De salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?
Veel ondernemers stellen zichzelf de vraag: zal ik de salarisadministratie uitbesteden of toch zelf doen? Salarisadministratie, ook wel loonadministratie, is geen eenvoudige klus en vereist een hoop oplettendheid, nauwkeurigheid en tijd. De wet- en regelgeving verandert continu. Ook zijn er weer een hoop wijzigingen rondom salarisadministratie van kracht gegaan. In dit artikel gaan we in op de voor- en nadelen van het uitbesteden van salarisadministratie en bespreken we de meest recente wet- en regelwijzigingen.
Op deze pagina:
Waarom is het belangrijk om salarisadministratie bij te houden?
Iedere werkgever in Nederland wordt door de Belastingdienst verplicht om zijn of haar salarisadministratie goed bij te houden. Via de salarisadministratie krijgt de Belastingdienst meer inzicht in de loonbetalingen aan je medewerkers. Als onderneming heb je verschillende mogelijkheden om de loonadministratie bij te houden:- De salarisadministratie zelf doen
- De salarisadministratie uitbesteden
- Payrolling gebruiken (welke je ook zelf kunt doen of uitbesteden)
Als je meer dan 10 medewerkers in dienst hebt dan is de keuze al iets ingewikkelder dan wanneer je slechts één of twee medewerkers in dienst hebt. Hoe meer de onderneming groeit in aantal medewerkers, hoe lastiger het wordt om de salarisadministratie volledig zelf uit te voeren. Lees verder om te kijken welke optie het best bij jouw situatie past.
Salarisadministratie uitbesteden
Voor de meeste bedrijven is het uitbesteden van de gehele salarisadministratie de meest voor de hand liggende keuze. Er is namelijk (actuele) kennis van de wet- en regelgeving nodig en salarisadministratie vergt veel tijd. Er is vaak een gebrek aan tijd om de administratie goed te kunnen voeren, maar ook te weinig tijd om loongerelateerde vragen van uw medewerkers te kunnen beantwoorden. Hieronder bespreken we de voor- en nadelen van het outsourcen van de salarisadministratie.Voordelen uitbesteden salaris administratie
Het grootste voordeel van het outsourcen van de salarisadministratie is de enorme tijdbesparing. Je hoeft je niet helemaal te verdiepen in de wet- en regelgeving en bent direct af van alle administratieve rompslomp. Bovendien kunnen medewerkers met al hun vragen over salarisadministratie terecht bij het administratiekantoor of de boekhouder waar je de werkzaamheden aan uitbesteedt. Door je samenwerking met een administratiekantoor of boekhouder haal je ook meteen een sparringpartner in huis voor al je salarisvraagstukken.Een ander groot voordeel van het uitbesteden van salarisadministratie is dat je de verantwoordelijkheid volledig uit handen geeft. Zo beperk je de kans op boetes van de Belastingdienst, gezien de boekhouder verantwoordelijk is voor een correcte administratie. Maak hier duidelijke afspraken over met je boekhouder of het administratiekantoor waar je mee samenwerkt. Bij uitbesteding van salarisadministratie worden de loonstroken iedere maand keurig aangeleverd en hoef je niet te checken of alles wel klopt.
Nadelen uitbesteden salarisadministratie
Een nadeel wat outsourcing met zich meebrengt is dat het geld kost. Administratie vergt veel tijd, en tijd = geld. Veel boekhouders en administratiekantoren vragen een opstarttarief om gegevens van medewerkers allemaal in te voeren. Je betaalt vervolgens een vast bedrag per maand of salarisstrook. Uiteraard zal het uitbesteden duurder worden naarmate er meer medewerkers in dienst zijn.Een ander nadeel kan zijn dat je de stand van zaken in de administratie niet meer 100% voor ogen hebt. Door te outsourcen geef je de salarisadministratie uit handen en geef je ook een deel van de controle uit handen. Als je zelf maandelijks met de administratie aan de slag gaat dan heb je meer inzicht in hoe het ervoor staat. Meer dan wanneer je enkel een snelle blik op de maandelijkse rapportages werpt. Afhankelijk van de boekhouder of het administratiekantoor kun je zelfs niet op ieder moment toegang krijgen tot de data en analyses. Sommige boekhouders of administratiekantoren houden liever volledig de controle bij henzelf, waardoor je weinig invloed kunt uitoefenen op de gang van zaken.
