Waarom zou ik de salarisadministratie uitbesteden?

8 minuten leestijd

Veel ondernemers stellen zichzelf de vraag: zal ik de salarisadministratie uitbesteden of toch zelf doen? Salarisadministratie, ook wel loonadministratie, is geen eenvoudige klus en vereist een hoop oplettendheid, nauwkeurigheid en tijd. De wet- en regelgeving verandert continu. Ook dit jaar zijn er weer een hoop wijzigingen rondom salarisadministratie van kracht gegaan. In dit artikel gaan we in op de voor- en nadelen van het uitbesteden van loonadministratie en bespreken we de meest recente wet- en regelwijzigingen. 

Waarom is het belangrijk om salarisadministratie bij te houden?

Iedere werkgever in Nederland wordt door de Belastingdienst verplicht om zijn of haar salarisadministratie goed bij te houden. Via de loonadministratie krijgt de Belastingdienst meer inzicht in de loonbetalingen aan uw medewerkers. Als onderneming heeft u verschillende mogelijkheden om de loonadministratie bij te houden:

  • De salarisadministratie zelf doen
  • De salarisadministratie uitbesteden
  • Payrolling gebruiken (welke u ook zelf kunt doen of uitbesteden)

Als u meer dan 10 medewerkers in dienst heeft dan is de keuze al iets ingewikkelder dan wanneer u slechts één of twee medewerkers in dienst heeft. Hoe meer de onderneming groeit in aantal medewerkers, hoe lastiger het wordt om de loonadministratie volledig zelf uit te voeren. Lees verder om te kijken welke optie het best bij uw situatie past.

Loonadministratie uitbesteden

Voor de meeste bedrijven is het uitbesteden van de gehele loonadministratie de meest voor de hand liggende keuze. Er is namelijk (actuele) kennis van de wet- en regelgeving nodig en salarisadministratie vergt veel tijd. Er is vaak een gebrek aan tijd om de administratie goed te kunnen voeren, maar ook te weinig tijd om loongerelateerde vragen van uw medewerkers te kunnen beantwoorden. Hieronder bespreken we de voor- en nadelen van het outsourcen van de salarisadministratie. 

🟢 Voordelen uitbesteden loonadministratie

Het grootste voordeel van het outsourcen van de salarisadministratie is de enorme tijdbesparing. U hoeft zich niet helemaal te verdiepen in de wet- en regelgeving en bent direct af van alle administratieve rompslomp. Bovendien kunnen medewerkers met al hun vragen over loonadministratie terecht bij het administratiekantoor of de boekhouder waar u de werkzaamheden aan uitbesteedt. Door uw samenwerking met een administratiekantoor of boekhouder haalt u ook meteen een sparringpartner in huis voor al uw salarisvraagstukken. 

Een ander groot voordeel van het uitbesteden van salarisadministratie is dat u de verantwoordelijkheid volledig uit handen geeft. Zo beperkt u de kans op boetes van de Belastingdienst, gezien de boekhouder verantwoordelijk is voor een correcte administratie. Maak hier duidelijke afspraken over met uw boekhouder of het administratiekantoor waar u mee samenwerkt. Bij uitbesteding van loonadministratie worden de loonstroken iedere maand keurig aangeleverd en hoeft u niet te checken of alles wel klopt.

🔴 Nadelen uitbesteden loonadministratie

Een nadeel wat outsourcing met zich meebrengt is dat het geld kost. Administratie vergt veel tijd, en tijd = geld. Veel boekhouders en administratiekantoren vragen een opstarttarief om gegevens van medewerkers allemaal in te voeren. U betaalt vervolgens een vast bedrag per maand of salarisstrook. Uiteraard zal het uitbesteden duurder worden naarmate er meer medewerkers in dienst zijn. 

