Een eigen administratiekantoor beginnen tijdens de crisis: wat moet u allemaal doen?

6 minuten leestijd

Een eigen administratiekantoor of eenmanszaak beginnen tijdens de crisistijd? Laat de coronacrisis geen roet in het eten gooien als u een bedrijf wilt opstarten. Wel zal het stappenplan iets anders verlopen dan wanneer er geen crisis was geweest. Hieronder beschrijven we de stappen die u doorloopt bij het starten van een administratiekantoor tijdens de crisis.

Stappenplan een eigen administratiekantoor beginnen tijdens crisisperiode

Om een eigen administratiekantoor te beginnen doorloopt u de volgende stappen:

  1. Vertaal uw plannen in een business plan
  2. Beslis uw rechtsvorm
  3. Inrichten van verzekeringen en administratie
  4. Werkwijze beslissen
  5. Klanten bereiken

We lichten de stappen hieronder één voor één toe.

Stap 1: Vertaal uw plannen in een businessplan

Om als ondernemer aan de slag te gaan is het aan te raden om een businessplan op te stellen waarin de plannen, intenties, missie, visie en strategie worden toegelicht. Dit draagt bij aan de helderheid van uw plannen met het oprichten van uw administratiekantoor.

Een essentieel aspect in het businessplan is de concurrentieanalyse. Hierin licht u de sterktes, zwaktes, bedreigingen en kansen toe met betrekking tot de concurrenten in uw omgeving. Belangrijk hierbij is dat u een marketingstrategie opstelt waardoor uw toegevoegde waarde transparant is. Tenslotte is het belangrijk om een financieel plan toe te voegen waarin u de financiering van uw administratiekantoor onderbouwt. Wellicht is het ook interessant om in uw omgeving te kijken naar ondernemers die hun administratiekantoor verkopen.

Plan aanpassen bij de situatie
We zijn van de ene op de andere dag ineens in de coronacrisis beland. Het is belangrijk om uw businessplan hierop aan te passen. U wordt uitgedaagd om creatiever te werk te gaan, meer op te vallen en in te spelen op de huidige situatie. Controleer of u het bedrijf kunt starten met minder kosten, bijvoorbeeld door bepaalde aftrekposten.  Houd er bovendien rekening mee dat de verwerking van een vergunning of toestemming van de gemeente om het bedrijf te kunnen starten langer kan duren dan gebruikelijk. 

Start met werken vanuit thuis
Dit jaar is het niet meer dan normaal om een bedrijf vanuit thuis te starten, vooral wanneer dit een administratiekantoor betreft is dit eenvoudig. De voordelen hiervan zijn dat u een hoop kosten kunt besparen. Een nadeel is echter dat u wellicht sneller bent afgeleid door bijvoorbeeld kinderen die thuis zijn. Bovendien werkt dit jaar sowieso een groot deel van de werknemers en opdrachtgevers vanuit thuis. Bent u toch van plan om een pand te huren? Maak dan goede onderhandelingen over de voorwaarden en de huurprijs, al zeker deze periode!

Stap 2: Wat wordt uw rechtsvorm?

De ondernemingsvorm bepaalt of u privé aansprakelijk wordt gesteld voor eventuele schulden die voortvloeien uit de onderneming. Hieronder sommen wij een aantal rechtsvorm zonder privé aansprakelijkheid voor u op:
- Besloten vennootschap (B.V.);
- Naamloze vennootschap (N.V.);
- Coöperatie;
- Stichting.

Indien u starter bent is het voor de hand liggend dat u voor een eenmanszaak of vennootschap onder firma kiest. De meeste starters kiezen ervoor om te starten met een eenmanszaak. Enerzijds zorgt dit ervoor dat u wel privé aansprakelijk gesteld kunt worden voor eventuele schulden, anderzijds zorgt dit voor meerdere belastingvoordelen zoals de startersaftrek, etc.

💡 Tip: sluit u aan bij een belangenvereniging of een brancheorganisatie, zij zullen voor u opkomen tijdens moeilijke perioden. 