Kan ik salarisadministratie zelf doen?
Veel bedrijven hebben al voor uitbesteden van de salarisadministratie gekozen omdat dit vroeger de meest voor de hand liggende optie was. Tegenwoordig zijn er echter een hoop alternatieven waardoor salarisadministratie niet meer zo tijdrovend hoeft te zijn zoals vroeger. Met technieken en software van nu kun je salarisadministratie eenvoudiger, sneller en efficiënter voeren. Wel kan het lastig zijn om je eigen werk kritisch te beoordelen.
Voordelen salarisadministratie zelf doen
Het zelf voeren van de salarisadministratie kent verschillende voordelen. Ten eerste zal je een hoop geld besparen. Je hoeft niet per medewerker of per salarisstrook te betalen, wat leidt tot een besparing van enkele honderden euro’s per jaar. Toch bespaar je waarschijnlijk minder dan je in eerste instantie denkt: je investeert een hoop eigen tijd of in een hr-medewerker.Je kunt tijd en geld besparen met het gebruik van de juiste software. Tijdrovende klussen worden geautomatiseerd waardoor je niet zelf voor iedere medewerker afzonderlijk mutaties hoeft te berekenen. Verlofaanvragen of declaraties zijn niet langer meer handmatig werk, maar worden door slimme software vanzelf opgepakt. Een groot voordeel van het gebruiken van software om de salarisadministratie zelf te voeren, is dat het vrijwel onmogelijk is voor software om fouten te maken. Foutieve data zal nooit worden overgenomen en de salarisberekeningen gebeuren geheel automatisch.
Een laatste voordeel is dat als je zelf salarisadministratie bijhoudt, je ook meer inzicht krijgt in de kosten van je medewerkers. Je hebt een goed inzicht in hoeveel uren er worden gewerkt, hoeveel een medewerker per maand kost en je blijft beter betrokken bij de medewerkers. Al met al neemt het inzicht in de gang van zaken enorm toe als u salarisadministratie zelf voert.
Nadelen salarisadministratie zelf doen
Toch kent salarisadministratie zelf doen ook een aantal nadelen. Je raadt het wellicht al, maar het grootste nadeel van salarisadministratie zelf voeren is de grote hoeveelheid tijd die het in beslag neemt. Je hebt tijd nodig voor de verwerking van de gegevens en moet tijd investeren in het up-to-date blijven van alle ontwikkelingen in de wet- en regelgeving.Daarnaast kost het kiezen van de juiste software even wat tijd. Neem niet de eerste de beste software die je tegenkomt, maar vergelijk verschillende aanbieders en weeg de voor- en nadelen van elk softwaresysteem tegen elkaar op. Kies vervolgens het softwaresysteem dat het best bij je prijs- en kwaliteitseisen past. Het zal uiteraard ook tijd kosten om de software te implementeren en eigen te maken.
Ook zal je moeten investeren in kennis om bij te benen met de veranderende wet- en regelgeving voor salarisadministratie. Kennis is ontzettend belangrijk, omdat je geen onnodige boetes van de Belastingdienst wilt krijgen. Bij een klein bedrijf heb je waarschijnlijk geen hr-manager, wat betekent dat je je zelf moet verdiepen in alle ontwikkelingen. Om je op weg te helpen gaan we hieronder in op de wijzigingen rondom loonadministratie.
Wat kost salarisadministratie uitbesteden?
