Kan een eenmanszaak personeel aannemen?

6 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 27-07-2023

Een groot deel van de ondernemers lost een toename in werk op door zelf meer uren te maken. Toch kan het hebben van personeel voor uw eenmanszaak een uitkomst zijn om de werkdruk te beperken en de kwaliteit te waarborgen. Kom er op deze pagina achter of personeel aannemen voor uw eenmanszaak de juiste keuze is en waar u op moet letten bij het aannemen van uw eerste medewerker.

Op deze pagina:

Kan een eenmanszaak personeel hebben?
Mag ik buitenlands personeel aannemen?
Wel of geen personeel aannemen voor mijn eenmanszaak?
Alternatieve arbeidsovereenkomsten
Wat is het verschil tussen payrolling en salarisadministratie?
Arbeidsvoorwaarden vastleggen
Eenmanszaak met personeel g rekening
Wat kost het aannemen van een werknemer?
Waar moet ik melden dat ik werkgever word?
Loonadministratie en pensioen
Wat is de maximale proeftijd bij personeel aannemen?
FAQ: eenmanszaak personeel aannemen

Kan een eenmanszaak personeel hebben?

Het antwoord hierop is: ja, u mag personeel aannemen voor uw eenmanszaak. U mag zelf beslissen hoeveel medewerkers u in dienst neemt, hier is geen limiet voor. Daarnaast blijft uw rechtsvorm hetzelfde, dus u behoudt uw eenmanszaak. De term ‘eenmanszaak’ verwijst dan ook niet naar het aantal werkzame mensen binnen uw onderneming, maar naar de keuze van de rechtsvorm aan de start van uw onderneming toen u zich bij de KvK inschreef.

Boekhouder voor Eenmanszaak

Mag ik buitenlands personeel aannemen?

Er zijn bepaalde regels verbonden aan het aannemen van personeel uit het buitenland. Zo moet u eerst proberen om werknemers te vinden binnen de Europese Economische Ruimte (EER), oftewel Europese landen plus Noorwegen, IJsland en Liechtenstein, en Zwitserland. Lukt dit niet? Dan mag u ook in andere landen personeel zoeken. U moet in dat geval wel bij het UWV kunnen aantonen dat u in de EER landen en Zwitserland heeft gezocht. Er is geen verdere werkvergunning nodig.

Internationaal bedrijf
Als een buitenlands bedrijf of zelfstandige uit de EER of Zwitserland tijdelijk in Nederland wil komen werken, dan moeten ze zich vooraf melden bij het Nederlandse online meldloket. De arbeidsinspectie zal controleren of ze de arbeidsvoorwaarden krijgen waar ze recht op hebben. De enige taak voor u als (toekomstige) opdrachtgever is om te controleren dat er goed wordt gemeld.

Wel of geen personeel aannemen voor mijn eenmanszaak?

Bent u aan het twijfelen of u wel of geen personeel wilt aannemen? Dan is het goed om eerst eens te kijken naar de redenen waarom u denkt personeel nodig te hebben. Het is voor veel ondernemers namelijk een grote stap die samengaat met de nodige risico’s om personeel aan te nemen. Toch is het aannemen van personeel vaak dé manier om uw onderneming verder te laten groeien.

Boekhouder inschakelen

Hieronder benoemen we enkele signalen die aangeven dat het tijd is om personeel aan te nemen:

De werkdruk neemt toe;
De kwaliteit van het werk gaat hierdoor achteruit;
U loopt kansen mis omdat u opdrachten moet afzeggen;
U mist het krijgen van feedback en ondersteuning.

Alternatieve arbeidsovereenkomsten

Wilt u niet direct personeel in dienst aannemen, maar bent u toch op zoek naar ondersteuning bij werkzaamheden? Er zijn verschillende alternatieve arbeidsovereenkomsten die de financiële risico’s laag houden en u toch helpen om de werkdruk te verminderen. Denk hierbij aan de volgende soorten arbeidsovereenkomsten:

Freelancers: een freelancer werkt voor zichzelf en heeft geen personeel in dienst. Er is geen dienstverband. Een freelancer factureert zelf naar het bedrijf, dus hier is het minste omkijken naar.
Uitzendkrachten: een uitzendkracht werkt in dienst van een uitzendbureau. Het uitzendbureau regelt zelf de werving van personeel en salarisadministratie met bijbehorende verzekeringen voor de werknemer.
Payrolling: een payroller werkt in principe als een freelancer via een payrollbedrijf. U zorgt zelf voor de werving van nieuw personeel, maar het payrollbedrijf verzorgt de facturen, salarisadministratie en verzekeringen.
Oproepkrachten: een oproepkracht heeft vaak een nulurencontract. Als er weinig werk is hoeft u deze oproepkracht niet in te zetten en (meestal) ook niet te betalen.
Stagiairs: er zijn ook eenmanszaken die overwegen om een stagiaire aan te nemen. Een stagiair loopt stage in uw bedrijf als onderdeel van zijn of haar opleiding. Een stagiair is goedkoper dan een vaste werknemer en is tijdelijk in dienst. Wel is het belangrijk om er rekening mee te houden dan een stagiaire meer begeleiding nodig heeft en waarschijnlijk minder ervaring heeft.

Ook interessant:

Wat is het verschil tussen payrolling en salarisadministratie?

Als u uw bedrijf voor het eerst gaat uitbreiden, dan zult u vast tegen de termen payroll en salarisadministratie aanlopen. Wat is nu het verschil tussen deze twee? Bij payrolling wordt het werkgeverschap en de werkgeverslasten uitbesteed aan een derde partij. Als u nieuwe werknemers aanneemt via payrolling, worden de risico’s dus verlegd naar de derde partij. U draait niet op voor de kosten van doorbetaling van het salaris bij ziekte of plotselinge arbeidsongeschiktheid.

Neemt u zelf werknemers in dienst als juridische werkgever? Dan bent u dus ook verantwoordelijk voor het voeren van de salarisadministratie. U blijft eindverantwoordelijke en betaalt de salarissen zelf. Het is dan dus belangrijk om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

Tip: controleer of u een modelovereenkomst nodig heeft. Zo voorkomt u dat de Belastingdienst u aanmerkt als ‘schijnzelfstandigheid’ en u onverwacht loonbelasting en/of sociale premies moet betalen.

Arbeidsvoorwaarden vastleggen

Als u iemand in dienst neemt, dan stelt u een arbeidscontract met arbeidsvoorwaarden op. Een arbeidscontract, ook wel arbeidsovereenkomst genoemd, weergeeft alle afspraken tussen werkgever en werknemer. Werkt u in een sector waarvoor een cao is opgesteld? Dan bent u verplicht om u aan deze arbeidsvoorwaarden te houden. U mag aanvullende voorwaarden opstellen, maar u mag geen wijzigingen doen die tegen de voorwaarden van de cao ingaan. Naast de arbeidsvoorwaarden zijn er nog meer zaken die u in een arbeidscontract vastlegt, zoals:

Naam en woonplaats van werkgever en werknemer;
Functie;
Datum indiensttreding;
Duur van het contract;
Hoeveel uur per dag of week wordt gewerkt;
Hoogte van salaris;
Hoogte van vakantietoeslag;
Aantal vakantiedagen;
Duur van opzegtermijn;
Eventueel pensioenregeling;
Eventueel concurrentiebeding;
Eventueel uw cao;
Eventueel lengte van proeftijd.

Hoe weet ik of mijn bedrijf onder de cao valt?
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een overzicht van alle geldende cao’s. Daarin kunt u lezen of uw bedrijf onder een cao valt. In de volgende situaties bent u verplicht om een cao toe te passen:

Als u de cao zelf heeft afgesloten met de vakbonden;
Als u lid bent van een werkgeversorganisatie die al een cao heeft afgesloten;
Als het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een cao voor uw branche heeft vastgesteld.

Eenmanszaak met personeel g-rekening

Als u als eenmanszaak personeel aanneemt, dan kunt u als inlener (opdrachtgever) gevaar lopen om aansprakelijk te worden gesteld voor betaling van loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen. Met een g-rekening kunt u zich beschermen tegen aansprakelijkheid voor loonbelasting en premies indien de uitlener deze niet afdraagt aan de Belastingdienst en UWV. Een g-rekening is een geblokkeerde bankrekening waarmee alleen loonheffingen of btw kan worden betaald aan de Belastingdienst.

Let op: een zzp’er kan geen g-rekening openen. Een zzp’er heeft dan ook geen personeel in dienst en hoeft dus geen loonheffingen af te dragen.

Wat kost het aannemen van een werknemer?

Wat kost het eigenlijk om personeel aan te nemen als eenmanszaak? Dat is waarschijnlijk het eerste waar u aan denkt bij de uitbreiding van uw team. Maak vooraf inzichtelijk of er voldoende budget voor personeel is. Breng uw huidige omzet en winst in kaart en kijk via een exploitatiebegroting wat de verwachte winst of het verwachte verlies gaat zijn de komende drie jaar.

