OV-kosten aftrekken als zzp’er: zo werkt het

Reis je als zzp’er regelmatig met de trein, bus, tram of metro naar klanten of zakelijke afspraken? Dan is het goed om te weten dat openbaarvervoerkosten in veel gevallen aftrekbaar zijn. Je mag deze kosten opnemen in je administratie en, als er btw op de bon staat, ook meenemen in je btw-aangifte. Veel zelfstandigen laten hier onbewust geld liggen, simpelweg omdat ze niet precies weten wat wel en niet mag.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het zit met OV-kosten, welke regels gelden en hoe je deze kosten verwerkt in je boekhouding.

Op deze pagina:

Is OV aftrekbaar voor zzp’ers?

Btw terugvragen over OV-kosten

Hoe verwerk je OV-kosten in je administratie?

Moet ik OV-kosten op mijn factuur zetten?

Voorwaarden voor reisaftrek met het openbaar vervoer

Kan ik mijn reiskosten terugvragen bij de Belastingdienst?

Zijn transportkosten aftrekbaar?

Hoeveel reiskosten mag ik declareren?

OV-reizen als zakelijke kosten

Vind een boekhouder voor je volledige boekhouding

Is OV aftrekbaar voor zzp’ers?

Ja, dat mag, mits de reizen een duidelijk zakelijk karakter hebben. Denk bijvoorbeeld aan een treinrit naar een klant, een busreis naar een netwerkbijeenkomst of een metrorit naar een cursus die relevant is voor je onderneming. Al deze ritten vallen onder zakelijke reizen en zijn dus aftrekbaar.

Maak je echter ook privéritten met het openbaar vervoer, dan mag je alleen het zakelijke deel opnemen in je administratie. Een treinabonnement dat je ook in het weekend gebruikt, moet je dus splitsen: alleen de zakelijke ritten zijn aftrekbaar. Dus ook bij het gebruik van de NS-Business Card of OV-Business Card.

De Belastingdienst kijkt daarbij naar de aantoonbaarheid, je moet kunnen onderbouwen dat de ritten zakelijk waren.

Belastingaangiftes uitbesteden

Btw terugvragen over OV-kosten

Of je de btw mag terugvragen, hangt af van hoe je hebt gereisd. Heb je een zakelijke OV-chipkaart of bijvoorbeeld een factuur met btw-specificatie, dan mag je de btw meenemen in je btw-aangifte. Bij losse kaartjes of e-tickets waar geen btw op staat (zoals veel NS-tickets) kun je de btw níet terugvragen, maar de kosten zelf wél als zakelijke uitgave opvoeren.

Kort samengevat: staat er btw op de bon, dan mag je die terugvragen; staat dat er niet op, dan mag je de kosten nog steeds opnemen in je boekhouding, maar zonder btw-aftrek.

Hoe verwerk je OV-kosten in je administratie?

In je boekhouding zet je deze kosten onder het kopje ‘reiskosten openbaar vervoer’. Noteer bij elke rit de datum, bestemming en het doel van de reis – bijvoorbeeld een klantbezoek of een zakelijke afspraak. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn: een kort notitieveld in je boekhoudprogramma is vaak al voldoende.

Zorg dat je altijd bewijzen bewaart, zoals:

je maandelijkse OV-transactieoverzicht;
losse tickets;
of facturen van NS Business Card.

Mocht de Belastingdienst ooit vragen stellen, dan kun je aantonen dat de reis zakelijk was.

Moet ik OV-kosten op mijn factuur zetten?

In principe niet. Je hoeft jouw eigen reiskosten niet apart te vermelden op de factuur aan je klant, tenzij je ervoor kiest om deze door te belasten. Sommige zzp’ers doen dat wel, bijvoorbeeld met een aparte regel onderaan de factuur:

Reiskosten openbaar vervoer: €14,50 (0% btw).

Veel zzp’ers kiezen er echter voor om hun reiskosten al te verwerken in hun uurtarief of projectprijs. Dat houdt je facturen overzichtelijk en scheelt administratief werk.

