Digitaal boekhouden voor je eenmanszaak: zelf doen of uitbesteden?

Wil je zelf boekhouden voor je eenmanszaak of dit toch liever uitbesteden? Dit is wat veel zzp’ers zich afvragen. Tegenwoordig is het eenvoudig om zelf boekhouding te doen via slimme software en handige apps (Exact Online, Yuki, Unit 4, Twinfield, etc.). Het verwerken van bonnetjes en facturen gaat eenvoudig. Door automatisering van de administratie kun je kosten besparen en efficiënt te werk gaan. Toch brengt digitaal boekhouden risico’s met zich mee.

In dit artikel bespreken we met welke werkzaamheden je te maken krijgt als je zelf gaat boekhouden en gaan we in op de voor- en nadelen van digitaal boekhouden voor je eenmanszaak.

Boekhouding eenmanszaak uitbesteden

Voordelen

Tijdsbesparing
Door online automatisering van de administratie kun je een hoop tijd besparen. Online hoef je maar één keer alle gegevens in te vullen en dan worden ze direct verwerkt. Ook kunnen overal direct gegevens zoals uren worden ingevuld. Als je dit meteen invult dan hoef je op een later moment niet meer naar de gegevens te zoeken.
Fysiek ruimte besparen
Door online te gaan boekhouden hoef je niet langer meer stapels papieren te bewaren in kasten of archieven in je voorraadkamer of kantoor. Alle gegevens zijn digitaal beschikbaar waardoor je geen ruimte meer kwijt bent aan de administratie.
Eenvoudige koppeling
Je kunt je online boekhoudprogramma eenvoudig koppelen aan je internetbankieren en aan je inkomende en uitgaande facturen. De administratie digitaal bewaren gaat zo een stuk sneller.
Automatische back-up
Met digitaal boekhouden worden automatisch kopieën van je werk gemaakt. Hierdoor verlies je nooit je werk door slordigheid of bij het uitbreken van brand. Je hoeft daarnaast niet meer afhankelijk te zijn van je eigen server, een boekhoudprogramma werkt vaak met meerdere grotere online servers waar je gegevens veilig worden bewaard.

Nadelen

Vastzitten aan een abonnement
Er bestaan wel verschillende gratis online boekhoudprogramma’s, maar meestal ben je dan erg beperkt in het aantal functies en de mogelijkheden. Voor een optimale ervaring zit je vaak vast aan een abonnement.
Veiligheid
De meeste boekhoudprogramma’s hebben een goede beveiliging waarbij je regelmatig het wachtwoord dient te veranderen. Wel is online boekhouden via een boekhoudprogramma gevoeliger voor hackers dan wanneer je ervoor kiest om te werken op een computer die niet is verbonden met het internet. Bovendien hangt de hele beveiliging af van je wachtwoord, zorg er dus voor om een uniek wachtwoord op te stellen.
Offline niet mogelijk
Als je tijdelijk zonder internet zit dan is digitaal boekhouden uiteraard niet mogelijk. Er is altijd internet nodig om digitaal te kunnen boekhouden. Bovendien moet het internet snel genoeg zijn om het boekhoudprogramma zonder problemen te kunnen draaien. Dit is dus niet altijd even handig.
Geen garantie dat alles klopt
Tot slot misschien nog wel het grootste nadeel; je bent niet ervan gegarandeerd dat al je werk ook daadwerkelijk klopt. Je kunt er ook voor kiezen om enkel een boekhouder in te huren om alle rapporten en aangiftes die je maakt te controleren, zodat je er zeker van bent dat wat je invult juist is.

Boekhouding eenmanszaak uitbesteden of toch zelf doen? De werkzaamheden

We zetten voor je op een rijtje waarmee je zoal te maken krijgt als je ervoor kiest om zelf de boekhouding en administratie te voeren.

Facturen opstellen

Zodra werkzaamheden zijn afgerond of een voorschot in rekening wordt gebracht moet je daarvoor een factuur maken. Je gebruikt een sjabloon waarop de bedragen of uren worden ingevuld. Je stuurt de factuur vervolgens naar de klant. Vaak hebben ondernemers een boekhouder in dienst die dit uitvoert, maar er zijn ook genoeg online factureringsprogramma’s waarmee je eenvoudig facturen kunt opstellen.

Administratie bijhouden

Om administratie goed bij te blijven houden is het van belang dat je geordend bent en niet zomaar alle bonnetjes en facturen ergens in een lade mikt. Als je niet gestructureerd je administratie bijhoudt, dan raden we aan om de gehele boekhouding uit te besteden aan een professionele boekhouder.

Btw-aangifte doen

Als je een kleine onderneming hebt en weinig facturen verstuurt dan kun je dit eenvoudig zelf verzorgen. Je hoeft alleen te controleren hoeveel btw je hebt ontvangen en hoeveel je heb betaald. De betaalde btw trek je af van de ontvangen btw, zo weet je hoeveel omzetbelasting je nog moet betalen of terugkrijgt. Echter, als je onderneming groeit en je maandelijks of per kwartaal btw-aangifte opstelt, dan is het fijn om een boekhouder in dienst te nemen. Een boekhouder geeft je een seintje als het tijd is om btw-aangifte te doen. Bovendien kan hij of zij controleren of je btw-aangifte klopt.

