Wanbetalers aanpakken als zzp'er: klant betaalt niet

Als zzp'er heb je vast wel eens te maken gehad met wanbetalers. Een klant of opdrachtgever betaalt je facturen maar niet. Dit is niet alleen frustrerend, maar kan ook grote financiële gevolgen hebben voor je bedrijf. Het is daarom noodzakelijk om actie te ondernemen en wanbetalers aan te pakken, zodat je krijgt waar je recht op hebt en je bedrijf gezond blijft. Lees in deze blog hoe je als zzp’er wanbetalers kunt aanpakken en deze situatie voorkomt.

Op deze pagina:

Wie zijn wanbetalers?

De risico’s van wanbetalingen voor je bedrijf

Het belang van goede afspraken (en betalingsvoorwaarden)

Op tijd factureren

Herinneringen en betalingsherinneringen sturen

Bellen en persoonlijk contact

Juridische stappen overwegen

Alternatieve oplossingen

Maatregels om wanbetalers tegen te gaan

Hoe kan een bedrijf zich verzekeren tegen wanbetalers?

Laat je niet ontmoedigen

Wie zijn wanbetalers?

Wanbetalers zijn personen (of bedrijven) die hun financiële verplichtingen niet nakomen en hierdoor achterstallige betalingen hebben. Ze kunnen bijvoorbeeld openstaande facturen hebben of niet op tijd hun schulden aflossen. Wanbetalers kunnen een negatieve invloed hebben op het financiële welzijn van je onderneming, maar ook op andere partijen zoals leveranciers. Het risico op wanbetalers wordt ook wel 'debiteurenrisico' genoemd.

Het is belangrijk voor bedrijven om wanbetalers te identificeren en passende maatregelen te nemen om hun financiële risico te beperken. Door middel van zorgvuldig debiteurenbeheer en het nemen van juridische stappen indien nodig, kunnen bedrijven proberen om wanbetalingen te voorkomen en hun financiële positie te beschermen.

De risico’s van wanbetalingen voor je bedrijf

Wanbetalingen kunnen aanzienlijke risico's met zich meebrengen voor je bedrijf. Zo kan het leiden tot financiële problemen en verstoring van de cashflow. Dit zorgt voor een hoop stress en zet een rem op de groei van je bedrijf. Het innen van achterstallige betalingen kost daarnaast veel tijd en energie, die je liever zou willen besteden aan winstgevende activiteiten binnen de onderneming.

Daarnaast kan het hebben van wanbetalers de reputatie van het bedrijf negatief beïnvloeden. Bij bijvoorbeeld negatieve uitingen op social media kunnen potentiële klanten gaan twijfelen of je onderneming wel betrouwbaar is. Ook kunnen potentiële investeerders besluiten om niet of minder te investeren.

Het belang van goede afspraken (en betalingsvoorwaarden)

Het eerste aspect waar je als zzp'er op moet letten, is het hebben van goede afspraken met je klanten. Zorg ervoor dat je duidelijke en schriftelijke afspraken maakt, bij voorkeur in de vorm van een contract. Hierin kun je betalingsvoorwaarden en termijnen opnemen, zodat beide partijen weten wat er wordt verwacht.

Het bepalen van een geschikte betalingstermijn

Je stelt een betalingstermijn vast door een uiterlijke vervaldatum op de factuur te zetten. Dit is de datum waarop de factuur uiterlijk betaald moet zijn. Nog te vaak geven ondernemers op de factuur aan dat de betaling 'binnen 30 dagen' moet plaatsvinden, echter is deze communicatie niet waterdicht en kan er verwarring over de datum ontstaan. Zet dus een concrete datum op de factuur.

Houd bij het kiezen van een betalingstermijn onder andere rekening met de wet, je eigen voorkeuren en de voorkeuren van de klant. Zo kun je bij grotere bedragen kiezen voor een iets langere betaaltermijn van 30 dagen, en bij kleinere bedragen voor een betaaltermijn van maximaal 14 dagen. Houd er rekening mee dat een lange betaaltermijn wel als effect heeft dat klanten de factuur vergeten.

Let op:

heb je geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt er een wettelijke termijn van 30 dagen.

Op tijd factureren

Het belang van op tijd factureren kan niet genoeg worden benadrukt, vooral als het gaat om het vermijden van wanbetalers. Door op tijd facturen te versturen wordt het betalingsproces gestroomlijnd en wordt het risico op wanbetalers verkleind. Door proactief te zijn in het factureren behoud je niet alleen een gezonde cashflow, maar toon je ook aan professioneel te zijn.