Tenslotte is het belangrijk voor uw marketingstrategie en naamsbekendheid om een herkenbare naam te kiezen voor uw administratiekantoor. Dit kunt u doorgeven tijdens de afspraak bij de Kamer van Koophandel. De afspraak plant u online in via de website van de Kamer van Koophandel. Door de coronamaatregelen zijn er speciale regels op de KVK kantoren. De KVK neemt telefonisch contact met u op of bespreekt ter plekke wat deze maatregelen inhouden. Na het inschrijven van uw onderneming wordt er automatisch een btw-nummer aan uw onderneming gekoppeld.

Stap 3: Het inrichten van verzekeringen en administratie

Als ondernemer is het belangrijk om zelfstandig uw verzekeringen en pensioenopbouw in te richten. Hierbij hoort ook de rechtsbijstandverzekering, de arbeidsongeschiktheidsverzekering, etc. Om duidelijkheid te uiten over uw dienstverlening naar uw klanten is het essentieel om algemene voorwaarden op te stellen. Hierin kunnen klanten zien waar zij aan verbonden worden zodra gebruik gemaakt wordt van de dienstverlening.

Vervolgens moet u de administratie goed inrichten, waarbij het verplicht is vanuit de overheid om minimaal 7 jaar de administratie te behouden. Om de opslag te verkleinen is het aan te raden om gebruik te maken van een digitaal boekhoudsysteem waarin de geschiedenis wordt opgeslagen.

Stap 4: Wat wordt uw werkwijze?

Tegenwoordig is vrijwel alles gedigitaliseerd op het gebied van administratie. De meeste administratiekantoren kiezen ervoor om met een online boekhoudsysteem te werken. Hiermee bespaart u veel tijd en heeft u een beter overzicht over de financiën van uw klanten. Hieronder sommen wij een aantal boekhoudsystemen voor u op:
- Exact Online;
- Unit 4;
- Twinfield;
- Yuki;
- E-boekhouden.nl;
- SnelStart;
- Rompslomp.

Stap 5: Bereik uw klanten

Zodra u het administratiekantoor heeft opgericht, is het doel om uw klantenbestand te vullen. U kunt klanten bereiken door een gerichte marketingstrategie te handhaven. In de crisistijd wordt een bijzondere aanpak gevraagd om aan klanten te komen, zo zult u creatiever moeten zijn via online adverteren gezien de wereld dit jaar meer dan ooit online is. Toch blijven er een aantal basisprincipes hetzelfde:

  • Het bepalen van uw doelgroep
  • Bepalen welke communicatiekanalen interessant zijn om deze doelgroep te bereiken. Hierbij kunt u denken aan het ontwerpen van een website, banner of reclames via andere kanalen zoals social media.
  • Houd bestaande klanten continu op de hoogte van de laatste ontwikkelingen van uw bedrijf, producten en/of diensten via uw website of via een nieuwsbrief.
  • Ga na welke andere ondernemers interessant zijn om mee samen te werken. Via gezamenlijke acties wordt het bereik vele malen groter.

Het voeren van marketing kan tijdrovend en kosten inefficiënt zijn. U kunt er ook voor kiezen om ons te laten helpen bij het werven van nieuwe klanten. Via ons platform kunt u instellingen toevoegen waardoor u geschikte opdrachten krijgt te zien. U kunt contact opnemen om met een van onze accountmanagers een vrijblijvende demonstratie te doorlopen in ons portaal.

Administratiekantoor starten of op zoek naar klanten?

Gaat u een eigen administratiekantoor starten of heeft u reeds een administratiekantoor en bent u op zoek naar meer klanten? Wij geven u graag een vrijblijvende demonstratie in ons portaal, vul vandaag nog ons aanvraagformulier hieronder in en wij gaan direct voor u aan de slag. 👇 Neem voor vragen contact met ons op via tel: +31 (0)432003092 of stuur gerust een mailtje naar info@boekhouders.nl.

Begin uw aanvraag (100% vrijblijvend)

4,6
130 beoordelingen

Bedrijfsvorm *
Werkzaamheden

Beveiligd met SSL
Vraag gratis een offerte aan!

Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor u als ondernemer.