Urenregistratie zzp: zo houdt u als zelfstandig ondernemer uw uren bij
Als zelfstandig ondernemer komt u in aanmerking voor de zelfstandigenaftrek en andere fiscale voordelen voor starters. Een voorwaarde hiervoor is wel dat u aan het urencriterium van 1225 uur voldoet en de urenregistratie hiervan bijhoudt. Lees in dit artikel waarom u urenregistratie moet bijhouden, hoe u dit doet en waarop u moet letten bij het kiezen van urenregistratie software.
Op deze pagina:
Wat is urenregistratie?
Urenregistratie, ook wel urenadministratie of tijdschrijven genoemd, is het proces waarbij u alle uren administreert die u heeft besteed aan uw onderneming. Bij een online urenregistratie boekt u de uren in een online urenregistratie programma (software). Deze online urenregistratie software bewaart uw gegevens veilig en centraal op een online plek. Hierdoor heeft u altijd en op ieder moment toegang tot uw urenregistratie.
Waarom urenregistratie bijhouden?
Zoals we eerder al benoemden is een urenregistratie een voorwaarde van de Belastingdienst om te mogen profiteren van verschillende fiscale voordelen. Daarnaast geeft een goede urenadministratie meer inzicht in de gewerkte uren. Zo weet u precies hoeveel tijd u aan welk type activiteiten kwijt bent.Bent u geen zzp’er en heeft u medewerkers in dienst? Dan geeft u de medewerkers met de urenregistratie de kans om op ieder moment de gewerkte uren in te zien. Hierdoor is er altijd duidelijkheid over de gewerkte uren en de uitbetaling van het salaris. Dit draagt bovendien bij aan een zorgvuldige rapportage van de opgebouwde verlofuren en vakantie.
Voordelen van urenregistratie bijhouden
Hierboven hebben we al verschillende voordelen van urenregistratie toegelicht. Hieronder geven we nog vijf aanvullende voordelen van urenregistratie:- Direct inzicht welke projecten rendabel zijn: door alle uren per project te registreren ziet u direct waar veel uren in gaat zitten en wat weinig oplevert. Zo kunt u sneller achterhalen welk project rendabel is en welke niet. Gebruik deze gegevens om in gesprek te gaan met de klant, wie weet biedt dit ruimte om over de prijs te onderhandelen.
- Inzicht in voortgang van projecten: urenregistratie is handig om de voortgang van uw projecten bij te houden. U ziet direct welke projecten op schema liggen en waar no eventueel bijsturing nodig is.
- Sneller kunnen factureren: veel urenregistratie softwareprogramma’s zijn direct gekoppeld aan een facturatietool. U kunt direct factureren en er worden automatisch betalingsherinneringen verstuurt.
- Bewaking van tijdsbesteding: als u af en toe vergeet om uren bij te houden, dan is de kans groot dat u meer uren aan een project besteedt dan wat u factureert. Door online uw urenregistratie bij te houden ziet u in realtime waar eventueel te veel uren in gaan zitten.
- Uren verantwoorden aan de klant: dit voordeel spreekt voor zich, u kunt alle gewerkte uren verantwoorden naar de klant toe.
Is een urenregistratie zzp verplicht?
Het registreren van de uren is voor zzp’ers niet verplicht, maar wel verstandig om te doen. Het geeft u meer inzicht en helpt u bij het bepalen van een uurtarief. Het registreren van de uren bewijst dat u een echte ondernemer bent en kunt voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst.Uren vergeten bij te houden
Als het aantal opdrachtgevers toeneemt, krijgt u het steeds drukker. Het kan dan voorkomen dat u de uren niet correct of überhaupt niet noteert. U bent druk bezig voor verschillende opdrachtgevers op dezelfde dag en weet uiteindelijk niet meer hoeveel uur u heeft besteed aan welke opdrachtgever. Probeer om de uren goed bij te houden, want uiteindelijk levert het niet registreren van de uren niet alleen problemen op voor uw opdrachtgevers, maar ook voor het urencriterium bij de Belastingdienst.
