Hoe rittenregistratie bijhouden? Alles wat je moet weten

7 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 25-04-2024

Rijd je in een auto van de zaak? En wil je rittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst? We snappen dat je liever geen bijtelling betaalt over de auto van de zaak en dat je de zakelijke kilometers op een overzichtelijke manier wilt registreren. Maar hoe werkt een rittenregistratie? En welke eisen stelt de Belastingdienst? Lees hier alles over rittenadministratie.

Op deze pagina:

Wat is rittenregistratie?
- Wat is het verschil tussen ritten- en kilometerregistratie?
Waarom rittenregistratie bijhouden?
- Werkgeversvrijstelling BPM
Wanneer is een rittenregistratie verplicht (voor de Belastingdienst)?
Hoe rittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst?
Waar moet een rittenregistratie aan voldoen?
Hoe lang rittenregistratie bewaren?
Welke rittenregistratie app kiezen?
- Waarop letten bij het kiezen van een rittenregistratie systeem?
Veelgestelde vragen (FAQ)
Rittenadministratie of (volledige) boekhouding uitbesteden

Wat is rittenregistratie?

Via een rittenregistratie tool krijg je een overzicht van alle ritten die je in een kalenderjaar met je zakelijke (lease) auto hebt gereden. Ook kun je de privékilometers onderscheiden voor de Belastingdienst.

Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar? Dan moet je zelfs bijtelling betalen. Houd rittenregistratie bij om aan te kunnen tonen dat je onder de 500 kilometer blijft.

Hulp bij administratie

Wat is het verschil tussen ritten- en kilometerregistratie?

Als je in een auto van de zaak rijdt, dan moet je kunnen bewijzen dat je minder dan 500 kilometer per jaar rijdt. Hier is alleen een rittenregistratie voor nodig. Als je alleen de zakelijke reiskosten wilt boeken, dan is een eenvoudige kilometerregistratie ook al voldoende.

Waarom rittenregistratie bijhouden als zzp'er?

Zoals we hierboven aangaven is het belangrijk om je rittenregistratie als bewijs te kunnen tonen (aan de Belastingdienst) dat je niet meer dan 500 privékilometers hebt gereden in een bedrijfsauto. Op deze manier kun je blijven genieten van het rijden in je bedrijfsauto zonder de extra bijtelling of eventuele boetes van de Belastingdienst.

Werkgeversvrijstelling BPM

Woon je in Nederland, maar ben je de eigenaar of medewerker van een bedrijf in het buitenland? Dan bezit je waarschijnlijk een auto met een buitenlands kenteken. Je moet dan kunnen bewijzen dat je de auto voor minstens 50% voor zakelijke doeleinden buiten Nederland gebruikt. Als je dit goed bijhoudt in je rittenregistratie, dan kun je een werkgeversvrijstelling BPM (Belasting van Personenauto’s en Motorrijwielen) krijgen.

Ook interessant:

Welke belastingvoordelen voor zzp’ers zijn er?

Wanneer is een rittenregistratie verplicht (voor de Belastingdienst)?

Als je besluit bijtelling te betalen, of als je de Belastingdienst nergens van hoeft te overtuigen, dan is een rittenregistratie niet verplicht.

Een rittenregistratie is belangrijk als u:

Geen btw over het privégebruik wilt betalen;
De auto van de zaak niet privé wilt gebruiken;
Met je eigen vervoer wilt kunnen reizen;
Geen vrijstelling van BPM voor de werkgever wilt aanvragen.

Boekhouder (ritten)administratie vinden

Hoe rittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst als zzp'er?

In principe zijn er vier verschillende manieren waarop je rittenregistratie kunt bijhouden:

Rittenregistratie met GPS: met een GPS-rittenregistratiesysteem worden alle ritten automatisch vastgelegd. Het kastje in je auto bepaalt via GPS-satellieten de locatie van je auto en verstuurt dit naar je online account. Van deze ritten wordt een volledige rittenregistratie gemaakt.
Handmatige rittenregistratie: als je ervoor kiest handmatig de ritten bij te houden (zowel zakelijk als privé), dan moet je iedere rit die je rijdt opschrijven in een boekje in de auto. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook onhandig, omdat je niet altijd direct de juiste gegevens bij de hand hebt.
Rittenregistratie in Excel: deze manier lijkt eigenlijk veel op de handmatige rittenregistratie. Het enige verschil is dat je de ritten digitaal bijhoudt in Excel in plaats van in een schriftje of boekje in de auto. Hierdoor kun je de rittenadministratie eenvoudiger bewaren voor de Belastingdienst. Ook deze manier is tijdrovend.
Rittenregistratie via Apps: via een rittenregistratie app kun je automatisch ritten bijhouden. Meestal moet je wel de app activeren, anders start hij niet met meten van de rit. Zorg dat je altijd een oplader voor je smartphone in de auto heeft liggen, want zulke apps kunnen veel batterij wegslokken.