Voorwaarden voor reisaftrek met het openbaar vervoer

De Belastingdienst stelt enkele voorwaarden om OV-kosten als aftrekpost te mogen opvoeren. De belangrijkste zijn:

De reis moet uitsluitend of grotendeels zakelijk zijn.
Je kunt het zakelijk doel aantonen (bijvoorbeeld via je agenda, e-mails of een factuur aan de klant).
De kosten zijn daadwerkelijk gemaakt en onderbouwd met een ticket of factuur.

Voldoe je aan deze voorwaarden, dan kun je de kosten zonder probleem opnemen in je boekhouding.

Kan ik mijn reiskosten terugvragen bij de Belastingdienst?

Ja, via de inkomstenbelasting mag je de OV-kosten als zakelijke uitgaven aftrekken. Dat betekent dat ze je winst verlagen, waardoor je minder belasting betaalt. Als er btw op de OV-bon staat, mag je die bovendien terugvragen via je btw-aangifte.

Let op:

de Belastingdienst ziet reiskosten niet als een aparte aftrekpost, maar als onderdeel van je reguliere zakelijke kosten. Je hoeft dus geen apart formulier in te vullen.

Hoeveel reiskosten mag ik declareren?

Voor reizen met het openbaar vervoer geldt geen vast maximumbedrag. Je mag dus alle redelijke, zakelijke reiskosten volledig opnemen, zolang je ze kunt aantonen. Dat is anders dan bij autokilometers, waar een vaste kilometervergoeding van €0,23 per kilometer (in 2025) geldt.

Kortom: heb je een rit van €42 met de trein naar een klant? Dan mag je dat hele bedrag opvoeren.

Zijn transportkosten aftrekbaar?

Naast openbaar vervoer vallen ook andere vervoerskosten onder aftrekbare zakelijke kosten. Denk aan vliegtickets voor een buitenlandse opdracht, taxiritten naar een klant of autohuur tijdens een zakelijk bezoek. Wat níet aftrekbaar is, zijn kosten die meer met privé dan met werk te maken hebben, zoals woon-werkverkeer of een vakantie.

OV-reizen als zakelijke kosten

Een zakelijke treinrit, busrit of metroreis telt dus gewoon mee als zakelijke kosten. Daarmee verlaag je je winst, en dus je belastbaar inkomen. Het is daarom slim om alle OV-uitgaven goed bij te houden. Gebruik je een zakelijke OV-chipkaart, dan krijg je automatisch een duidelijk overzicht van al je ritten. Dat maakt je administratie niet alleen makkelijker, maar ook een stuk betrouwbaarder bij een eventuele controle.

Vind een boekhouder voor je volledige boekhouding

Als zzp’er mag je je openbaarvervoerkosten volledig aftrekken wanneer ze zakelijk zijn. Bewaar je tickets of transactieoverzichten, noteer het doel van de reis en verwerk alles netjes in je boekhouding. Zo weet je zeker dat je geen belastingvoordeel laat liggen.

Wil je zeker weten dat je dit goed doet, of dat er geen andere aftrekposten zijn die je over het hoofd ziet? Laat een ervaren boekhouder uit ons netwerk meekijken. Binnen één dag nemen we telefonisch contact met je op, vervolgens ontvang je vrijblijvende offertes van boekhouders bij jou in de buurt.

Lees wat onze klanten vinden

15.000+ ondernemers gingen je voor!

Na je koppeling met een boekhouder ontvangen wij graag je ervaring over onze service.

Nora Mahmuud

Ik heb gebruik gemaakt van hun gratis diensten en het is echt een aanrader. Ze luisteren aandachtig naar je wensen en zoeken de juiste match voor je.

Bekijk review

David Abarca

The help I got from WRKD was very professional and easy to follow. I would highly recommend this to anyone who wants to compare multiple bookkeepers/accountants before making such an important decision.

Bekijk review

Nicole ten Horn

Snel, professioneel, duidelijke communicatie en binnen de gestelde tijd een adequate accountant gevonden voor het opmaken van controle verklaringen. Precies zoals beloofd.

Bekijk review