Wat zijn aftrekbare kosten voor zzp'ers?

Voor aftrekbare kosten geldt altijd dat de prijs zonder btw het bedrag is dat je mag aftrekken van de winst. Als de btw niet aftrekbaar is in de btw-aangifte, dan mag je de btw ook aftrekken in de aangifte inkomstenbelasting. Alleen zakelijke kosten die worden gemaakt voor je onderneming komen in aanmerking. Dit zijn bijvoorbeeld enkele zakelijke kosten die wel aftrekbaar zijn: vakliteratuur, websiteonderhoud, inrichting van het kantoor, werkkleding en zakelijke telefoniekosten. Deze kosten mogen voor 100% worden afgetrokken van de winst. 

Wat zijn representatiekosten?

Representatiekosten zijn uitgaven die je doet om je bedrijf op een positieve manier te presenteren aan klanten, zakenrelaties of andere contacten. Denk aan etentjes met klanten, borrels, zakelijke evenementen, relatiegeschenken of deelname aan congressen en seminars. Omdat deze kosten vaak ook een persoonlijk element bevatten, zijn ze fiscaal gezien slechts deels aftrekbaar. Ze vallen dan ook onder 'gemengde kosten'.

Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting, dan kun je er meestal voor kiezen om 80% van dit soort kosten af te trekken. Je mag ook werken met een vaste drempel: de eerste duizenden euro’s zijn dan niet aftrekbaar, en alleen het meerdere wel. Wat fiscaal het gunstigst is, hangt af van je totale uitgaven. Voor bv’s geldt weer een ander percentage, namelijk 73,5%.

Wat zijn niet-aftrekbare kosten?

Welke kosten vallen dan onder niet-aftrekbare kosten? In principe vallen hier alle privé-uitgaven onder. Wel zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld als je met je privételefoon zakelijke gesprekken voert. Let op: de kosten van een privéabonnement zijn niet aftrekbaar, alleen als het een zakelijk telefoonabonnement betreft, mag je deze kosten aftrekken. Voorbeelden van andere niet-aftrekbare kosten zijn: de eigen lunch, geldboetes, kleding wat niet tot werkkleding behoort, persoonlijke verzorging en apparatuur. Eigenlijk alles wat niet tot het ondernemingsvermogen hoort, is niet aftrekbaar. Haal je bijvoorbeeld de lunch en nuttig je deze lunch op kantoor, dan mag je deze wel terugvorderen van de Belastingdienst. 

Wat zijn beperkt aftrekbare kosten (gemengde kosten)?

Aftrekbare zakelijke kosten voor ondernemers: in één oogopslag

Bekijk in onderstaande tabel welke zakelijke kosten u mag aftrekken bij het berekenen van uw winst.

Hoe trek ik gemengde kosten af?

Er bestaat een drempelbedrag voor gemengde kosten van € 4.700 (in 2019 was dit € 4.600). Als de (gemengde) kosten onder deze drempel liggen dan mag je de gemengde kosten niet van je winst aftrekken, als ze erboven liggen wel. Je kunt ook kiezen voor het wettelijk vastgelegde percentage van niet-aftrekbare kosten, dat is in sommige gevallen voordeliger. Je mag dan tot 80% van de kosten aftrekken als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting (eenmanszaken, vof’s en maatschappen). Benieuwd wat je moet kiezen: percentage of vast bedrag? Bekijk hieronder het voorbeeld. 

Een voorbeeld vast bedrag / percentage

Je geeft € 50.000 uit aan gemengde kosten in een boekjaar. Als je kiest voor het vaste bedrag, dan mag je € 50.000 - € 4.700 = € 45.300 aftrekken. Kies je voor percentage? Dan mag je tot 80 % van de kosten aftrekken, wat betekent dat 20% niet aftrekbaar is. In dit voorbeeld specifiek betekent dit dat 20% van € 50.000 = € 10.000 niet aftrekbaar is. Je mag dan maar € 50.000 - € 10.000 = € 40.000 aftrekken. In deze situatie is het voordeliger om te kiezen voor het vaste bedrag i.p.v. percentage. 

De meeste kosten zijn in het jaar dat ze betaald moeten worden aftrekbaar, maar niet als je de kosten moet afschrijven. Dit betekent dat je de kosten over meerdere jaren uitsmeert.

Hoe verwerk ik beperkt aftrekbare kosten in mijn boekhouding?

Meestal worden alle kosten die onder één type vallen, bijv. representatiekosten, op één grootboekrekening geboekt. Zo kun je aan het einde van het jaar in een keer een correctieboeking van 20% van het totaal maken om een hoop tijd te besparen. Zijn er posten waarvan de btw niet-aftrekbaar is? Maak dan ook een onderverdeling tussen wel/geen btw.

Tips om aftrekbeperking zoveel mogelijk in te perken

Krijg advies van een deskundige boekhouder

Wij helpen ondernemers bij hun zoektocht naar een duurzame relatie met een financieel expert. Wij bieden je gratis offertes aan van maximaal 3 professionele boekhouders bij jou in de buurt. Wij nemen telefonisch contact met je op om je aanvraag te bespreken. Onze dienst is geheel kosteloos en vrijblijvend voor jou als ondernemer.