„ Uit onderzoek blijkt dat mensen met een geordende administratie minder vaak betalingsachterstanden hebben, minder vaak een rekening over het hoofd zien en minder abonnementen hebben lopen waar ze niet meer vanaf wisten. ”
Volg onderstaande 8 stappen voor een topadministratie
Hieronder doorlopen we een aantal stappen waarmee u de administratie op orde kunt brengen.
Stap 1: Bewaar uw documenten overzichtelijk
Maak als eerste een overzicht van al uw inkomsten en uitgaven in bijvoorbeeld een Excel-sheet of Word-document. Breng een duidelijke indeling aan, zodat u maandelijks uw uitgaven en vaste lasten kunt aflezen en ziet wat de inkomsten zijn. Pak uw rekeningafschriften en noteer iedere afschrijving die maandelijks terugkomt. Ook kunt u een indeling baseren op het type lasten (huur van het kantoorpand, zakelijke telefoonrekening, salaris medewerkers, gas/water/licht, etc.). Vergeet niet om eventuele toeslagen en vergoedingen te vermelden.
Stap 2: Bekijk regelmatig uw mail en post
Controleer dagelijks uw mail en post om te kijken of er facturen liggen voordat u te laat bent met betalen. U krijgt niet altijd een herinnering van betaling, maar het is wel fijn als u direct weet als u een factuur moet betalen. Dan kunt u de betaling op een moment inplannen dat voor u uitkomt en kunt u rekening houden met de uitgaven op dat moment waardoor u de situatie hierop kunt afstemmen.
Stap 3: Betaal rekeningen direct
Daarop aansluitend raden wij aan om direct uw facturen te betalen, al helemaal als u nog weinig inzicht heeft in uw financiën. Bovendien voorkomt u zo dat u vergeet om de factuur te betalen, waarmee onnodige boetes worden voorkomen. U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om wat met de betaling te schuiven, zodat u langer over uw geld beschikt. Noteer in dat geval goed wat de uiterlijke betaaldatum is.
Stap 4: Werk de administratie wekelijks bij
Probeer om zoveel mogelijk wekelijks uw administratie bij te werken. De administratie stapelt zich al snel op en voor u het weet is de week voorbij en bent u te laat met het betalen van een factuur. Werk wekelijks de administratie bij en betaal uw rekeningen op tijd. Probeer om de facturen zo veel als mogelijk op één plek te bewaren zodat u alles snel kunt bijwerken. Plan de betalingen in zodat u deze niet vergeet of te laat bent.