Bovendien stelt het je in staat om snel in te grijpen bij eventuele vertragingen of geschillen, waardoor de kans op onbetaalde facturen wordt verminderd. Door op tijd te factureren, behoud je niet alleen een gezonde cashflow, maar versterk je ook je zakelijke relaties en laat je zien dat je waarde hecht aan betrouwbaarheid en efficiëntie.

Herinneringen en betalingsherinneringen sturen

Wanneer een klant niet op tijd betaalt, is het belangrijk om actie te ondernemen. Begin met het sturen van herinneringen en betalingsherinneringen. Communiceer duidelijk en vriendelijk, maar wees ook assertief. Wijs de klant op de openstaande betaling en verzoek om een snelle reactie en betaling. Dit kan vaak al voldoende zijn om de klant aan te sporen tot actie.

Bellen en persoonlijk contact

Als herinneringen en betalingsherinneringen niet het gewenste resultaat opleveren, is het tijd om persoonlijk contact op te nemen met de klant. Neem de telefoon op en bespreek de situatie professioneel. Leg rustig uit dat de betaling achterstallig is en vraag naar de reden hiervoor. Probeer samen tot een oplossing te komen die voor beide partijen acceptabel is.

Juridische stappen overwegen

Als alle voorgaande inspanningen geen resultaat opleveren, moet je mogelijk juridische stappen overwegen. Je kunt ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen om te helpen bij het innen van de openstaande betaling. In sommige gevallen kan het zelfs nodig zijn om een gerechtelijke procedure te starten. Raadpleeg indien nodig een juridische professional om de beste optie voor je specifieke situatie te bepalen.

Alternatieve oplossingen

Voordat je juridische stappen onderneemt, is het de moeite waard om alternatieve oplossingen te overwegen. Soms kan het aanbieden van een betalingsregeling de klant in staat stellen om de schuld af te lossen zonder verdere juridische consequenties. Het vinden van een compromis kan niet alleen helpen bij het ontvangen van de betaling, maar ook de klantrelatie in stand houden.

Maatregels om wanbetalers tegen te gaan

Om problemen met wanbetalers in de toekomst te voorkomen, is het belangrijk om preventieve maatregelen te nemen. Zorg voor een betere screening van potentiële klanten voordat je met hen in zee gaat. Onderzoek hun betalingsgeschiedenis en vraag indien mogelijk om referenties. Daarnaast kun je overwegen om een aanbetaling te vragen voordat je aan een opdracht begint. Dit helpt niet alleen om het risico van wanbetaling te verkleinen, maar laat ook zien dat de klant serieus is.

Hoe kan een bedrijf zich verzekeren tegen wanbetalers?

Met een kredietverzekering bescherm je je tegen onbetaalde facturen. Je debiteuren worden vooraf beoordeeld door de verzekeraar tot een vastgestelde limiet. Als een klant niet betaalt, kun je de vordering overdragen aan de verzekeraar, die vervolgens de betaling probeert te innen.

Laat je niet ontmoedigen

Het aanpakken van wanbetalers als zzp'er is van cruciaal belang voor de financiële gezondheid van je bedrijf. Door goede afspraken te maken, tijdig herinneringen te sturen, persoonlijk contact op te nemen en indien nodig juridische stappen te ondernemen, vergroot je de kans op het ontvangen van de betaling waar je recht op hebt.

Onze boekhouders ontzorgen je

Het bijhouden van een goede administratie is ook essentieel. Zorg ervoor dat je alle facturen en betalingen nauwkeurig registreert. Op die manier kun je snel zien welke facturen nog openstaan en kun je proactief herinneringen sturen. Controleer regelmatig je openstaande facturen en neem direct actie bij achterstallige betalingen.

We begrijpen dat het veel tijd en moeite kost om als ondernemer klanten te werven, opdrachten uit te voeren, boekhouding bij te houden en dan ook nog eens achter wanbetalers aan te moeten gaan. Laat staan op zoek gaan naar een geschikte boekhouder bij je in de regio... De boekhouders in ons netwerk ondersteunen je graag bij de financiële administratie, zodat je je kunt focussen op de kern van je onderneming.

Je start een aanvraag simpelweg via het formulier hieronder, dan gaan we binnen ons netwerk op zoek naar de beste match voor je! Onze service is gratis en vrijblijvend voor jou als ondernemer, zonder addertje onder het gras. Ga in gesprek met verschillende boekhouders en beslis zelf of je een samenwerking wilt starten.