De kosten van een boekhouder voor de salarisadministratie verschilt sterk per boekhouder. De meeste boekhouders hanteren een maandelijkse vergoeding, of vragen een vaste vergoeding per loonstrook. Deze vergoeding is vaak afhankelijk van de ervarenheid van de boekhouder en de omvang van je bedrijf. Dat is logisch, hoe omvangrijker de boekhouding die moet worden verwerkt, hoe meer werk de boekhouder daarmee heeft.Welke wijzigingen van salarisadministratie zijn er?
Er is al een hoop veranderd voor salarisadministrateurs in Nederland. We bespreken een aantal van de grootste wijzigingen hieronder.Wijzigingen salarisadministratie
Een vaste reiskostenvergoedingSinds 1 februari 2021 mogen werkgevers de vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast uitbetalen aan de werknemers die vanuit huis werken. Werknemers komen vanaf 1 februari alleen voor de reiskostenvergoeding in aanmerking als zij 36 weken (ofwel 128 dagen) naar het kantoor reizen.
Pensioenregeling van payrollmedewerkers
Sinds 1 januari 2021 hebben payrollmedewerkers recht op een passende pensioenregeling. De Wet Arbeidsmarkt in Balans is vastgelegd in de Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs (Waadi) en is direct in werking gegaan. De payrollwerkgever moest er eerst voor zorgen dat er een eerlijke pensioenregeling voor payrollmedewerkers is.
Toets op de RIV: bedrijfsarts leidend
Op 1 september 2021 werd het advies van een bedrijfsarts leidend bij een RIV-toets. Een RIV-toets is een toets op het re-integratrieverslag die het UWV uitvoert om te checken of de werkgever- en nemer tijdens de loondoorbetalingsperiode (van twee jaar) voldoende re-integratie inspanningen hebben gedaan. Doordat het advies van een bedrijfsarts nu leidend wordt, zullen loonsancties voor werkgevers o.b.v. verschillen van inzicht tussen de verzekerings- en bedrijfsarts niet meer mogelijk zijn.
Wijzigingen salarisadministratie 2023
ThuiswerkvergoedingIn 1 januari 2023 mogen werknemers die thuiswerken een onbelaste vergoeding van 2,15 euro per dag ontvangen. Dit geldt ook als de werknemer een deel van de dag thuiswerkt. Je kiest als werkgever in dit laatste geval ervoor of je de onbelaste reiskostenvergoeding betaalt, of de thuiswerkvergoeding van 2,15 euro per dag.
Aof-premie voor kleine werkgevers omlaag
Sinds 1 januari 2022 geldt de gedifferentieerde premie voor het Arbeidsongeschiktheidsfonds, ook wel Aof). Hierdoor hebben kleine werkgevers minder kosten aan de arbeidsongeschiktheid van medewerkers dan de grote werkgevers.
AOW-leeftijd omhoog
De AOW-leeftijd stijgt in 2023 met 3 maanden. De nieuwe AOW-leeftijd is hierdoor 66 jaar + 10 maanden
30%-toets bij overwerk – hoge WW-premie
Om te voorkomen dat vaste contracten (voldoen aan voorwaarden lage premie) als flexibele arbeid worden ingezet, zijn er bepaalde uitzonderingen opgenomen. Bij deze uitzonderingen draagt de werkgever met terugwerkende kracht alsnog de hoge premie af.
Ook relevant:
Heb je hulp nodig bij de salarisadministratie?
Kies je er toch liever voor om de salarisadministratie uit handen te geven en om je kostbare tijd in het ondernemen te steken? Dan ben je bij ons aan het juiste adres. Wij hebben een groot netwerk van deskundige boekhouders door het hele land, die graag je salarisadministratie of volledige boekhouding uit handen nemen.Vul het formulier hieronder in om vrijblijvend tot drie offertes van verschillende boekhouders uit je regio te ontvangen. Nadat je je aanvraag hebt verstuurd zullen wij binnen 24 uur (tijdens werkdagen) contact met je opnemen om je aanvraag kort telefonisch te doorlopen.
Begin mijn aanvraag (100% vrijblijvend)
Ontvang gratis offertes
Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor jou als ondernemer.
