondernemers te helpen. Controleer of u in aanmerking komt voor bepaalde steunmaatregelen en vraag deze op tijd aan. Ook hier geldt dat een geordende administratie een vereiste is, om alle documenten netjes aan te kunnen leveren bij de Belastingdienst.

Stap 6: Uitgaven (digitaal) bijhouden

Er zijn twee manieren om de uitgaven bij te houden: via papierwerk (map met tabbladen) alle administratie bijhouden of gebruik maken van een digitaal boekhoudprogramma. Het digitaal bijhouden van de administratie heeft als voordeel dat alle facturen snel bij de hand zijn en er ook eenvoudig een back-up kan worden gemaakt. Er zijn veel handige programma’s die u zowel via uw computer als via uw smartphone kunt gebruiken. Kijk goed naar het verschil tussen gratis en betaalde boekhoudprogramma’s. Bij een gratis variant zitten meestal alleen de basis tools, zoals het boeken en verkopen en opmaken van de btw-aangifte. In uitgebreidere boekhoudprogramma’s kunt u ook facturen automatisch laten maken en verwerken en kan de urenregistratie eenvoudig worden geregeld.

Tip: kiest u er liever voor om administratie via papier te bewaren, gebruik dan verschillende tabbladen zodat u een duidelijk onderscheid tussen de rekeningen maakt.

Stap 7: Opbergen

Aanhakend op stap 6 is het belangrijk om alles op één plek te bewaren, doe dus alles op papier of alles op de computer. Als u online uw administratie doet bijhouden dan is het belangrijk dat u de gegevens van de e-mailadressen, gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes veilig opbergt op een vaste plek. Sla uw wachtwoord bijvoorbeeld op in een online wachtwoordenkluis. Indien u alles in mappen bewaard, zorg er dan voor dat u deze papieren in ieder geval vijf jaar opbergt. De Belastingdienst mag namelijk tot vijf jaar terug de belasting navorderen, het is dan ook wettelijk verplicht om de administratie zeven jaar te bewaren. Sommige documenten moet u permanent bewaren, zoals arbeidscontracten.

Stap 8: Houd een jaarlijkse opruiming

Tot slot is het een goed plan om ieder jaar een opruiming te houden van uw administratie. In maart vindt de jaarlijkse belastingaangifte plaats, wellicht is dit een goed moment voor de opruiming. Gooi documenten weg die u niet meer nodig heeft, bijvoorbeeld:

Na één jaar: verzekeringspolissen die niet meer gelden
Na twee jaar: alle salarisstroken
Na drie jaar: sommige jaarafrekeningen
Na vijf jaar: btw-aangifte, pensioenoverzichten

Hulp bij uw administratie nodig?

Is uw financiële administratie op dit moment nog een rommeltje? Het vinden van een goede boekhouder kan een grote uitdaging zijn. Boekhouders.nl helpt u graag bij het vinden van de perfecte partner die de administratie uit handen neemt. Al meer dan 500 opdrachtgevers in heel Nederland gingen u voor. Wilt u ook de voordelen van een geordende administratie ervaren? Vraag dan gratis en vrijblijvend offertes aan van boekhouders/accountants bij u in de buurt.