Balans en winst- en verliesrekening opstellen

Aan het einde van het jaar stel je de balans, winst- en verliesrekening op. Uit alle financiële transacties kun je opmaken hoeveel winst of verlies je hebt gemaakt in het afgelopen jaar.

Jaarrekening opstellen

Een jaarrekening wordt opgesteld aan het einde van het jaar. Dit is echter niet verplicht voor een eenmanszaak, maar wel erg handig om inzicht te hebben en houden in de financiële situatie van je bedrijf.

Aangifte inkomstenbelasting

De inkomstenbelasting is voor veel zzp’ers iets ingewikkelder. De regels en wetten t.a.v. de inkomstenbelasting veranderen continu. Ieder jaar dien je alle stukken aan te leveren. Profiteer als startende ondernemer van de startersaftrek en zelfstandigenaftrek en vraag indien de omstandigheden ongunstig zijn om de aangifte tijdig af te ronden uitstel aan. Krijg je de kriebels van de inkomstenbelasting? Dan kun je dit beter overlaten aan een ervaren boekhouder.

e-Boekhouden
Dit programma kun je 15 maanden lang gratis gebruiken. Het gebruik van dit pakket is onbeperkt, denk aan btw-aangiftes, urenregistratie enzovoorts. Pas als je na deze eerste 15 maanden besluit om door te gaan met dit programma dan moet je gaan betalen. Dit is circa € 7,95 per maand voor een zzp-pakket.
Moneybird
Dit boekhoudprogramma is altijd gratis te gebruiken, maar is wel beperkt tot maximaal drie facturen per maand. Als je meer facturen hebt dan is dit natuurlijk niet voldoende. Maar het is wel een goede start om even de kosten van een boekhoudprogramma achterwege te kunnen laten. Bovendien kun je de eerste 60 dagen gratis gebruikmaken van het programma tijdens de proefperiode.
Rompslomp
Dit programma is gratis te gebruiken, maar heeft voor meer mogelijkheden een pro-versie beschikbaar. Met de gratis versie kun je onbeperkt facturen en offertes maken. Als je kiest voor een betaalde variant kun je daarnaast de urenregistratie bijhouden, facturen e-mailen, de balans maken, enzovoorts. Het is een eenvoudig boekhoudprogramma dat gebruiksvriendelijk en geschikt is voor alle soorten zzp'ers en eenmanszaken.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is digitaal boekhouden?

Digitaal boekhouden is kortgezegd het bijhouden van de boekhouding met behulp van software en digitale tools. Vaak wordt er gebruik gemaakt van een online boekhoudprogramma. Er worden hierbij financiële gegevens zoals facturen, bonnetjes en bankafschriften digitaal verwerkt en opgeslagen.

Wat zijn de voordelen van digitaal boekhouden?

Het grootste voordeel van digitaal boekhouden is dat het efficiënter werkt dan traditioneel boekhouden op papier, waardoor je tijd en kosten bespaart. Gegevens worden sneller en makkelijker verwerkt. Bovendien wordt de kans op (menselijke) fouten verkleind, omdat de gegevens niet langer handmatig hoeven te worden ingevoerd.

Welke boekhoudprogramma kan ik gebruiken voor digitaal boekhouden?

Er zijn vanallerlei soorten softwarepakketten beschikbaar voor digitaal boekhouden, zoals Exact, Twinfield en e-Boekhouden. Welk zzp boekhoudprogramma het meest geschikt is voor jouw onderneming hangt af van jouw specifieke wensen en behoeften.

Moet ik als ondernemer zelf mijn boekhouding doen of kan ik het uitbesteden?

Het hangt af van je eigen kennis en ervaring op het gebied van boekhouden, plus de tijd die je extra hebt om de boekhouding bij te houden wat de beste keuze voor jou is. Over het algemeen wordt er wel altijd geadviseerd om een professionele boekhouder of accountant in de arm te nemen, omdat hij of zij je kan adviseren en de boekhouding foutloos en op tijd uitvoert.

Is digitaal boekhouden veilig?

Digitaal boekhouden is over het algemeen veilig, mits je gebruik maakt van betrouwbare software en de juiste beveiligingsmaatregelen treft. Zo is het belangrijk om sterke wachtwoorden te gebruiken en om regelmatig een back-up te maken van je gegevens.

Moet ik mijn facturen en bonnetjes bewaren als ik digitaal boekhoud?

Je bent verplicht om facturen en bonnetjes minimaal zeven jaar te bewaren. Dit geldt zowel voor digitale als papieren versies.

Kan ik met digitaal boekhouden ook mijn belastingaangifte doen?

Met behulp van de juiste software kun je zelf de belastingaangifte doen. Dit bespaart je een hoop tijd en zorgt voor minder fouten.

Kan ik met digitaal boekhouden ook mijn voorraadbeheer bijhouden?

Ja, veel softwarepakketten bieden ook mogelijkheden voor voorraadbeheer. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld een webshop hebt en de voorraad bij wilt houden.

Kan ik mijn digitale boekhouding delen met mijn boekhouder of accountant?

De meeste softwarepakketten bieden de mogelijkheid om de digitale boekhouding te delen met je boekhouder of accountant. Zo kunnen zij meekijken en je beter adviseren over bijvoorbeeld belastingaangiftes en jaarrekeningen.