Als ondernemer maak je uitgaven om je werkzaamheden goed en veilig te kunnen verrichten. Bedrijfskleding hoort daar vaak bij. Denk aan een werkoverall, beveiligingsschoenen of een uniform. Mag je de uitgaven voor werkkleding gewoon van de belasting aftrekken? Het beknopte antwoord: ja, maar alleen als je aan de regels van de Belastingdienst voldoet. In dit artikel leggen we precies uit hoe het zit, welke kleding aftrekbaar is en hoe je dit verwerkt in je administratie.
Key takeaways:
Werkkleding is aftrekbaar als het uitsluitend voor werk is, een logo van ≥70 cm² heeft of op de werkplek blijft.
Voorbeelden: overalls, laboratoriumjassen, veiligheidsschoenen, uniformen, polo’s met logo.
Kosten en btw zijn volledig aftrekbaar als de kleding zakelijk wordt gebruikt.
Bonnen en bewijs bewaren; bij twijfel kan een boekhouder helpen.
De Belastingdienst stelt dat kleding alleen aftrekbaar is als het enkel voor je werk is bestemd of aan bepaalde regels voldoet. Werkkleding moet dus meer zijn dan ‘netjes gekleed zijn om representatief bij de klant te zijn’.
Er zijn drie situaties waarin kleding als zakelijke werkkleding geldt:
Uitsluitend geschikt als werkkleding: bijvoorbeeld een overall, laboratoriumjas, veiligheidsschoenen of helm. Deze kleding draag je niet privé.
Logo of bedrijfsnaam op de kleding: staat er op elk kledingstuk een duidelijk zichtbaar logo of beeldmerk van minimaal 70 cm²? Dan ziet de fiscus dit als werkkleding, ook als het gaat om kleding die je in theorie ook privé zou kunnen dragen (bijvoorbeeld een polo of jas).
De kleding blijft aantoonbaar op de werkplek: als je kleding op de werkplek bewaart en deze niet mee naar huis neemt, geldt dit ook als werkkleding.
schoeisel en accessoires kunnen in sommige gevallen dus ook onder bedrijfskleding vallen, niet enkel 'kleding'.
Kledingstukken die je ook in je privéleven kunt dragen, zoals een net pak, spijkerbroek of gewone schoenen, zijn dus niet aftrekbaar, behalve als er een groot logo op staat of je ze verplicht op de werkplek houdt.
Om het overzichtelijk te maken:
| Soort kleding | Aftrekbaar? | Voorwaarden |
|---|---|---|
| Overall of veiligheidsjas | Ja | Uitsluitend werkgerelateerd |
| Veiligheidsschoenen/laarzen | Ja | Verplicht en niet in privé draagbaar |
| Uniform (zorg, horeca, defensie) | Ja | Alleen voor beroep |
| Polo/shirt met groot logo | Ja | Logo minimaal 70 cm² groot |
| Kleding bewaard op werkplek | Ja | Mag niet mee naar huis |
| Net pak of jurk | Nee | Ook in privé draagbaar |
| Spijkerbroek of standaard shirt | Nee | Geen logo / privé geschikt |
Een zzp’er in de bouw koopt een overall en veiligheidsschoenen. Kosten en btw zijn volledig aftrekbaar.
Een horecaondernemer laat polo’s bedrukken met een logo van 80 cm². Polo’s worden alleen tijdens werktijd gedragen. Kosten en btw zijn aftrekbaar.
Een laboratoriummedewerker koopt een laboratoriumjas die uitsluitend op de werkplek wordt gedragen. Kosten en btw zijn volledig aftrekbaar.
Voor artiesten, presentatoren en professionele sporters gelden aparte regels. Omdat hun uiterlijk en kleding vaak direct samenhangen met hun werk, mogen zij onder voorwaarden kosten voor kleding en uiterlijke verzorging aftrekken. Dit geldt alleen als de uitgaven aantoonbaar beroepsmatig zijn en boven een bepaalde drempel uitkomen. Gewone kleding die ook privé draagbaar is, valt hier niet onder; het moet gaan om speciale outfits die je alleen op het podium, tijdens een optreden of bij een sportwedstrijd draagt.
Een logo op bedrijfskleding is niet altijd verplicht, maar kan wél zorgen dat de kleding als werkkleding wordt aangemerkt. De Belastingdienst geeft aan dat het logo minimaal 70 cm² moet zijn. Dit kan één groot logo zijn, maar het mogen ook verschillende kleinere logo’s zijn die samen dit gebied vormen. Ook moet het logo duidelijk zichtbaar zijn.