Breng ook in kaart wat een toekomstige werknemer die u wilt aannemen zal kosten en opbrengen. Personeelskosten bestaan naast brutosalaris ook uit personeelskosten, zoals vakantiegeld. Wat een werknemer zal opleveren hangt af van diegene zijn ervaring, de arbeidsvorm die u kiest en de rol die de medewerker binnen uw bedrijf zal gaan vervullen. Een medewerker die alleen maar een ondersteunende functie heeft, zal misschien niet direct veel opleveren, maar creëert wel ruimte waarmee u meer opdrachten kunt aannemen.

Waar moet ik melden dat ik werkgever word?

Als u voor de eerste keer personeel aanneemt in uw eenmanszaak, dan moet u zich als werkgever bij de Belastingdienst en KvK registreren. Als u zich als werkgever heeft gemeld bij de Belastingdienst, dan ontvangt u automatisch een loonheffingsnummer. Met dit nummer moet u loonheffing inhouden op het salaris van uw werknemer en aangifte doen. Geef vervolgens via het wijzigingsformulier op de website van de KvK door dat u personeel in dienst neemt.

Verplichtingen en risico’s als werkgever
U bent privé verantwoordelijk voor uw bedrijf en eventuele schulden. Als u uw werknemers een arbeidscontract aanbiedt, dan bent u ook aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen en uitbetalen van het loon en de loonheffingen. Lees meer daarover hieronder.

Loonadministratie en pensioen

Als werkgever heeft u naast normale bedrijfsadministratie ook een aantal boekhoudverplichtingen. Zo moet u loonadministratie bijhouden voor uzelf en uw medewerkers. Belangrijk hierbij zijn de administratie voor loonheffingen, een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemers en de loonstaat.

Pensioenregeling medewerkers
Een ander aspect wat moet worden geregeld is het pensioen. Als uw sector een cao heeft dan moet dit sowieso worden geregeld. U moet deze pensioenregeling dan aanbieden aan uw werknemers. Is er geen cao? Dan mag u zelf beslissen of u wel of niet een pensioenregeling afsluit voor uw medewerkers.

Boekhouder inschakelen

Wat is de maximale proeftijd bij personeel aannemen?

Sommige werkgevers willen een proeftijd afspreken. Als werkgever moet u dan schriftelijk vastleggen hoe lang de proeftijd is. Hoe lang de proeftijd is hangt af van de duur van de arbeidsovereenkomst. Maar let op: proeftijd is nooit langer dan 2 maanden. Als de werknemer of werkgever tijdens de proeftijd het contract opzegt, dan moet diegene de reden daarvoor aangeven als de ander erom vraagt.

FAQ: eenmanszaak personeel aannemen

Hieronder gaan we in op veelgestelde vragen (FAQ) bij het aannemen van personeel als eenmanszaak.

Hoe moet ik me aanmelden dat ik werkgever word?
Als u voor het eerst personeel gaat aannemen, dan moet u zich als werkgever registreren bij de Belastingdienst en KvK. U moet zich eerst aanmelden bij de Belastingdienst, u ontvangt dan een loonheffingsnummer waarmee u loonheffing moet inhouden op het salaris van uw werknemer. Daarna geeft u via de KvK door dat u personeel in dienst neemt.

Mag ik personeel uit het buitenland aannemen?
Het is zeker mogelijk om vanuit een Nederlands bedrijf personeel uit het buitenland aan te nemen. Buitenlands personeel kan een uitkomst zijn als u vanwege de krapte op de arbeidsmarkt in Nederland geen geschikt personeel kunt vinden. U krijgt in dit geval wel te maken met extra regels, zoals het hebben van een werkvergunning.

Kan ik personeel aannemen via een subsidie?
Er zijn verschillende subsidies voor het aannemen van personeel. Denk aan het loonkostenvoordeel (LKV), het lage-inkomensvoordeel (LIV) en de loonkostensubsidie als u stagiaires, werknemers met een arbeidshandicap of werknemers ouder dan 56 jaar aanneemt.

Administratie eenmanszaak uitbesteden

We snappen dat u het te druk heeft om alle loonadministratie bij te houden voor uw (toekomstige) medewerkers. Al zeker als u personeel uit het buitenland aanneemt heeft u te maken met ingewikkelde regelingen. Wij hebben ervaren boekhouders door heel Nederland beschikbaar, dus ook bij u de in de buurt.

Start gratis en vrijblijvend uw aanvraag via het formulier hieronder en kom in contact met professionele boekhouders uit uw regio.