Tip: sommige boekhoudprogramma’s hebben standaard een kilometeradministratie in hun pakket.

De meeste mensen kiezen ervoor om een online rittenregistratiesysteem (app) te gebruiken. Als je losse papiertjes bewaart, dan is de kans groot dat je administratie onoverzichtelijk of zelfs incompleet raakt. Een online rittenregistratiesysteem heeft verschillende voordelen vergeleken met handmatige administratie. Zo bespaar je een hoop tijd, omdat alles automatisch wordt verwerkt, en je bespaart geld, want je voorkomt boetes van de Belastingdienst.

Daarnaast kun je efficiënter plannen, zoals de locatie van iedere bedrijfswagen zien, waardoor je medewerkers beter kunt aansturen naar welke ad hoc klus ze moeten rijden. Ook kun je de klant beter informeren wanneer medewerkers arriveren op locatie.

Tip: zorg ervoor dat je alle tankbonnen en garagenota’s bewaart. Het kan voorkomen dat de Belastingdienst deze gegevens opvraagt. Met een tankpas krijg je alle transacties op één afschrift.

Waar moet een rittenregistratie aan voldoen?

Er zijn enkele zaken die moeten terugkomen in de rittenregistratie voor de Belastingdienst, zoals:

Het merk van je auto;
Het type auto;
Het kenteken van je auto;
De periode waarin je de auto hebt gebruikt;
Je ritgegevens.

Per rit vermeld je:

De datum;
De route die je hebt gereden;
De begin- en eindstand van de kilometerteller;
Het vertrek en aankomstadres;
Vermelden of het om een privérit of zakelijke rit gaat;
De privé-omrijkilometers als je zowel privé als zakelijk met de auto heeft gereden.

Voldoet je rittenregistratie niet aan bovenstaande eisen, of heb je überhaupt geen rittenregistratie bijgehouden? Dan moet je de bijtelling van het privégebruik van de auto verrekenen met de autokosten van je onderneming. Je hoeft niets te verrekenen als je op een andere manier kunt aantonen dat je niet meer dan 500 kilometers privé hebt gereden.

Wat als er meerdere bestuurders voor één voertuig zijn?
Als er meerdere bestuurders rijden op één voertuig, dan is het belangrijk om bij de administratie duidelijk neer te zetten welke ritten bij elke bestuurder horen. Mocht de Belastingdienst op een later moment vragen hebben over een rit met een bepaald tijdstip, dan is het wel belangrijk dat je kunt aantonen wie deze rit heeft gereden.

Hoe lang rittenregistratie bewaren?

Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn er een hoop veranderingen doorgevoerd op het gebied van privacyrechten. Zo waren de regels over bewaartermijnen van de rittenadministratie vanuit de Belastingdienst in strijd met de AVG. Er staan namelijk persoonsgegevens in de ritten- en kilometerregistratie. Hierdoor mogen rittenregistratiesystemen de rittenregistratie maximaal twee jaar op hun server bewaren. Hierna moeten de gegevens automatisch worden verwijderd.

Let op: wel moet je de rittenregistratie 7 jaar bij je boekhouding bewaren. Houd er dus rekening mee dat je regelmatig de kilometerregistratie downloadt.

Uitzondering bewaarplicht
De standaard bewaartermijn voor boekhouding is 7 jaar. Er zijn wel enkele uitzonderingen op de regel, waardoor bewaartermijnen korter of langer kunnen worden. Zo zullen gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaard moeten blijven.

Wat als ik niet kan voldoen aan de bewaarplicht?
De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs de kilometerregistratie op. Als je de gegevens niet goed bijhoudt en het is je beurt om de administratie te tonen, dan kun je een forse boete van de Belastingdienst krijgen. De Belastingdienst zal niet ieder jaar je rittenregistratie opvragen. Als ze een aanleiding zien om je registratie op te vragen, dan zul je dit per post krijgen te horen.

