Wat zijn aanloopkosten voor starters en welke zijn aftrekbaar?

4 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 08-01-2024

Gaat u binnenkort een bedrijf starten of heeft u kortgeleden een bedrijf gestart? Kijk dan eens goed naar de aanloopkosten die u als startende ondernemer maakt. Waarschijnlijk zijn er verschillende kosten die u bij de Belastingdienst kunt aftrekken. Lees hieronder verder wat aanloopkosten zijn, welke aanloopkosten aftrekbaar zijn en hoe u deze boekt.

Op deze pagina:

Wat zijn aanloopkosten?
Aanloopkosten starter voorbeelden
Btw op aanloopkosten
Welke aanloopkosten zijn niet aftrekbaar als starter?
Hoe boek ik aanloopkosten?
Boekhouding zzp uitbesteden

Wat zijn aanloopkosten?

Aanloopkosten zijn de kosten die u maakt bij het starten van uw onderneming voordat u zich officieel bij de Kamer van Koophandel heeft ingeschreven. Uw onderneming is nog in de startfase en is nog niet volledig ontwikkeld, maar er komen toch al kosten kijken bij het opzetten van de onderneming. Aanloopkosten zijn bovendien alleen kosten vanuit een zakelijk oogpunt, dus een nieuwe bureaustoel voor uw thuiskantoor telt in dit geval niet mee. Bekijk hieronder wat enkele voorbeelden van aanloopkosten zijn.

Boekhouding starter uitbesteden

Aanloopkosten starter voorbeelden

Denk bij aanloopkosten aan de volgende zaken:

Zakelijke lunch of diner;
Kosten voor het verkennen van de markt;
Telefoonkosten van zakelijke belletjes;
Reiskosten en kilometerdeclaraties;
Ingewonnen adviezen;
Kosten voor uw website zoals webhosting;
Studiekosten zoals cursussen;
Boeken.

Let op: deze kosten moet u kunnen aantonen (met facturen, urenregistratie en een kilometeradministratie).

U kunt aanloopkosten die u maakt in de vijf jaren voorafgaand de officiële inschrijving bij de KvK ook in aftrek brengen. Als u bijvoorbeeld in 2024 bent gestart, dan mag u de zakelijke aanloopkosten vanaf 1 januari 2019 in aftrek brengen. Het is ook mogelijk dat u voor de inkomstenbelasting met terugwerkende kracht alsnog gebruik kunt maken van regelingen voor zelfstandige ondernemers. Meer hierover later in dit artikel.

Btw op aanloopkosten

Naast de aftrekbare kosten kan ook de btw op de facturen worden verrekend. Staat u bij de Belastingdienst ingeschreven als ondernemen voor de inkomstenbelasting? Dan kunt u de btw-bedragen van de facturen aangeven als voorbelasting, waarmee u de betaalde btw terugvraagt. De Belastingdienst vindt dat er sprake is van een onderneming voor de inkomstenbelasting als u verwacht winst te halen met uw diensten en deelneemt aan het economische verkeer (met andere woorden de concurrentie aangaat met andere bedrijven).

Tip: verwerk uw aanloopkosten direct in de eerste btw-periode, zodat u de btw zo snel mogelijk terug ontvangt.

Welke aanloopkosten zijn niet aftrekbaar als starter?

Zolang u het verband tussen de kosten en uw bedrijf kunt aantonen, zijn zakelijke kosten aftrekbaar. Alle privékosten zijn dus niet aftrekbaar. Er zijn wel enkele uitzonderingen hierop, zoals het voeren van zakelijke gesprekken met uw privésmartphone. Andere voorbeelden van niet-aftrekbare kosten zijn apparatuur, geldboetes of kleding wat niet tot de werkkleding behoort.

Beperkt aftrekbare kosten
Er zijn bepaalde kosten als startende zzp’er die slechts beperkt aftrekbaar zijn. Dit zijn de kosten die u als ondernemer maakt, maar die niet in zijn geheel van de winst mogen worden afgetrokken. Vaak betreft dit ‘gemengde kosten’, ofwel de kosten die zowel zakelijke als privé-componenten bevatten. De kosten zijn beperkt aftrekbaar omdat slechts het deel met de zakelijke kosten mag worden afgetrokken. Voorbeelden van beperkt aftrekbare kosten zijn excursies of verhuiskosten.

Tip: laat u helpen door een ervaren boekhouder. Een professionele boekhouder weet precies welke kosten wel, niet of beperkt aftrekbaar zijn.

Hoe boek ik aanloopkosten?

Om überhaupt te kunnen bepalen welke kosten u mag aftrekken, is het belangrijk om een goede boekhouding bij te houden. U kunt de aanloopkosten eenvoudig in uw boekhouding verwerken via een online boekhoudprogramma voor zzp’ers. Het verschilt per boekhoudprogramma hoe u de aanloopkosten moet boeken. Houd tot slot rekening met de bewaarplicht van 7 jaar, de Belastingdienst mag uw boekhouding namelijk altijd bij u opvragen om te controleren.

Bedrijfsmiddelen
Heeft u iets aangeschaft dat minimaal €450,- (ex btw) kost en dat u zelf langer dan een jaar gaat gebruiken in uw onderneming, dan is dit een bedrijfsmiddel. Maak voor bedrijfsmiddelen apart een bedrijfsmiddelen boeking.

Ook interessant:

Boekhouding zzp uitbesteden

Wilt u liever de boekhouding uitbesteden, zodat u een hoop tijd kunt besparen en zeker weet dat alles goed wordt ingevuld? Dan is het belangrijk dat u een geschikte boekhouder of accountant vindt die bij u en uw bedrijf past.

Wij helpen u graag bij het vinden van de juiste partner! Vul onderstaand formulier in en kom gratis en vrijblijvend in contact met maximaal 3 boekhouders of accountants bij u in de buurt. Wij nemen binnen 24 uur contact met u op om uw aanvraag telefonisch te bespreken.