Dit zijn de (beperkt) aftrekbare kosten voor zzp'ers in 2023

Een auto van de zaak, een lunch met een potentiële klant of autokosten. Zijn dit type kosten aftrekbaar van de opbrengst voor u als ondernemer? Het is niet altijd even duidelijk welke zakelijke zzp kosten aftrekbaar zijn en welke niet. Daarom zijn er de afgelopen jaren verschillende richtlijnen ontstaan over aftrekbare kosten voor ondernemers. Zo moet u ondernemer voor de inkomstenbelasting zijn en mogen het enkel kosten betrekken die worden gemaakt om uw vak uit te kunnen oefenen. Daarnaast kunnen niet alle kosten geheel worden afgetrokken, er zijn namelijk beperkt aftrekbare kosten en niet-aftrekbare kosten. Wat dat precies inhoudt lichten we toe in dit artikel.

Op deze pagina:

• Wat zijn aftrekbare kosten voor zzp'ers?
• Wat zijn niet-aftrekbare kosten?
• Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?
• Hoe trek ik gemengde kosten af?
• Hoe verwerk ik beperkt aftrekbare kosten in mijn boekhouding?
• Tips om aftrekbeperking zoveel mogelijk in te perken

Wat zijn aftrekbare kosten voor zzp'ers?

Voor aftrekbare kosten geldt altijd dat de prijs zonder btw het bedrag is dat u mag aftrekken van de winst. Als de btw niet aftrekbaar is in de btw-aangifte, dan mag u de btw ook aftrekken in de aangifte inkomstenbelasting. Alleen zakelijke kosten die worden gemaakt voor uw onderneming komen in aanmerking. Dit zijn bijvoorbeeld enkele zakelijke kosten die wel aftrekbaar zijn: vakliteratuur, websiteonderhoud, inrichting van het kantoor, werkkleding en zakelijke telefoniekosten. Deze kosten mogen voor 100% worden afgetrokken van de winst. 

Wat zijn niet-aftrekbare kosten?

Welke kosten vallen dan onder niet-aftrekbare kosten? In principe vallen hier alle privé-uitgaven onder. Wel zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld als u met uw privételefoon zakelijke gesprekken voert. Let op: de kosten van een privéabonnement zijn niet aftrekbaar, alleen als het een zakelijk telefoonabonnement betreft, mag u deze kosten aftrekken. Voorbeelden van andere niet-aftrekbare kosten zijn: de eigen lunch, geldboetes, kleding wat niet tot werkkleding behoort, persoonlijke verzorging en apparatuur. Eigenlijk alles wat niet tot het ondernemingsvermogen hoort, is niet aftrekbaar. Haalt u bijvoorbeeld de lunch en nuttigt u deze lunch op kantoor, dan mag u deze wel terugvorderen van de Belastingdienst. 

Hoe trek ik gemengde kosten af?

Er bestaat een drempelbedrag voor gemengde kosten van € 4.700 (in 2019 was dit € 4.600). Als de (gemengde) kosten onder deze drempel liggen dan mag u de gemengde kosten niet van uw winst aftrekken, als ze erboven liggen wel. U kunt ook kiezen voor het wettelijk vastgelegde percentage van niet-aftrekbare kosten, dat is in sommige gevallen voordeliger. U mag dan tot 80% van de kosten aftrekken als u ondernemer bent voor de inkomstenbelasting (eenmanszaken, vof’s en maatschappen). Benieuwd wat u moet kiezen: percentage of vast bedrag? Bekijk hieronder het voorbeeld. 

Een voorbeeld vast bedrag / percentage
U geeft € 50.000 uit aan gemengde kosten in een boekjaar. Als u kiest voor het vaste bedrag, dan mag u € 50.000 - € 4.700 = € 45.300 aftrekken. Kiest u voor percentage? Dan mag u tot 80 % van de kosten aftrekken, wat betekent dat 20% niet aftrekbaar is. In dit voorbeeld specifiek betekent dit dat 20% van € 50.000 = € 10.000 niet aftrekbaar is. U mag dan maar € 50.000 - € 10.000 = € 40.000 aftrekken. In deze situatie is het voordeliger om te kiezen voor het vaste bedrag i.p.v. percentage. 

De meeste kosten zijn in het jaar dat ze betaald moeten worden aftrekbaar, maar niet als u de kosten moet afschrijven. Dit betekent dat u de kosten over meerdere jaren uitsmeert.

Hoe verwerk ik beperkt aftrekbare kosten in mijn boekhouding?

Meestal worden alle kosten die onder één type vallen, bijv. representatiekosten, op één grootboekrekening geboekt. Zo kunt u aan het einde van het jaar in een keer een correctieboeking van 20% van het totaal maken om een hoop tijd te besparen. Zijn er posten waarvan de btw niet-aftrekbaar is? Maak dan ook een onderverdeling tussen wel/geen btw.