Een ander nadeel kan zijn dat u de stand van zaken in de administratie niet meer 100% voor ogen heeft. Door te outsourcen geeft u de salarisadministratie uit handen en geeft u ook een deel van de controle uit handen. Als u zelf maandelijks met de administratie aan de slag gaat dan heeft u meer inzicht in hoe het ervoor staat. Meer dan wanneer u enkel een snelle blik op de maandelijkse rapportages werpt. Afhankelijk van de boekhouder of het administratiekantoor kunt u zelfs niet op ieder moment toegang krijgen tot de data en analyses. Sommige boekhouders of administratiekantoren houden liever volledig de controle bij henzelf, waardoor u weinig invloed kunt uitoefenen op de gang van zaken.

Loonadministratie zelf doen

Veel bedrijven hebben al voor uitbesteden van de salarisadministratie gekozen omdat dit vroeger de meest voor de hand liggende optie was. Tegenwoordig zijn er echter een hoop alternatieven waardoor salarisadministratie niet meer zo tijdrovend hoeft te zijn zoals vroeger. Met technieken en software van nu kunt u salarisadministratie eenvoudiger, sneller en efficiënter voeren. Wel kan het lastig zijn om uw eigen werk kritisch te beoordelen.

🟢 Voordelen loonadministratie zelf doen

Het zelf voeren van de loonadministratie kent verschillende voordelen. Ten eerste zal u een hoop geld besparen. U hoeft niet per medewerker of per salarisstrook te betalen, wat leidt tot een besparing van enkele honderden euro’s per jaar. Toch bespaart u waarschijnlijk minder dan u in eerste instantie denkt: u investeert een hoop eigen tijd of in een Hr-medewerker. 

U kunt tijd en geld besparen met het gebruik van de juiste software. Tijdrovende klussen worden geautomatiseerd waardoor u niet zelf voor iedere medewerker afzonderlijk mutaties hoeft te berekenen. Verlofaanvragen of declaraties zijn niet langer meer handmatig werk, maar worden door slimme software vanzelf opgepakt. Een groot voordeel van het gebruiken van software om de loonadministratie zelf te voeren, is dat het vrijwel onmogelijk is voor software om fouten te maken. Foutieve data zal nooit worden overgenomen en de salarisberekeningen gebeuren geheel automatisch. 

Een laatste voordeel is dat als u zelf salarisadministratie bijhoudt, u ook meer inzicht krijgt in de kosten van uw medewerkers. U heeft een goed inzicht in hoeveel uren er worden gewerkt, hoeveel een medewerker per maand kost en u blijft beter betrokken bij de medewerkers. Al met al neemt het inzicht in de gang van zaken enorm toe als u loonadministratie zelf voert.

🔴 Nadelen loonadministratie zelf doen

Toch kent loonadministratie zelf doen ook een aantal nadelen. U raadt het wellicht al, maar het grootste nadeel van loonadministratie zelf voeren is de grote hoeveelheid tijd die het in beslag neemt. U heeft tijd nodig voor de verwerking van de gegevens en moet tijd investeren in het up-to-date blijven van alle ontwikkelingen in de wet- en regelgeving. 

Daarnaast kost het kiezen van de juiste software even wat tijd. Neem niet de eerste de beste software die u tegenkomt, maar vergelijk verschillende aanbieders en weeg de voor- en nadelen van elk softwaresysteem tegen elkaar op. Kies vervolgens het softwaresysteem dat het best bij uw prijs- en kwaliteitseisen past. Het zal uiteraard ook tijd kosten om de software te implementeren en eigen te maken. 

Ook zal u moeten investeren in kennis om bij te benen met de veranderende wet- en regelgeving voor salarisadministratie. Kennis is ontzettend belangrijk, omdat u geen onnodige boetes van de Belastingdienst wilt krijgen. Bij een klein bedrijf heeft u waarschijnlijk geen Hr-manager, wat betekent dat u zich zelf moet verdiepen in alle ontwikkelingen. Om u op weg te helpen gaan we hieronder in op de wijzigingen rondom loonadministratie in 2021.

