Hoe rittenregistratie bijhouden? Alles wat u moet weten

7 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 13-11-2023

Rijdt u in een auto van de zaak? En wilt u rittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst? We snappen dat u liever geen bijtelling betaalt over de auto van de zaak, of dat u de zakelijke kilometers op een overzichtelijke manier kunt registreren. Maar hoe werkt een rittenregistratie? En welke eisen stelt de Belastingdienst? Lees hier alles over rittenadministratie.

Op deze pagina:

Wat is rittenregistratie?
- Wat is het verschil tussen ritten- en kilometerregistratie?
Waarom rittenregistratie bijhouden?
- Werkgeversvrijstelling BPM
Wanneer is een rittenregistratie verplicht (voor de Belastingdienst)?
Hoe rittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst?
Waar moet een rittenregistratie aan voldoen?
Hoe lang rittenregistratie bewaren?
Welke rittenregistratie app kiezen?
- Waarop letten bij het kiezen van een rittenregistratie systeem?
Veelgestelde vragen (FAQ)
Rittenadministratie of (volledige) boekhouding uitbesteden

Wat is rittenregistratie?

Via een rittenregistratie tool krijgt u een overzicht van alle ritten die u in een kalenderjaar met uw zakelijke (lease) auto heeft gereden. Ook kunt u de privékilometers onderscheiden voor de Belastingdienst.

Rijdt u meer dan 500 kilometer per jaar? Dan moet u zelfs bijtelling betalen. Houd rittenregistratie bij om aan te kunnen tonen dat u onder de 500 kilometer blijft.

Hulp bij administratie

Wat is het verschil tussen ritten- en kilometerregistratie?

Als u in een auto van de zaak rijdt, dan moet u kunnen bewijzen dat u minder dan 500 kilometer per jaar rijdt. Hier is alleen een rittenregistratie voor nodig. Als u alleen de zakelijke reiskosten wilt boeken, dan is een eenvoudige kilometerregistratie ook al voldoende.

Waarom rittenregistratie bijhouden als zzp'er?

Zoals we hierboven aangaven is het belangrijk om uw rittenregistratie als bewijs te kunnen tonen (aan de Belastingdienst) dat u niet meer dan 500 privékilometers heeft gereden in een bedrijfsauto. Op deze manier kunt u blijven genieten van het rijden in uw bedrijfsauto zonder de extra bijtelling of eventuele boetes van de Belastingdienst.

Werkgeversvrijstelling BPM

Woont u in Nederland, maar bent u de eigenaar of medewerker van een bedrijf in het buitenland? Dan bezit u waarschijnlijk een auto met een buitenlands kenteken. U moet dan kunnen bewijzen dat u de auto voor minstens 50% voor zakelijke doeleinden buiten Nederland gebruikt. Als u dit goed bijhoudt in uw rittenregistratie, dan kunt u een werkgeversvrijstelling BPM (Belasting van Personenauto’s en Motorrijwielen) krijgen.

Ook interessant:

Welke belastingvoordelen voor zzp’ers zijn er?

Wanneer is een rittenregistratie verplicht (voor de Belastingdienst)?

Als u besluit bijtelling te betalen, of als u de Belastingdienst nergens van hoeft te overtuigen, dan is een rittenregistratie niet verplicht.

Een rittenregistratie is belangrijk als u:

Geen btw over het privégebruik wilt betalen;
De auto van de zaak niet privé wilt gebruiken;
Met uw eigen vervoer wilt kunnen reizen;
Geen vrijstelling van BPM voor de werkgever wilt aanvragen.

Boekhouder (ritten)administratie vinden

Hoe rittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst als zzp'er?

In principe zijn er vier verschillende manieren waarop u rittenregistratie kunt bijhouden:

Rittenregistratie met GPS: met een GPS-rittenregistratiesysteem worden alle ritten automatisch vastgelegd. Het kastje in uw auto bepaalt via GPS-satellieten de locatie van uw auto en verstuurt dit naar uw online account. Van deze ritten wordt een volledige rittenregistratie gemaakt.
Handmatige rittenregistratie: als u ervoor kiest handmatig de ritten bij te houden (zowel zakelijk als privé), dan moet u iedere rit die u rijdt opschrijven in een boekje in de auto. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook onhandig, omdat u niet altijd direct de juiste gegevens bij de hand heeft.
Rittenregistratie in Excel: deze manier lijkt eigenlijk veel op de handmatige rittenregistratie. Het enige verschil is dat u de ritten digitaal bijhoudt in Excel in plaats van in een schriftje of boekje in de auto. Hierdoor kunt u de rittenadministratie eenvoudiger bewaren voor de Belastingdienst. Ook deze manier is tijdrovend.
Rittenregistratie via Apps: via een rittenregistratie app kunt u automatisch ritten bijhouden. Meestal moet u wel de app activeren, anders start hij niet met meten van de rit. Zorg dat u altijd een oplader voor uw smartphone in de auto heeft liggen, want zulke apps kunnen veel batterij wegslokken.

Tip: sommige boekhoudprogramma’s hebben standaard een kilometeradministratie in hun pakket.

De meeste mensen kiezen ervoor om een online rittenregistratiesysteem (app) te gebruiken. Als u losse papiertjes bewaart, dan is de kans groot dat uw administratie onoverzichtelijk of zelfs incompleet raakt. Een online rittenregistratiesysteem heeft verschillende voordelen vergeleken met handmatige administratie. Zo bespaart u een hoop tijd, omdat alles automatisch wordt verwerkt, en u bespaart geld, want u voorkomt boetes van de Belastingdienst.

Daarnaast kunt u efficiënter plannen, zoals de locatie van iedere bedrijfswagen zien, waardoor u medewerkers beter kunt aansturen naar welke ad hoc klus ze moeten rijden. Ook kunt u de klant beter informeren wanneer medewerkers arriveren op locatie.

Tip: zorg ervoor dat u alle tankbonnen en garagenota’s bewaart. Het kan voorkomen dat de Belastingdienst deze gegevens opvraagt. Met een tankpas krijgt u alle transacties op één afschrift.

Waar moet een rittenregistratie aan voldoen?

Er zijn enkele zaken die moeten terugkomen in de rittenregistratie voor de Belastingdienst, zoals:

Het merk van uw auto;
Het type auto;
Het kenteken van uw auto;
De periode waarin u de auto heeft gebruikt;
Uw ritgegevens.

Per rit vermeldt u:

De datum;
De route die u heeft gereden;
De begin- en eindstand van de kilometerteller;
Het vertrek en aankomstadres;
Vermelden of het om een privérit of zakelijke rit gaat;
De privé-omrijkilometers als u zowel privé als zakelijk met de auto heeft gereden.

Voldoet uw rittenregistratie niet aan bovenstaande eisen, of heeft u überhaupt geen rittenregistratie bijgehouden? Dan moet u de bijtelling van het privégebruik van de auto verrekenen met de autokosten van uw onderneming. U hoeft niets te verrekenen als u op een andere manier kunt aantonen dat u niet meer dan 500 kilometers privé hebt gereden.

Wat als er meerdere bestuurders voor één voertuig zijn?
Als er meerdere bestuurders rijden op één voertuig, dan is het belangrijk om bij de administratie duidelijk neer te zetten welke ritten bij elke bestuurder horen. Mocht de Belastingdienst op een later moment vragen hebben over een rit met een bepaald tijdstip, dan is het wel belangrijk dat u kunt aantonen wie deze rit heeft gereden.

Hoe lang rittenregistratie bewaren?

Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn er een hoop veranderingen doorgevoerd op het gebied van privacyrechten. Zo waren de regels over bewaartermijnen van de rittenadministratie vanuit de Belastingdienst in strijd met de AVG. Er staan namelijk persoonsgegevens in de ritten- en kilometerregistratie. Hierdoor mogen rittenregistratiesystemen de rittenregistratie maximaal twee jaar op hun server bewaren. Hierna moeten de gegevens automatisch worden verwijderd.

Let op: wel moet u de rittenregistratie 7 jaar bij uw boekhouding bewaren. Houd er dus rekening mee dat u regelmatig de kilometerregistratie downloadt.

Uitzondering bewaarplicht
De standaard bewaartermijn voor boekhouding is 7 jaar. Er zijn wel enkele uitzonderingen op de regel, waardoor bewaartermijnen korter of langer kunnen worden. Zo zullen gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaard moeten blijven.

