Online boekhouden bij een webshop: voorkom deze veelgemaakte fouten

6 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 19-02-2024

Het bijhouden van de boekhouding is niet het favoriete klusje van een webshopondernemer, maar toch moet dit gebeuren. Bij webshops komt vaak een complexere administratie kijken onder andere door het grote aantal transacties. Wij hebben een aantal adviezen voor je op een rijtje gezet waarmee de administratie van je webshop een stuk eenvoudiger wordt gemaakt. Ook benoemen we een aantal misverstanden bij het online boekhouden bij webshops. Benieuwd? Lees dan snel verder.

Hulp bij webshopadministratie

Boekhoudtips voor (kleine) webshops

Je bent liever bezig met ondernemen dan met de webshopboekhouding. Raffel je ook soms de administratie af? Dan kan het zijn dat je boekhouder of accountant langer de tijd nodig heeft om alle fouten eruit te halen en alles weer recht te trekken, wat je alleen maar extra geld kost. Er zijn verschillende softwarepakketten of online boekhoudprogramma’s voor webshops beschikbaar waarmee je webwinkel aan een boekhoudpakket kan worden gekoppeld. Hierdoor kun je de webshop voorraden realtime bijwerken. Lees hieronder meer daarover en bekijk nog meer adviezen voor je (online) webshop boekhouding.

Tip 1: de webshop voorraden realtime bijwerken
Tip 2: vergeet aanloopkosten en gemengde kosten niet
Tip 3: privétransacties in de boekhouding achterwege laten
Tip 4: btw rekenen over verzendkosten
Tip 5: inkopen doen in het buitenland
Tip 6: verkopen in het buitenland - ICP-aangifte
Tip 7: aangifte kansspelbelasting

Tip 1: de webshop voorraden-bijwerken

Door de boekhouding aan een webshop te koppelen via een webshop boekhoudprogramma, kun je de webshopbestellingen foutloos verwerken. De bestellingen die in de webshop worden gemaakt, worden namelijk direct ingeboekt in de administratie. Als de ondernemer meerdere webshops of daarnaast één of meerdere fysieke winkels heeft, dan worden alle voorraden het beste op één administratieve plek bijgehouden. Zo verkoop je geen producten die je niet daadwerkelijk kunt aanleveren en kan je webshop telkens een actuele productvoorraad tonen. Ook is dit handig voor de ondernemer, om te zien welke producten hij moet inkopen.

Tip 2: vergeet aanloopkosten en gemengde kosten niet

Veel webshopondernemers vergeten een aantal kosten mee te nemen in de boekhouding, terwijl dit juist een hoop belasting kan besparen. Kosten die vaak over het hoofd worden gezien bij de boekhouding zijn de aanloopkosten. Weet je bijvoorbeeld wat aanloopkosten zijn? Dit zijn de kosten die worden gemaakt tijdens de startperiode van een onderneming of project. Hieronder vallen kosten gedurende vijf jaar voor je officiële inschrijfdatum bij de KvK. Dit is voor webshopondernemers ontzettend relevant, omdat ze de onderneming vaak beginnen vanuit een hobby en zich pas later als onderneming inschrijven. Andere kosten die vaak worden vergeten zijn de gemengde kosten. Dit zijn de kosten voor zowel iets zakelijks als iets privé, zoals je telefoonabonnement. Het deel van de abonnementskosten dat je zakelijk gebruikt, mag je in de boekhouding verwerken.

Ontvang hulp van boekhouder

Tip 3: privétransacties in de boekhouding achterwege laten

Iets wat nog veel voorkomt, maar wat wel een groot misverstand is; privétransacties verwerken in de zakelijke boekhouding. Als eenmanszaak of vof wordt er geen onderscheid gemaakt tussen je bedrijf en jou als ‘privé’ persoon zelf. Voor de Belastingdienst maakt het niet uit of je een keer je privéboodschappen met je zakelijke pas betaalt. Je mag dit geld opnemen in de boekhouding, maar dit hoeft niet. Bedenk dus goed of je het nuttig vindt om al die privétransacties in je boekhouding bij te houden, of dat je liever tijd bespaart en dit weglaat.

Let op: bij BV’s is dit een heel ander verhaal, gezien er daar wèl een onderscheid wordt gemaakt tussen het bedrijf en jou als persoon.