Het Gerechtshof Amsterdam bepaalde in 2005 dat een beeldmerk zichtbaar is als het op ongeveer één meter afstand voor een derde herkenbaar is als logo van de werkgever. Zo laat je zien dat de kleding echt bij jouw onderneming hoort en niet bedoeld is voor privégebruik.
De kosten voor werkkleding zijn volledig aftrekbaar van je winst. Stel: je koopt voor € 500 aan werkkleding die voldoet aan de voorwaarden, dan mag je dit bedrag aftrekken van je belastbare winst.
Voorbeeld:
Winst vóór aftrek: € 40.000
Kosten werkkleding: € 500
Belastbare winst: € 39.500
Afhankelijk van je belastingschijf levert dit je direct belastingvoordeel op. Val je bijvoorbeeld in de eerste schijf (ca. 37%), dan bespaar je ongeveer € 185 belasting. Daarnaast mag je de btw op de aanschaf ook terugvragen, zolang je de kleding zakelijk gebruikt.
Lees ook: Dit zijn de (beperkt) aftrekbare kosten voor zzp'ers
In je boekhouding vallen kosten voor werkkleding onder bedrijfskosten. Je kunt hiervoor een aparte kostenrekening aanmaken, bijvoorbeeld ‘werkkleding & PBM’s (persoonlijke beschermingsmiddelen)’. Op deze manier houd je overzicht en kun je bij een belastingcontrole eenvoudig aantonen welke kosten je hebt gemaakt. Vergeet niet om:
Bonnen en facturen te bewaren (7 jaar verplicht)
Eventueel foto’s of specificaties te bewaren om het zakelijke karakter aan te tonen
Soms denken ondernemers dat ze de Belastingdienst te slim af kunnen zijn. Veelgemaakte fouten zijn:
Denken dat betalen met een zakelijke rekening voldoende is
Een te klein logo gebruiken
Afneembare logo’s toepassen
Bedrijfskleding ook privé dragen
Geen bewijs hebben bij gebruik van de uitzondering
Deze fouten kunnen leiden tot correcties of naheffingen bij een controle.
Is bedrijfskleding altijd fiscaal aftrekbaar?
Nee, bedrijfskleding is alleen aftrekbaar als deze een zichtbaar en blijvend logo heeft of uitsluitend op de werkplek wordt gedragen.
Hoe groot moet een logo minimaal zijn op bedrijfskleding?
Het logo moet een totale oppervlakte van minimaal 70 cm² hebben per kledingstuk.
Mag ik bedrijfskleding ook privé dragen?
Nee, privégebruik maakt de kleding meestal niet aftrekbaar, tenzij het onder een uitzondering valt waarbij het logo niet verplicht is.
Hoe zit het met btw bij bedrijfskleding?
Voldoet de kleding aan de fiscale eisen, dan mag je de volledige 21% btw aftrekken. Voldoet de kleding niet aan de eisen, dan is de btw niet aftrekbaar.
Kan ik gewone kleding zakelijk betalen?
Betalen met een zakelijke rekening is niet voldoende. Alleen kleding die fiscaal aftrekbaar is, mag je als zakelijke kosten opvoeren.
Zijn er uitzonderingen waarbij geen logo nodig is?
Ja, als de kleding uitsluitend op de werkplek wordt gedragen, niet mee naar huis gaat en daar wordt bewaard en gereinigd.
Welke kosten zijn niet aftrekbaar?
Gewone schoenen, dagelijkse kleding zoals jeans of jurken, en kleding die zowel zakelijk als privé wordt gedragen zonder logo.
Werkkleding kan fiscaal voordeel opleveren, maar alleen als je de voorwaarden van de Belastingdienst goed naleeft. Twijfel je of een kledingstuk aftrekbaar is? Gebruik de vuistregel: kan ik dit ook privé dragen? Zo ja, dan is het meestal niet aftrekbaar, tenzij er een groot logo op staat of je het op de werkplek achterlaat.
Wil je zeker weten dat je werkkleding en andere zakelijke kosten goed verwerkt? Een boekhouder uit ons netwerk helpt je graag verder.
Vraag via het contactformulier hieronder vrijblijvend offertes aan van boekhouders bij jou in de buurt. Binnen een werkdag nemen we telefonisch contact met je op om je aanvraag te bespreken.
Bron: Belastingdienst
Vul ons aanvraagformulier in en wij gaan direct voor je aan de slag.
15.000+ ondernemers gingen je voor!
Na je koppeling met een boekhouder ontvangen wij graag je ervaring over onze service.