Welke uren tellen mee voor het urencriterium?
Letterlijk alle uren die u besteedt aan het runnen van uw onderneming tellen mee voor het urencriterium. Dit zijn dus niet alleen de gefactureerde uren aan uw klanten. Voorbeelden van uren:- Bijhouden van de administratie;
- Het opstellen van facturen;
- Het maken van offertes;
- Het maken en bijhouden van uw website;
- Marketing voeren;
- Werkzaamheden voor klanten;
- Reistijd naar klanten;
- enzovoorts.
Uren die niet meetellen (samenwerkingsverband)
Indien u deel uitmaakt van een maatschap of vof, dan tellen uw gewerkte uren niet mee voor het urencriterium in de volgende situaties:
- De verbonden personen genieten van de winst als ondernemer, maar u zelf niet. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij een ondermaatschap.
- U doet vooral (voor minstens 70%) ondersteunende werkzaamheden.
Hoe bewijs ik het urencriterium van 1225 uur?
Het urencriterium werd bedacht om het zelfstandig ondernemerschap te stimuleren. Er wordt op deze manier voorkomen dat iedereen zich zomaar bij de KvK kan inschrijven en kan genieten van de speciale regelingen, ook al worden minimale werkzaamheden verricht. Het urencriterium is 1225 uur per jaar. Ook al start u uw bedrijf op 1 juli (en werkt u nog slechts 6 maanden), dan moet u toch 1225 uur volmaken in de resterende maanden om in aanmerking te komen voor de fiscale voordelen.Het criterium geldt alleen als u 50% van uw werktijd aan uw onderneming heeft besteed. Dit geldt bovendien alleen als u de laatste 5 jaar ondernemer bent geweest. Als u in één van de afgelopen vijf jaren geen ondernemer was, dan hoeft u hier niet aan te voldoen. Onderbrak u uw werkzaamheden vanwege zwangerschap? Dan tellen de niet-gewerkte uren over een totaal van 16 weken toch mee als gewerkte uren. U bewijst het urencriterium door iedere dag de uren die u in uw bedrijf stopt te noteren. Houd een agenda bij en bewaar bewijzen, zoals facturen of uw belgeschiedenis.
Hoe kan ik uren bijhouden als zzp’er?
Er zijn twee verschillende manieren om uw urenadministratie bij te houden: online uren registreren via een programma of de uren bijhouden in Excel. Beide manieren kennen hun voor- en nadelen, we lichten hieronder de verschillen toe.Zzp urenregistratie in Excel
We begrijpen dat niet iedereen toegang heeft tot een uitgebreid softwarepakket. Al zeker als startende ondernemer is het werken in Excel een optie. Urenregistratie in Excel is gratis en wordt meestal bij een pc, tablet of smartphone standaard meegeleverd. Een andere optie is een online versie gebruiken zoals Google Spreadsheets. Er zijn online verschillende gratis templates te vinden voor urenregistratie in Excel of Google Spreadsheets.Een nadeel van het bijhouden van de uren in Excel is dat het allemaal te ingewikkeld wordt zodra uw onderneming groeit. U zult dan van allerlei formules moeten gebruiken om de verschillende werkbladen van verschillende opdrachtgevers en werkactiviteiten aan elkaar te kunnen koppelen. Daarnaast is een fout al snel gemaakt.
Zzp urenregistratie via software
Bij een online urenregistratie kunt u foutloos factureren. De meeste zzp’ers kiezen voor deze methode. De verantwoording van de uren gaat sneller en makkelijker, dit bespaart u een hoop tijd. Vaak is het mogelijk om de urenregistratie via een mobiele app te raadplegen, zo kunt u op ieder gewenst moment bij de gegevens komen. Het bijhouden van de uren kost u dan slechts een minuutje, wat u prima kunt doen als u in de trein zit of in de auto stapt.Hoe kies ik de juiste urenregistratie software?
