Rijdt u in een auto van de zaak? En wilt u rittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst? We snappen dat u liever geen bijtelling betaalt over de auto van de zaak, of dat u de zakelijke kilometers op een overzichtelijke manier kunt registreren. Maar hoe werkt een rittenregistratie? En welke eisen stelt de Belastingdienst? Lees hier alles over rittenadministratie.
Op deze pagina:
Rijdt u meer dan 500 kilometer per jaar? Dan moet u zelfs bijtelling betalen. Houd rittenregistratie bij om aan te kunnen tonen dat u onder de 500 kilometer blijft.
Ook interessant:
Een rittenregistratie is belangrijk als u:
De meeste mensen kiezen ervoor om een online rittenregistratiesysteem (app) te gebruiken. Als u losse papiertjes bewaart, dan is de kans groot dat uw administratie onoverzichtelijk of zelfs incompleet raakt. Een online rittenregistratiesysteem heeft verschillende voordelen vergeleken met handmatige administratie. Zo bespaart u een hoop tijd, omdat alles automatisch wordt verwerkt, en u bespaart geld, want u voorkomt boetes van de Belastingdienst.
Daarnaast kunt u efficiënter plannen, zoals de locatie van iedere bedrijfswagen zien, waardoor u medewerkers beter kunt aansturen naar welke ad hoc klus ze moeten rijden. Ook kunt u de klant beter informeren wanneer medewerkers arriveren op locatie.
Per rit vermeldt u:
Voldoet uw rittenregistratie niet aan bovenstaande eisen, of heeft u überhaupt geen rittenregistratie bijgehouden? Dan moet u de bijtelling van het privégebruik van de auto verrekenen met de autokosten van uw onderneming. U hoeft niets te verrekenen als u op een andere manier kunt aantonen dat u niet meer dan 500 kilometers privé hebt gereden.
Uitzondering bewaarplicht
De standaard bewaartermijn voor boekhouding is 7 jaar. Er zijn wel enkele uitzonderingen op de regel, waardoor bewaartermijnen korter of langer kunnen worden. Zo zullen gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaard moeten blijven.
Wat als ik niet kan voldoen aan de bewaarplicht?
De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs de kilometerregistratie op. Als u de gegevens niet goed bijhoudt en het is uw beurt om de administratie te tonen, dan kunt u een forse boete van de Belastingdienst krijgen. De Belastingdienst zal niet ieder jaar uw rittenregistratie opvragen. Als ze een aanleiding zien om uw registratie op te vragen, dan zult u dit per post krijgen te horen.
Zo bent u niet alleen gegarandeerd van een 100% volledige rittenadministratie, maar voorkomt u ook een discussie met de Belastingdienst over de juistheid van uw administratie.
Er zijn veel verschillende rittenregistratiesystemen op de markt. Allemaal hebben ze een andere uitvoering. Zo levert het ene systeem een simpele sluitende rittenregistratie en kan een ander uitgebreider systeem ook als track & trace systeem dienen.
Registratiesystemen verschillen onder andere in de volgende functies:
Hoe kan ik mijn rittenregistratie bijhouden?
U kunt uw rittenregistratie bijhouden door het noteren van uw ritten in een papieren logboek of door gebruik te maken van een rittenregistratie-app. Een app kan handig zijn omdat deze automatisch uw ritten kan registreren met behulp van GPS. Zorg ervoor dat u alle ritten bijhoudt, inclusief de datum, begin- en eindtijd, begin- en eindadres, het aantal gereden kilometers en het doel van de rit.
Moet ik ook privéritten bijhouden?
Ja, het is belangrijk om alle ritten bij te houden, zowel zakelijke als privéritten. Op deze manier kunt u aantonen welke ritten u heeft gemaakt voor zakelijke doeleinden en welke ritten privé waren.
Hoe kan ik mijn rittenregistratie controleren en bewaren?
Het is belangrijk om uw rittenregistratie regelmatig te controleren op fouten en onvolledigheden. U kunt uw rittenregistratie het beste bewaren in een digitaal of papieren dossier. Zorg ervoor dat u uw rittenregistratie minimaal 7 jaar bewaart.
Wat zijn de gevolgen als ik geen rittenregistratie bijhoud?
Als u geen rittenregistratie bijhoudt, kunt u in aanmerking komen voor bijtelling. Dit houdt in dat u belasting moet betalen over het privégebruik van uw auto van de zaak. Dit kan oplopen tot een flink bedrag. Daarnaast riskeert u een boete als u geen rittenregistratie kunt overleggen bij controle door de Belastingdienst.
Moet ik mijn rittenregistratie laten controleren door een accountant?
Het is niet verplicht om uw rittenregistratie te laten controleren door een accountant, maar het kan wel verstandig zijn om dit te doen om er zeker van te zijn dat uw rittenregistratie voldoet aan de wettelijke eisen. Een accountant kan u ook helpen bij het optimaliseren van uw rittenregistratie en het voorkomen van bijtelling.
Ook interessant:
Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor u als ondernemer.