Waarom een slimme administratie loont

Tankpassen koppelen aan je boekhoudsoftware

Een van de meest efficiënte manieren om brandstofkosten bij te houden is door een tankpas te gebruiken. Met een zakelijke tankpas worden alle tanktransacties automatisch geregistreerd. De maandelijkse factuur van de aanbieder bevat overzichtelijk alle kosten, inclusief btw en datum per transactie.

Koppel je de tankpas aan je boekhoudsoftware, dan worden de gegevens direct ingelezen. Dat scheelt handmatig invoeren en voorkomt fouten. Je kunt de transacties automatisch laten categoriseren als ‘autokosten’ of ‘brandstofkosten’, zodat ze meteen op de juiste plek in je administratie terechtkomen.

Tankkosten boeken: zo doe je dat

Gebruik je een tankpas, dan ontvang je meestal één verzamelfactuur per maand. Daarop staan alle tanktransacties, inclusief de btw.

Je boekt de factuur als volgt:

• Kostenrekening: Autokosten > Brandstof

• Btw-code: Hoog (21%)

• Boekingsdatum: de factuurdatum van de maandfactuur

• Betaling: via je zakelijke bankrekening of creditcard

Gebruik je geen tankpas, dan kun je losse bonnetjes handmatig inboeken. Controleer of elk bonnetje de juiste btw vermeldt en of de brandstof zakelijk is getankt. Scan de bon direct in en bewaar deze digitaal.

Vergeet de kilometerstand niet

Registreer de kilometerstand bij elke tank- of laadbeurt. Dit helpt niet alleen om je brandstofverbruik te volgen, maar ook om bij te houden welk deel van de kilometers zakelijk is. Bij privégebruik is een sluitende rittenregistratie noodzakelijk als je wilt voorkomen dat de Belastingdienst een bijtelling toepast op een auto van de zaak. Gebruik je de auto op naam van je bedrijf, dan boek je alle kosten zakelijk en corrigeer je het privégebruik aan het einde van het jaar met een bijtelling of een correctie op de btw.

Gebruik je een privéauto voor zakelijke ritten, dan declareer je de kilometers (bijvoorbeeld €0,23 per kilometer) als onkosten. Je hoeft dan geen losse tank- of onderhoudskosten te boeken, want die zijn al in die kilometervergoeding verwerkt.

Sommige tankpassen of boekhoudsystemen bieden de mogelijkheid om dit automatisch bij te houden, maar je kunt het ook handmatig invoeren.

Laadkosten verwerken in je boekhouding

Rijd je elektrisch, dan werkt het principe vergelijkbaar. Veel laadpassen zijn tegenwoordig te koppelen aan je administratie, waardoor ook de laadtransacties automatisch worden verwerkt. Dit is handig als je vaak op verschillende plekken laadt, zoals onderweg of bij klanten.

Voor het laden thuis ligt het iets anders. Als de laadpaal is gekoppeld aan je energieleverancier of een aparte laadbeheerder, ontvang je meestal maandelijkse facturen voor de verbruikte stroom en laadsessies. Ook die kun je digitaal importeren in de boekhouding.

Boek deze onder:

• Kostenrekening: Autokosten > Elektriciteit of laadkosten

• Btw-code: Hoog (21%)

Thuisladen werkt iets anders. Vaak ontvang je een aparte factuur van de laadpaalbeheerder of energieleverancier. Gaat het om een laadpaal op jouw privé-adres, maar gebruik je deze ook zakelijk, dan kun je de zakelijke laadkosten doorbelasten aan je onderneming. Gebruik dan een eenvoudige berekening: het aantal kWh voor zakelijke kilometers x de kWh-prijs. Boek deze doorbelasting als autokosten en vermeld er duidelijk bij dat het om zakelijk gebruik gaat.

Onderhoudskosten digitaal verwerken

Naast brandstof of stroom maak je ook kosten voor onderhoud, APK en reparaties. Deze kosten kun je het beste digitaal opslaan. Bewaar facturen in je boekhoudsysteem of koppel ze via een scan- en herkenfunctie. Boek de bedragen vervolgens onder ‘autokosten’. 

Facturen van de garage verwerk je onder:

• Kostenrekening: Autokosten > Onderhoud en reparatie

• Btw-code: Hoog (21%)

Gebruik je de auto ook privé, dan is het belangrijk om privégebruik goed te registreren. Dit kan via een kilometerregistratie, waarin je elke rit noteert. Zo weet je precies welk deel van de autokosten zakelijk is, wat van invloed is op de aftrekbaarheid bij de belasting.

Efficiënter werken met slimme koppelingen in boekhoudsoftware

Hulp nodig bij jouw administratie?

De boekhouders aangesloten in ons netwerk helpen je bij het automatiseren van je administratie. We werken landelijk samen met 950+ kantoren, ook bij jou in de buurt.

Offertes van boekhouders vergelijken? Start je aanvraag gratis en vrijblijvend via het formulier hieronder. We nemen binnen een werkdag contact met je op.