Welke wijzigingen van salarisadministratie in 2021 zijn er?

Er is al een hoop veranderd dit jaar voor salarisadministrateurs in Nederland. We bespreken een aantal van de grootste wijzigingen hieronder. 

NOW-3
Sinds 1 oktober 2020 is de NOW-3 van kracht gegaan en geldt tot en met 1 juli 2021. De periode is onderverdeeld in drie blokken van drie maanden. Loonkostensubsidie over deze drie blokken moet los van elkaar worden aangevraagd. Het minimale omzetverlies blijft 20% en het maximale vergoedingspercentage van de loonsom is 80%. De vrijgestelde daling van de loonsom bedraagt 10%.

Loondoorbetaling werkende AOW’ers
Sinds 1 april dit jaar krijgen werkende AOW’ers minder lang doorbetaald als zij ziek zijn. De termijn wordt teruggeschroefd van 13 naar 6 weken. 

Werkkostenregeling
Sinds 1 januari dit jaar is de vrije ruimte voor het doen van verstrekkingen en vergoedingen voor het fiscale loon t/m € 400.000 teruggegaan naar 1,7%. Het percentage van vrije ruimte dat boven de € 400.000 van het fiscale loon ligt, zakt van 1,20% naar 1,18%.

Een vaste reiskostenvergoeding
Vanaf 1 februari dit jaar mogen werkgevers de vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast uitbetalen aan de werknemers die vanuit huis werken. Werknemers komen vanaf 1 februari alleen voor de reiskostenvergoeding in aanmerking als zij 36 weken (ofwel 128 dagen) naar het kantoor reizen. 

Inhuren van zzp’ers
Naar verwachting zal de Belastingdienst tot eind oktober dit jaar de wet DBA (deregulering beoordeling arbeidsrelatie) alleen handhaven bij malicieuze activiteiten of als de aanwijzingen niet binnen een termijn zijn opgevolgd. Er is 11 januari dit jaar een pilot gestart met webmodule waarmee werkgevers kunnen vaststellen of zij werk mogen laten uitvoeren door een zzp’er. 

Pensioenregeling van payrollmedewerkers
Sinds 1 januari dit jaar hebben payrollmedewerkers recht op een passende pensioenregeling. De Wet Arbeidsmarkt in Balans is vastgelegd in de Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs (Waadi) en is direct in werking gegaan. De payrollwerkgever moet er nu voor zorgen dat er een eerlijke pensioenregeling voor payrollmedewerkers is. 

Toets op de RIV: bedrijfsarts leidend
Later dit jaar, op 1 september, wordt het advies van een bedrijfsarts leidend bij een RIV-toets. Een RIV-toets is een toets op het re-integratrieverslag die het UWV uitvoert om te checken of de werkgever- en nemer tijdens de loondoorbetalingsperiode (van twee jaar) voldoende re-integratie inspanningen hebben gedaan. Doordat het advies van een bedrijfsarts nu leidend wordt, zullen loonsancties voor werkgevers o.b.v. verschillen van inzicht tussen de verzekerings- en bedrijfsarts niet meer mogelijk zijn. 

Heeft u hulp nodig bij de salarisadministratie?

Kiest u er toch liever voor om de loonadministratie uit handen te geven en om uw kostbare tijd in het ondernemen te steken? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. Wij hebben een groot netwerk van deskundige boekhouders door het hele land, die graag uw volledige boekhouding uit handen nemen. Neem contact met ons op om te kijken wat wij voor u kunnen betekenen.

Tel: +31 (0)432003092
E-mail: info@boekhouders.nl

Begin uw aanvraag (100% vrijblijvend)

4,6
130 beoordelingen

Bedrijfsvorm *
Werkzaamheden

Beveiligd met SSL
Vraag gratis een offerte aan!

Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor u als ondernemer.