Welke rittenregistratie app kiezen?

Er zijn verschillende registratiesystemen die voldoen aan het Keurmerk Ritregistratiesystemen (RSS), waarmee ze voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en van de AVG. Als je kiest voor een systeem met het RSS-keurmerk, dan weet je in ieder geval zeker dat je een gedegen systeem koopt.

Zo ben je niet alleen gegarandeerd van een 100% volledige rittenadministratie, maar voorkom je ook een discussie met de Belastingdienst over de juistheid van je administratie.

Boekhouder in de buurt vinden

Waarop letten bij het kiezen van een rittenregistratiesysteem?

Het RSS-keurmerk wordt uitsluitend aan rittenregistratiesystemen uitgereikt en dus niet aan leveranciers. Let hier dus goed op als je je volgende rittenregistratiesysteem koopt. Vaak geven leveranciers onterecht aan dat ze het keurmerk hebben en dat ze aan de eisen van de Belastingdienst voldoen, terwijl dit in realiteit dus niet waar is.

Er zijn veel verschillende rittenregistratiesystemen op de markt. Allemaal hebben ze een andere uitvoering. Zo levert het ene systeem een simpele sluitende rittenregistratie en kan een ander uitgebreider systeem ook als track & trace systeem dienen.

Registratiesystemen verschillen onder andere in de volgende functies:

Hoeveelheid aansluitingen;
Hoe de kilometerstand wordt bijgehouden: GPS, GLONASS, CAN-bus, Pulse;
Wel of geen back-upsysteem aanwezig;
Wel of geen realtime-inzicht gedurende de werktijd;
Exporteermogelijkheden;
Wel of geen keurmerkregistratie;
Wel of niet aangesloten bij Privacy beroepscommissie;
Waarschuwing aan berijder bij geen registratie.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Waarom moet ik een rittenregistratie bijhouden?
Als je een auto van de zaak hebt, moet je kunnen aantonen welke ritten je hebt gemaakt voor zakelijke doeleinden en welke ritten privé waren. Dit is nodig om bijtelling te voorkomen. Een rittenregistratie kan ook nuttig zijn voor het beheren van je autokosten en het inzichtelijk maken van je reispatronen.

Hoe kan ik mijn rittenregistratie bijhouden?
Je kunt je rittenregistratie bijhouden door het noteren van uw ritten in een papieren logboek of door gebruik te maken van een rittenregistratie-app. Een app kan handig zijn omdat deze automatisch uw ritten kan registreren met behulp van GPS. Zorg ervoor dat je alle ritten bijhoudt, inclusief de datum, begin- en eindtijd, begin- en eindadres, het aantal gereden kilometers en het doel van de rit.

Moet ik ook privéritten bijhouden?
Ja, het is belangrijk om alle ritten bij te houden, zowel zakelijke als privéritten. Op deze manier kun je aantonen welke ritten je hebt gemaakt voor zakelijke doeleinden en welke ritten privé waren.

Hoe kan ik mijn rittenregistratie controleren en bewaren?
Het is belangrijk om je rittenregistratie regelmatig te controleren op fouten en onvolledigheden. Je kunt je rittenregistratie het beste bewaren in een digitaal of papieren dossier. Zorg ervoor dat je je rittenregistratie minimaal 7 jaar bewaart.

Wat zijn de gevolgen als ik geen rittenregistratie bijhoud?
Als je geen rittenregistratie bijhoudt, kun je in aanmerking komen voor bijtelling. Dit houdt in dat je belasting moet betalen over het privégebruik van je auto van de zaak. Dit kan oplopen tot een flink bedrag. Daarnaast riskeer je een boete als je geen rittenregistratie kunt overleggen bij controle door de Belastingdienst.

Moet ik mijn rittenregistratie laten controleren door een accountant?
Het is niet verplicht om je rittenregistratie te laten controleren door een accountant, maar het kan wel verstandig zijn om dit te doen om er zeker van te zijn dat je rittenregistratie voldoet aan de wettelijke eisen. Een accountant kan je ook helpen bij het optimaliseren van je rittenregistratie en het voorkomen van bijtelling.