De administratie voor uw webshop inrichten. Hoe pakt u dat aan?

6 minuten leestijd

Een correcte administratie voeren voor een webshop is vaak zeer complex voor webshop houders. In de beginfase lijkt boekhouden vrij eenvoudig voor ondernemers. U koopt producten in en verkoopt ze weer via uw webwinkel. Echter is de realiteit dat er veel meer bij komt kijken. Met name als u ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst om de hoek komt kijken. Nadat u uw onderneming bent gestart heeft u waarschijnlijk een website gelanceerd waarop u uw producten gaat verkopen. U heeft bepaald met welk assortiment u gaat starten, hier onderzoek naar gedaan en u bent op zoek gegaan naar de beste producten voor uw webshop. Heeft u een webshop met veelal lage verkoopprijzen dan neemt het aantal mutaties vlot toe waardoor de administratie al snel een hoop werk en tijd zal kosten. Met de juiste tips zorgt u ervoor dat u uw administratie optimaal bijgehouden hebt.

Maar wat komt er kijken bij webshop administratie?

In dit artikel behandelen we de volgende vragen:

  • Welke verplichtingen heeft u als ondernemer richting de belastingdienst?
  • Hoe koppelt u uw administratie aan een webshop?
  • Samenwerken met een boekhouder voor webshop, een slimme keuze?
  • Wat past het beste bij uw onderneming: een boekhouder of accountant?
  • Waar vindt u de ideale boekhouder of accountant voor een webwinkel?

Welke verplichtingen heeft u als ondernemer richting de Belastingdienst?

Voordat we verder op de materie ingaan is het belangrijk om te weten aan welke regels u zich als ondernemer dient te houden. Waarschijnlijk kent u de meeste verplichten, maar voor de zekerheid benoemen we ze nog even. 

Allereerst wil de Belastingdienst per kwartaal weten hoeveel u via uw webshop verkocht heeft en hoeveel uitgaven u heeft gehad. Dit valt onder de omzetbelasting aangifte. Bij de aangifte geeft u uw inkomsten en uitgaven aan en vult u apart in hoeveel BTW er over de uitgaven en inkomsten verrekend is (laag 9% of hoog 21%). Heeft u een winstgevende webshop dan draagt u het teveel ontvangen BTW af over het afgelopen kwartaal.

Daarnaast dient er jaarlijks de persoonlijke inkomstenbelasting ingediend te worden. Er zijn ieder jaar weer verschillende ondernemers die failliet gaan omdat er geen rekening gehouden wordt met de inkomstenbelasting. Over uw inkomsten moet u als ondernemer namelijk ook nog belasting betalen.

Heeft u een BV? Dan komen er nog enkele andere verplichten bij. Zo bent u als eigenaar van een BV verplicht om de jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel en moet er ook jaarlijks de vennootschapsbelasting worden ingediend. 

Al met al vallen de verplichten reuze mee, maar het is belangrijk dat deze wel strikt nageleefd worden. Dient u bijvoorbeeld uw aangiftes te laat in of betaalt u te laat, dan kunt u een boete verwachten van de Belastingdienst. Het is erg zonde om uw geld hier aan uit te geven. Bij een goede administratie zal dit echter niet hoeven te gebeuren!

Hoe koppelt u uw administratie aan uw webshop

Misschien zit u op dit moment nog in de startfase en weet u nog niet precies wat u met de boekhouding wil. Heeft u nog niet veel omzet en mutaties dan is het verleidelijk om Excel te gebruiken voor het bijhouden van de administratie. Dit raden we u echter af! In Excel sluipen de fouten er snel in en het is moeilijk om deze achteraf nog te corrigeren omdat alles doorberekend wordt. We gaan ervan uit dat u een webshop gestart bent om er een succes van te maken. Zorg er daarom ook voor dat u de belangrijke zaken direct goed inricht! 

