Dit zijn de (niet-)aftrekbare kosten voor ondernemers

5 minuten leestijd

Een auto van de zaak, een lunch met een potentiële klant of autokosten. Zijn dit type kosten aftrekbaar van de opbrengst voor u als ondernemer? Het is niet altijd even duidelijk welke zakelijke kosten aftrekbaar zijn en welke niet. Daarom zijn er de afgelopen jaren verschillende richtlijnen ontstaan over aftrekbare kosten voor ondernemers. Zo moet u ondernemer voor de inkomstenbelasting zijn en mogen het enkel kosten betrekken die worden gemaakt om uw vak uit te kunnen oefenen. Daarnaast kunnen niet alle kosten geheel worden afgetrokken, er zijn namelijk beperkt aftrekbare kosten en niet-aftrekbare kosten. Wat dat precies inhoudt lichten we toe in dit artikel.


Wat zijn aftrekbare kosten?

Voor aftrekbare kosten geldt altijd dat de prijs zonder btw het bedrag is dat u mag aftrekken van de winst. Als de btw niet aftrekbaar is in de btw-aangifte, dan mag u de btw ook aftrekken in de aangifte inkomstenbelasting. Enkel zakelijke kosten die worden gemaakt voor uw onderneming komen in aanmerking. Dit zijn bijvoorbeeld een aantal zakelijke kosten die wel aftrekbaar zijn: vakliteratuur, website-onderhoud, inrichting van het kantoor, werkkleding en zakelijke telefoniekosten. Deze kosten mogen voor 100% worden afgetrokken van de winst. 

Wat zijn niet-aftrekbare kosten?

Welke kosten vallen dan onder niet-aftrekbare kosten? In principe vallen hier alle privé-uitgaven onder. Wel zijn er uitzonderingen, bijvoorbeeld als u met uw privételefoon zakelijke gesprekken voert. Let op: de kosten van een privéabonnement zijn niet aftrekbaar, alleen als het een zakelijk telefoonabonnement betreft mag u deze kosten aftrekken. Voorbeelden van andere niet-aftrekbare kosten zijn: de eigen lunch, geldboetes, kleding wat niet tot werkkleding behoort, persoonlijke verzorging en apparatuur. Eigenlijk alles wat niet tot het ondernemingsvermogen hoort is niet aftrekbaar. Haalt u bijvoorbeeld de lunch en nuttigt u deze lunch op kantoor, dan mag u deze wel terugvorderen van de Belastingdienst. 

Wat zijn beperkt aftrekbare kosten?

Naast aftrekbare en niet-aftrekbare kosten zijn er ook nog beperkt aftrekbare kosten. Dit zijn de kosten die u als ondernemer maakt, maar die niet geheel van de winst aftrekbaar zijn. Beperkt aftrekbare kosten worden ook wel gemengde kosten genoemd. De term ‘gemengde kosten’ komt van het gegeven dat dit type kosten zowel zakelijke als privé-componenten bevatten. Er kan in veel gevallen niet 100% ja of 100% nee worden gezegd zonder verdere analyse waar de kosten vandaan komen. De kosten zijn beperkt aftrekbaar omdat alleen het zakelijke gedeelte mag worden afgetrokken. Dit zijn een aantal belangrijke voorbeelden van beperkt aftrekbare kosten: excursies, recepties, voedsel/drank, congressen. Er zijn daarnaast een aantal beperkt aftrekbare kosten die onder een speciale regeling vallen, zoals zakelijk fietsen of OV, een auto van de zaak of verhuiskosten. Overleg met uw boekhouder of accountant over uw specifieke situaties en kijk hoe u het fiscaal aantrekkelijk kunt aanpakken.


Aftrekbare kosten

Hoe trek ik gemengde kosten af?

Er bestaat een drempelbedrag voor gemengde kosten van € 4.700 (in 2019 was dit € 4.600). Als de (gemengde) kosten onder deze drempel liggen dan mag u de gemengde kosten niet van uw winst aftrekken, als ze erboven liggen wel. U kunt ook kiezen voor het wettelijk vastgelegde percentage van niet-aftrekbare kosten, dat is in sommige gevallen voordeliger. U mag dan tot 80% van de kosten aftrekken als u ondernemer bent voor de inkomstenbelasting (eenmanszaken, vof’s en maatschappen). Benieuwd wat u moet kiezen: percentage of vast bedrag? Bekijk hieronder het voorbeeld. 

Een voorbeeld vast bedrag / percentage
U geeft € 50.000 uit aan gemengde kosten in een boekjaar. Als u kiest voor het vaste bedrag, dan mag u € 50.000 - € 4.700 = € 45.300 aftrekken. Kiest u voor percentage? Dan mag u tot 80 % van de kosten aftrekken, wat betekent dat 20% niet aftrekbaar is. In dit voorbeeld specifiek betekent dit dat 20% van € 50.000 = € 10.000 niet aftrekbaar is. U mag dan maar € 50.000 - € 10.000 = € 40.000 aftrekken. In deze situatie is het voordeliger om te kiezen voor het vaste bedrag i.p.v. percentage. 

💡Tip: geeft u in een jaar minder uit dan € 23.500 (20% van € 23.500 = € 4.700)? Kies dan voor het percentage. 

🚨Let op: als u een ondernemer bent voor vennootschapsbelasting (VPB), bijvoorbeeld een bv, dan is 73,5% aftrekbaar en 26,5% niet-aftrekbaar.

De meeste kosten zijn in het jaar dat ze betaald moeten worden aftrekbaar, maar niet als u de kosten moet afschrijven. Dit betekent dat u de kosten over meerdere jaren uitsmeert.

Hoe verwerk ik beperkt aftrekbare kosten in mijn boekhouding?

Meestal worden alle kosten die onder één type vallen, bijv. representatiekosten, op één grootboekrekening geboekt. Zo kunt u aan het einde van het jaar in een keer een correctieboeking van 20% van het totaal maken om een hoop tijd te besparen. Zijn er posten waarvan de btw niet-aftrekbaar is? Maak dan ook een onderverdeling tussen wel/geen btw.

Tips om aftrekbeperking zoveel mogelijk in te perken

Doorbelasten aan afnemer

Kunt u de gemengde kosten doorbelasten aan de afnemer? Dan zijn de kosten volledig aftrekbaar voor u. Wel moet u deze kosten apart op de factuur specificeren. Zo kan uw klant zien dat deze kosten specifiek voor hem of haar zijn betaald. Denk aan een businessvlucht naar het buitenland.

Werkkostenregeling (WKR) en eindheffingsloon
Als u binnen de WKR de gemengde kosten aanwijst als eindheffingsloon dan staat u los van de aftrekbeperking. Loonkosten zijn namelijk 100% aftrekbaar.

Krijg advies van een deskundig boekhouder

Wij helpen ondernemers bij hun zoektocht naar een duurzame relatie met een financieel expert. Wij bieden u gratis offertes aan van 3 professionele boekhouders bij u in de buurt. Wij nemen telefonisch contact met u op om uw aanvraag te bespreken. Onze dienst is geheel kosteloos en vrijblijvend voor u als ondernemer.

Begin uw aanvraag (100% vrijblijvend)

Bedrijfsvorm *
Werkzaamheden

Vraag gratis een offerte aan!

Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor u als ondernemer.