Ben je als ondernemer toe aan een nieuwe boekhouder of accountant? Dan wil je uiteraard je administratie meenemen. Maar wat als je vorige boekhouder nog niet is betaald en besluit de administratie niet af te geven? Dan is er mogelijk sprake van retentierecht.
Het retentierecht geeft een schuldeiser, in dit geval de boekhouder, het recht om goederen of documenten achter te houden totdat de klant (de schuldenaar) de openstaande vorderingen heeft betaald. Voor financieel dienstverleners betekent dit dat zij bepaalde stukken mogen vasthouden zolang de facturen niet zijn betaald.
Maar: retentierecht is aan strenge voorwaarden gebonden.
Voorbeeld: ondernemer Lisa schakelt een nieuwe boekhouder in, maar haar oude boekhouder heeft nog een openstaande factuur van 500 euro. De oude boekhouder weigert daarom de samengestelde jaarrekening vrij te geven. Omdat deze jaarrekening door de oude boekhouder is opgesteld, kan hij zich in dit geval beroepen op retentierecht. Maar als Lisa dringend haar bankafschriften nodig heeft om een lening aan te vragen, kan het belang van Lisa zwaarder wegen, en mag de oude boekhouder niet zomaar alle stukken vasthouden.
aangeleverde stukken van de klant, zoals originele bonnen, bankafschriften of niet-bewerkte documenten, mogen niet worden achtergehouden.
Er zijn vier belangrijke voorwaarden:
Feitelijke macht: De boekhouder moet de stukken in bezit hebben. Wat hij niet heeft, kan hij niet achterhouden.
Opeisbare vordering: De factuur moet betaald zijn, of de betalingstermijn moet verstreken zijn.
Verband met de dienst: Alleen stukken die door de boekhouder zijn gemaakt of bewerkt vallen onder het retentierecht. Denk aan samengestelde jaarrekeningen of rapportages.
Redelijkheid: Het achterhouden van stukken moet in verhouding staan tot de openstaande facturen en het belang van de klant.
De boekhouder wil betaling; de klant wil bijvoorbeeld belastingaangifte kunnen doen of informatie aanleveren aan een bank. De belangen van beide partijen moeten tegen elkaar worden afgewogen. Is het belang van de klant groter – bijvoorbeeld omdat zij anders een boete riskeren – dan mag de boekhouder niet zomaar stukken achterhouden.
Bij een faillissement vervalt het retentierecht. De administratie moet dan beschikbaar worden gesteld aan de curator. Dit is wettelijk verplicht.
Controleer of de boekhouder daadwerkelijk retentierecht mag uitoefenen.
Vraag welke stukken precies worden achtergehouden – en waarom.
Bied aan de openstaande factuur (gedeeltelijk) te voldoen of stel een betalingsregeling voor.
Kom je er niet uit? Dan kun je juridisch advies inwinnen of, in uiterste gevallen, een kort geding starten.
Het retentierecht is bedoeld als drukmiddel om betaling af te dwingen, maar het mag niet als machtsmiddel worden misbruikt. Als klant heb je altijd recht op je eigen, niet-bewerkte administratie. Alleen stukken die de boekhouder zelf heeft opgesteld kunnen onder voorwaarden worden achtergehouden. Zorg daarom dat je bij een overstap naar een nieuwe boekhouder altijd eerst duidelijke afspraken maakt en dat facturen op tijd worden betaald.
Wil jij overstappen van boekhouder maar zit je administratie vast? Bij Boekhouders.nl helpen we je snel een nieuwe boekhouder te vinden die direct voor je aan de slag kan. Vraag vandaag nog gratis en vrijblijvend offertes aan via het formulier hieronder. Wij nemen binnen een werkdag contact met je op om de aanvraag te bespreken.
Vergelijk boekhouders in je regio. 100% vrijblijvend. Je zit nergens aan vast.
15.000+ ondernemers gingen je voor!
Na je koppeling met een boekhouder ontvangen wij graag je ervaring over onze service.