Er zijn gelukkig ook een hoop alternatieven voor Excel. Als zzp’er heeft u ontzettend veel keuze uit verschillende urenregistratie softwareprogramma’s. Om de geschikte urenregistratie software te vinden is het belangrijk dat u eerst in kaart brengt welke functies u nodig heeft voor uw urenadministratie.Wilt u bijvoorbeeld de urenregistratie kunnen koppelen aan uw factuurprogramma? Of aan uw boekhoudprogramma? Werkt u het liefst met een agendafunctie? Dit zijn allemaal zaken om over na te denken.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Waarom moet ik mijn uren als zzp'er bijhouden?Het bijhouden van uw uren is belangrijk om een duidelijk overzicht te hebben van de tijd die u aan uw werk besteedt. Het kan u helpen om uw tarieven te bepalen, uw facturering te vereenvoudigen en inzicht te krijgen in hoe u uw tijd het effectiefst kunt besteden.
Hoe kan ik mijn uren als zzp'er bijhouden?
Er zijn verschillende manieren om uw uren bij te houden. U kunt bijvoorbeeld een Excel-spreadsheet gebruiken, een urenregistratie-app downloaden of een papieren dagboek bijhouden. Kies een methode die voor u het meest praktisch is en die u consequent kunt bijhouden.
Moet ik mijn uren dagelijks bijhouden?
Het is aan te raden om uw uren dagelijks bij te houden om een nauwkeurig overzicht te hebben van uw werkzaamheden en om ervoor te zorgen dat u niets vergeet. Als u uw uren eenmaal per week of maand bijhoudt, kan het lastig zijn om uw werkzaamheden van die periode te herinneren en kunt u uren vergeten.
Wat moet ik opnemen in mijn urenregistratie?
U dient de datum, het tijdstip, de duur van de activiteit en een beschrijving van de werkzaamheden die u heeft verricht op te nemen in uw urenregistratie. Het is ook aan te raden om de klantnaam en het projectnummer op te nemen, zodat u gemakkelijk uw facturen kunt opstellen.
Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn urenregistratie voldoet aan de belastingwetgeving?
Het is belangrijk om uw urenregistratie te bewaren en te archiveren, zodat u deze indien nodig kunt overleggen aan de Belastingdienst. Het is ook aan te raden om uw facturen te bewaren, aangezien deze als bewijs kunnen dienen van de gewerkte uren en de bijbehorende inkomsten. Raadpleeg een belastingadviseur als u twijfelt over de wettelijke vereisten voor uw urenregistratie.
Hoe kan ik mijn urenregistratie gebruiken om mijn bedrijf te verbeteren?
Door uw urenregistratie te analyseren, kunt u inzicht krijgen in hoe u uw tijd het effectiefst kunt besteden en waar u mogelijk uw werkproces kunt verbeteren. U kunt bijvoorbeeld zien welke taken u te veel tijd kosten en waar u meer efficiëntie kunt bereiken. Dit helpt u om uw bedrijfsvoering te optimaliseren en uw winst te verhogen.
Ook interessant:
- Zakelijke lening starters vergelijken
- Zzp’er worden? Dit zijn de voor- en nadelen op een rijtje
- Zakelijke creditcard voor (startende) ondernemers vergelijken
- Een goede offerte maken zzp: offerte maken voorbeeld
- Welke belastingvoordelen voor zzp’ers zijn er?
Zoekt u een ervaren boekhouder?
Heeft u hulp nodig van een deskundige boekhouder of accountant bij u in de regio? Dan bent u bij ons aan het juiste adres. We hebben een groot landelijk netwerk van aangesloten boekhouders, accountants en kantoren waardoor er altijd wel een specialist bij u in de buurt zit. Vul uw aanvraag in via onderstaand formulier, dan brengen we u in contact met maximaal drie boekhouders bij u in de buurt.Begin mijn aanvraag (100% vrijblijvend)
Vraag gratis een offerte aan!
Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor jou als ondernemer.