U kunt veel tijdwinst boeken door de administratie te digitaliseren. Doordat u online verkoopt heeft u vaak de facturen digitaal beschikbaar. Ook de inkoopfacturen ontvangt u waarschijnlijk digitaal of kunt u anders heel makkelijk online uploaden door middel van een scan & herken systeem. Bij een scan & herken systeem kunt u via een app een foto maken van de factuur en deze wordt dan direct ingelezen in het boekhoudprogramma. Hierdoor hoeft u zelf niets meer in te boeken en heeft u binnen 10 seconden de administratie weer up-to-date! De bekende aanbieders van webshops zoals Magento, Wix en Shopify hebben allemaal modules ingebouwd waardoor de administratie gekoppeld kan worden aan het boekhoudprogramma.

Samenwerken met een boekhouder voor uw webshop?

Het antwoord daarop is simpel: Ja!

Een boekhouder of accountant kan u ondersteunen en veel werkzaamheden uit handen nemen. Daarnaast kent een boekhouder of accountant ook fiscale voordelen waar u zelf waarschijnlijk nog geen weet van hebt. Door deze voordelen te benutten zorgt de financiële partner ervoor dat uw winst geoptimaliseerd wordt. Het uitbesteden van de administratie kost geld, maar u krijgt er een hoop voor terug. U bespaart vele uren die u nu kunt besteden aan uw webshop (tijd is geld) en door het benutten van de kennis van de boekhouder of accountant is uw winst waarschijnlijk ook nog hoger!

Een ander voordeel van een samenwerking met een administratie- of accountantskantoor is dat u gebruik kunt maken van hun software. Veel kantoren werken samen met boekhoudprogramma’s zoals Exact, Unit 4, Yuki, Twinfield, Snelstart of Afas. Om een van deze pakketten als (kleine) online ondernemer aan te schaffen is vaak een grote kostenpost. Door het programma van de boekhouder of accountant te gebruiken bespaart u geld wat u weer voor de groei van de onderneming kunt gebruiken.

Wat past het beste bij uw onderneming: een boekhouder of accountant?

Om te bepalen waar u baat bij hebt is het goed om te weten wat het verschil is tussen een boekhouder en accountant. Een accountant is een beschermd beroep en boekhouder is een vrij beroep. Iedereen mag zijn of haar eigen administratiekantoor opstarten en zichzelf boekhouder noemen. Een accountant heeft diploma’s behaald en is dus zeker op de hoogte van het Nederlands belastingstelsel en de wetgeving. Ook zijn er boekhouders die over diploma’s beschikken, maar dit is niet bij iedereen het geval. Vaak zijn deze boekhouders aangesloten bij een branche organisatie. 

Wanneer u echter geen bijzondere werkzaamheden verricht kan een boekhouder de administratie makkelijk voor u verzorgen. Wanneer de webshop dermate groeit dat er ook nog andere verplichtingen komen, zoals een accountantsverklaring, dan is het zeer zeker aan te raden om direct samen te werken met een accountant. Een accountant is meestal duurder dan een boekhouder.

Waar vindt u de ideale boekhouder of accountant voor een webwinkel?

Wij merken dat veel ondernemers het moeilijk vinden om de ideale financiële partner te vinden. Vaak is dit een combinatie van prijs, persoonlijke klik en kwaliteit. Om een geschikte boekhouder of accountant te vinden kunt u het beste gebruik maken van de gratis en verblijvende service van Boekhouders.nl. 

Doe hieronder een gratis offerteaanvraag en wij brengen u contact met drie kantoren die volledig aansluiten op uw wensen en behoeften. Hierbij wordt rekening gehouden met de grootte van de webshop en de administratie, de persoonlijke voorkeuren en de locatie.

Begin uw aanvraag (100% vrijblijvend)

4,6
130 beoordelingen

Bedrijfsvorm *
Werkzaamheden

Beveiligd met SSL
Vraag gratis een offerte aan!

Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor u als ondernemer.