Boekhouding zelf digitaal doen voor uw eenmanszaak?

7 minuten leestijd

Wilt u zelf boekhouden voor uw eenmanszaak of dit toch liever uitbesteden? Dit is wat veel zzp’ers zich afvragen. Tegenwoordig is het eenvoudig om zelf boekhouding te doen via slimme software en handige apps (Exact Online, Yuki, Unit 4, Twinfield, etc.). Het verwerken van bonnetjes en facturen gaat eenvoudig. Door automatisering van de administratie kunt u kosten besparen en efficiënt te werk gaan. Toch brengt digitaal boekhouden risico’s met zich mee. In dit artikel bespreken we met welke werkzaamheden u te maken krijgt als u zelf gaat boekhouden en gaan we in op de voor- en nadelen van digitaal boekhouden voor uw eenmanszaak. 

Boekhouding uitbesteden of toch zelf doen? Dit zijn de werkzaamheden

We zetten voor u op een rijtje waarmee u zoal te maken krijgt als u ervoor kiest om zelf de boekhouding en administratie te voeren. 

  • Facturen opstellen 
    Zodra werkzaamheden zijn afgerond of een voorschot in rekening wordt gebracht moet u daarvoor een factuur maken. U gebruikt een sjabloon waarop de bedragen of uren worden ingevuld. U stuurt de factuur vervolgens naar de klant. Vaak hebben ondernemers een boekhouder in dienst die dit uitvoert, maar er zijn ook genoeg online factureringsprogramma’s waarmee u eenvoudig facturen kunt opstellen.
  • Administratie bijhouden 
    Om administratie goed bij te blijven houden is het van belang dat u geordend bent en niet zomaar alle bonnetjes en facturen ergens in een lade mikt. Als u niet gestructureerd uw administratie bijhoudt dan raden wij aan om de gehele administratie uit te besteden aan een professionele boekhouder.
  • Btw-aangifte doen 
    Als u een kleine onderneming heeft en weinig facturen verstuurt dan kunt u dit eenvoudig zelf verzorgen. U hoeft alleen te controleren hoeveel btw u heeft ontvangen en hoeveel u heeft betaald. De betaalde btw trekt u af van de ontvangen btw, zo weet u hoeveel omzetbelasting u nog moet betalen of terugkrijgt. Echter, als uw onderneming groeit en u maandelijks of per kwartaal btw-aangifte opstelt, dan is het fijn om een boekhouder in dienst te nemen. Een boekhouder geeft u een seintje als het tijd is om btw-aangifte te doen. Bovendien kan hij of zij controleren of uw btw-aangifte klopt.
  • Balans en winst- en verliesrekening opstellen 
    Aan het einde van het jaar stelt u de balans, winst- en verliesrekening op. Uit alle financiële transacties kunt u opmaken hoeveel winst of verlies u hebt gemaakt in het afgelopen jaar.
  • Jaarrekening opstellen 
    Een jaarrekening wordt opgesteld aan het einde van het jaar. Dit is echter niet verplicht voor een eenmanszaak, maar wel erg handig om inzicht te hebben en houden in de financiële situatie van uw bedrijf.
  • Aangifte inkomstenbelasting 
    De inkomstenbelasting is voor veel zzp’ers iets ingewikkelder. De regels en wetten t.a.v. de inkomstenbelasting veranderen continu. Ieder jaar dient u alle stukken aan te leveren. Profiteer als startende ondernemer van de startersaftrek en zelfstandigenaftrek en vraag indien de omstandigheden ongunstig zijn om de aangifte tijdig af te ronden uitstel aan. Krijgt u de kriebels van de inkomstenbelasting? Dan kunt u dit beter overlaten aan een ervaren boekhouder.

Voor- en nadelen van online boekhouden

Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om over te stappen op digitaal boekhouden. Bent u er nog niet over uit of u zelf digitaal wilt boekhouden? We bespreken hieronder de voor- en nadelen.
 

Voordelen

  • 🟢 Tijdsbesparing 
    Door online automatisering van de administratie kunt u een hoop tijd besparen. Online hoeft u maar één keer alle gegevens in te vullen en dan worden ze direct verwerkt. Ook kunnen overal direct gegevens zoals uren worden ingevuld. Als u dit meteen invult dan hoeft u op een later moment niet meer naar de gegevens te zoeken.
  • 🟢 Fysiek ruimte besparen 
    Door online te gaan boekhouden hoeft u niet langer meer stapels papieren te bewaren in kasten of archieven in uw voorraadkamer of kantoor. Alle gegevens zijn digitaal beschikbaar waardoor u geen ruimte meer kwijt bent aan de administratie.
  • 🟢 Eenvoudige koppeling 
    U kunt uw online boekhoudprogramma eenvoudig koppelen aan uw internetbankieren en aan uw inkomende en uitgaande facturen. De administratie digitaal bewaren gaat zo een stuk sneller.
  • 🟢 Automatische back-up 
    Met digitaal boekhouden worden automatisch kopieën van uw werk gemaakt. Hierdoor verliest u nooit uw werk door slordigheid of bij het uitbreken van brand. U hoeft daarnaast niet meer afhankelijk te zijn van uw eigen server, een boekhoudprogramma werkt vaak met meerdere grotere online servers waar uw gegevens veilig worden bewaard.
 