Tip 4: btw rekenen over verzendkosten

Webshopondernemers moeten er rekening mee houden dat er btw moet worden gerekend over de verzendkosten. Vaak wordt dit over het hoofd gezien en ontbreekt het een en ander op de factuur. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Er is nogal wat verwarring over deze regeling. De regel is namelijk dat de btw op verzendkosten de btw van je product volgt. Als je een product verkoopt waarover je 21% btw moet heffen, dan reken je ook 21% btw over de verzendkosten. Bij de verkoop van meerdere producten met verschillende btw-percentages moet je het hoogste btw-tarief hanteren. Stel dus altijd je btw-tarieven goed in zodat direct de juiste btw wordt berekend, dat bespaart een hoop handmatig werk achteraf.

Tip 5: inkopen doen in het buitenland

Als je producten inkoopt het uit het buitenland, dan krijg je te maken met btw-regels in het buitenland. Het kan zijn dat je iets inkoopt uit het buitenland zonder dit direct door te hebben, denk aan advertenties op sociale media. Het is dan belangrijk dat je je btw-nummer doorgeeft. Op de factuur wordt dan geen btw meer in rekening gebracht. Koop je iets buiten de EU? Dan staat er helemaal geen btw op de factuur en hoef je geen btw-nummer door te geven. Inkopen in het buitenland moet je wel opgeven bij de aangifte omzetbelasting. Maar de tip die hier centraal staat is dus; betaal niet onnodig belasting, zorg er altijd voor dat mensen op de hoogte zijn dat je een bedrijf representeert en niet een particuliere koper bent.

Tip 6: verkopen in het buitenland - ICP-aangifte

Ben je als webshopeigenaar gevestigd in het buitenland, maar lever je wel goederen of diensten in Nederland? Dan moet je na afloop van ieder kwartaal aangifte ICP (intracommunautaire prestaties) doen. Als je niet de ICP-aangifte doet en de ontvanger of leverancier doet dit wel, dan constateert de Belastingdienst dat je je niet aan de verplichtingen hebt voldaan. In de ICP-aangifte wordt het volgende vermeld:

het btw-identificatienummer van de afnemers;
voor iedere afnemer het totaalbedrag van de intracommunautaire leveringen vanuit Nederland in het betreffende kwartaal.

Ook interessant: Stappenplan: bedrijf starten in het buitenland vanuit Nederland

Tip 7: aangifte kansspelbelasting

Als webshopondernemer zul je misschien wel eens een winactie hebben georganiseerd. Winacties zijn kansspellen, dus mogelijk moet je kansspelbelasting hierover betalen. Dit is alleen het geval als het product of de dienst een waarde heeft van minstens € 450,-. Wel is het doen van de aangifte kansspelbelasting verplicht in alle gevallen, ook als het product of de dienst een lagere waarde heeft. Als je onder de grens van € 450,- zit dan kun je hier gewoon 0 invullen.

Boekhouding webshop zelf doen of uitbesteden?

Veel webshopeigenaars twijfelen erover of ze de boekhouding zelf willen doen of dit toch liever uitbesteden. Voor een kleine ondernemer of zzp’er is het niet verplicht om de administratie uit te besteden en kun je het in principe zelf doen. Dit hangt natuurlijk wel af van je financiële kennis, de bedrijfssituatie en je bereidheid om je meer in het financiële aspect van de onderneming te verdiepen. Vaak wordt geadviseerd om toch een boekhouder voor e-commerce in de arm te nemen, omdat een correcte boekhouding wordt verplicht door de Belastingdienst. Bij slordigheidsfouten of het missen van deadlines kun je onnodige boetes van de Belastingdienst krijgen. Bovendien geeft een professionele boekhouder je verdere adviezen over je organisatie, zoals over de rechtsvorm.

Ook interessant:

Vind uw boekhouder voor webshop

Bij Boekhouders.nl werken we landelijk samen met honderden boekhouders en administratiekantoren verspreid door Nederland. Hierdoor is er altijd wel een geschikte boekhouder met ervaring in webshops bij jou in de buurt. Start gratis en vrijblijvend je aanvraag via het formulier hieronder en ontvang tot 3 offertes van webshop boekhouders bij jou in de buurt. We nemen binnen twee werkdagen telefonisch contact met je op om je aanvraag te bespreken.