Wat als ik niet kan voldoen aan de bewaarplicht?
De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs de kilometerregistratie op. Als u de gegevens niet goed bijhoudt en het is uw beurt om de administratie te tonen, dan kunt u een forse boete van de Belastingdienst krijgen. De Belastingdienst zal niet ieder jaar uw rittenregistratie opvragen. Als ze een aanleiding zien om uw registratie op te vragen, dan zult u dit per post krijgen te horen.

Welke rittenregistratie app kiezen?

Er zijn verschillende registratiesystemen die voldoen aan het Keurmerk Ritregistratiesystemen (RSS), waarmee ze voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en van de AVG. Als u kiest voor een systeem met het RSS-keurmerk, dan weet u in ieder geval zeker dat u een gedegen systeem koopt.

Zo bent u niet alleen gegarandeerd van een 100% volledige rittenadministratie, maar voorkomt u ook een discussie met de Belastingdienst over de juistheid van uw administratie.

Boekhouder in de buurt vinden

Waarop letten bij het kiezen van een rittenregistratiesysteem?

Het RSS-keurmerk wordt uitsluitend aan rittenregistratiesystemen uitgereikt en dus niet aan leveranciers. Let hier dus goed op als u uw volgende rittenregistratiesysteem koopt. Vaak geven leveranciers onterecht aan dat ze het keurmerk hebben en dat ze aan de eisen van de Belastingdienst voldoen, terwijl dit in realiteit dus niet waar is.

Er zijn veel verschillende rittenregistratiesystemen op de markt. Allemaal hebben ze een andere uitvoering. Zo levert het ene systeem een simpele sluitende rittenregistratie en kan een ander uitgebreider systeem ook als track & trace systeem dienen.

Registratiesystemen verschillen onder andere in de volgende functies:

Hoeveelheid aansluitingen;
Hoe de kilometerstand wordt bijgehouden: GPS, GLONASS, CAN-bus, Pulse;
Wel of geen back-upsysteem aanwezig;
Wel of geen realtime-inzicht gedurende de werktijd;
Exporteermogelijkheden;
Wel of geen keurmerkregistratie;
Wel of niet aangesloten bij Privacy beroepscommissie;
Waarschuwing aan berijder bij geen registratie.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Waarom moet ik een rittenregistratie bijhouden?
Als u een auto van de zaak heeft, moet u kunnen aantonen welke ritten u heeft gemaakt voor zakelijke doeleinden en welke ritten privé waren. Dit is nodig om bijtelling te voorkomen. Een rittenregistratie kan ook nuttig zijn voor het beheren van uw autokosten en het inzichtelijk maken van uw reispatronen.

Hoe kan ik mijn rittenregistratie bijhouden?
U kunt uw rittenregistratie bijhouden door het noteren van uw ritten in een papieren logboek of door gebruik te maken van een rittenregistratie-app. Een app kan handig zijn omdat deze automatisch uw ritten kan registreren met behulp van GPS. Zorg ervoor dat u alle ritten bijhoudt, inclusief de datum, begin- en eindtijd, begin- en eindadres, het aantal gereden kilometers en het doel van de rit.

Moet ik ook privéritten bijhouden?
Ja, het is belangrijk om alle ritten bij te houden, zowel zakelijke als privéritten. Op deze manier kunt u aantonen welke ritten u heeft gemaakt voor zakelijke doeleinden en welke ritten privé waren.

Hoe kan ik mijn rittenregistratie controleren en bewaren?
Het is belangrijk om uw rittenregistratie regelmatig te controleren op fouten en onvolledigheden. U kunt uw rittenregistratie het beste bewaren in een digitaal of papieren dossier. Zorg ervoor dat u uw rittenregistratie minimaal 7 jaar bewaart.

Wat zijn de gevolgen als ik geen rittenregistratie bijhoud?
Als u geen rittenregistratie bijhoudt, kunt u in aanmerking komen voor bijtelling. Dit houdt in dat u belasting moet betalen over het privégebruik van uw auto van de zaak. Dit kan oplopen tot een flink bedrag. Daarnaast riskeert u een boete als u geen rittenregistratie kunt overleggen bij controle door de Belastingdienst.

Moet ik mijn rittenregistratie laten controleren door een accountant?
Het is niet verplicht om uw rittenregistratie te laten controleren door een accountant, maar het kan wel verstandig zijn om dit te doen om er zeker van te zijn dat uw rittenregistratie voldoet aan de wettelijke eisen. Een accountant kan u ook helpen bij het optimaliseren van uw rittenregistratie en het voorkomen van bijtelling.