Nadelen

  • 🔴 Vastzitten aan een abonnement 
    Er bestaan wel verschillende gratis online boekhoudprogramma’s, maar meestal bent u dan erg beperkt in het aantal functies en de mogelijkheden. Voor een optimale ervaring zit u vaak vast aan een abonnement.
  • 🔴 Veiligheid 
    De meeste boekhoudprogramma’s hebben een goede beveiliging waarbij u regelmatig het wachtwoord dient te veranderen. Wel is online boekhouden via een boekhoudprogramma gevoeliger voor hackers dan wanneer u ervoor kiest om te werken op een computer die niet is verbonden met het internet. Bovendien hangt de hele beveiliging af van uw wachtwoord, zorg er dus voor om een uniek wachtwoord op te stellen.
  • 🔴 Offline niet mogelijk 
    Als u tijdelijk zonder internet zit dan is digitaal boekhouden uiteraard niet mogelijk. Er is altijd internet nodig om digitaal te kunnen boekhouden. Bovendien moet het internet snel genoeg zijn om het boekhoudprogramma zonder problemen te kunnen draaien. Dit is dus niet altijd even handig.
  • 🔴 Geen garantie dat alles klopt 
    Tot slot misschien nog wel het grootste nadeel; u bent niet ervan gegarandeerd dat al uw werk ook daadwerkelijk klopt. U kunt er ook voor kiezen om enkel een boekhouder in te huren om alle rapporten en aangiftes die u maakt te controleren, zodat u er zeker van bent dat wat u invult juist is.

  • Kortom, zelf digitaal boekhouding doen kan voor een wat meer ervaren ondernemer praktisch werken, maar brengt verschillende risico’s met zich mee als u weinig tot geen ervaring met administratie en boekhouden heeft. Bent u op zoek naar een professionele financial die u adviseert en waarmee u kunt sparren over uw onderneming? Wij hebben de geschikte partner voor u! Lees ook waar u op moet letten bij het vinden van een goede boekhouder

    De beste gratis boekhoudprogramma's voor zzp'ers

    Indien u zelf als zzp'er of eenmanszaak graag aan de slag gaat met de uitvoering van de boekhouding, hebben we hier een overzicht van gratis boekhoudprogramma's gemaakt. Ook al heeft u in het begin van uw onderneming geen geld over om de administratie uit te besteden, dat wil nog niet zeggen dat u gedoemd bent om alle administratie bij te houden in Word of Excel. Bekijk hieronder onze top 3 gratis boekhoudprogramma's voor zzp'ers en eenmanszaken.

    1. e-Boekhouden
      Dit programma kunt u 15 maanden lang gratis gebruiken. Het gebruik van dit pakket is onbeperkt, denk aan btw-aangiftes, urenregistratie enzovoorts. Pas als u na deze eerste 15 maanden besluit om door te gaan met dit programma dan moet u gaan betalen. Dit is € 7,95 per maand voor een zzp-pakket.

    2. Moneybird 
      Dit boekhoudprogramma is altijd gratis te gebruiken, maar is wel beperkt tot maximaal drie facturen per maand. Als u meer facturen heeft dan is dit natuurlijk niet voldoende. Maar het is wel een goede start om even de kosten van een boekhoudprogramma achterwege te kunnen laten. Bovendien kunt u de eerste 60 dagen gratis gebruikmaken van het programma tijdens de proefperiode.

    3. Rompslomp
      Dit programma is gratis te gebruiken, maar heeft voor meer mogelijkheden een pro-versie beschikbaar. Met de gratis versie kunt u onbeperkt facturen en offertes maken. Als u kiest voor een betaalde variant kunt u daarnaast ook de urenregistratie bijhouden, facturen e-mailen, de balans maken, enzovoorts. Het is een eenvoudig boekhoudprogramma dat gebruiksvriendelijk en geschikt is voor alle soorten zzp'ers en eenmanszaken.
     Boekhoudprogramma zzp
    Vul onderstaand aanvraagformulier (vrijblijvend!) in en ontvang drie offertes van boekhouders bij u in de buurt of neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. 👇

    📞 Tel: +31 (0)432003092
    📧 Mail: info@boekhouders.nl

    Begin uw aanvraag (100% vrijblijvend)

    4,6
    130 beoordelingen

    Bedrijfsvorm *
    Werkzaamheden

    Beveiligd met SSL
    Vraag gratis een offerte aan!

    Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor u als ondernemer.