Inschrijven Handelsregister? Alles over online registreren bij KvK

Ben je van plan een onderneming te starten? Dan is de eerste stap altijd om je in te schrijven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel (KvK). Pas na je registratie bij de KvK mag je je officieel een ondernemer noemen. In dit artikel gaan we erop in wat een handelsregister is, wanneer je je moet registreren bij de KvK en hoe je je hierop kunt voorbereiden.

Op deze pagina:

• Wat is het Handelsregister?
• Hoe vraag ik gegevens Handelsregister op?
• Wanneer is inschrijven Handelsregister verplicht?
• KvK inschrijven van bestuurder of aandeelhouder
• Wat kost inschrijving KvK?
• Voorbereiden inschrijving Handelsregister
• Wat zijn de gevolgen van het niet inschrijven bij de KvK?
• Belang van goede boekhouding voor starters
• Uitschrijven bij de KvK
• Vind een boekhouder in de buurt

Wat staat er in het Handelsregister vermeld?
Als je je gaat registreren bij de KvK, dan worden je naam, contactgegevens en functionarissen genoteerd. Ook krijg je na de inschrijving een uniek KvK-nummer, die in het register wordt vermeld. Je kunt ook lezen wie verantwoordelijk is voor het bedrijf en waar het bedrijf is gevestigd.

Gegevens in het Handelsregister zijn:

• Bedrijfsnaam;
• Contactgegevens (adres, tel. nummer, e-mail, etc.);
• Vestitingsplaats(en);
• Type werkzaamheden;
• Aantal medewerkers;
• Curator bij faillissement;
• Functionarissen.

Hoe vraag ik gegevens Handelsregister op?

Je kunt bedrijven en organisaties opzoeken in het Handelsregister door te zoeken op de bedrijfsnaam, het adres of via het unieke KvK-nummer. Het gebruiken van het Handelsregister is volledig gratis. Als je naast de basisinformatie uitgebreidere informatie wilt ontvangen, zoals een jaarrekening, dan moet je wel kosten betalen. 

Wanneer is inschrijven Handelsregister verplicht?

Vrijwel iedere ondernemer is verplicht zich in te schrijven bij de KvK. Wel is er nog steeds ruimte voor interpretatie tussen wat een hobby is en wat een bedrijf is. Vaak ligt het samen met je fiscale overwegingen. We hebben hieronder verschillende criteria op een rijtje gezet. Als je aan alle criteria voldoet, dan adviseren wij je om je in te schrijven als eenmanszaak of ander type rechtsvorm bij de KvK:

• Je levert producten en/of diensten;
• Je factureert kosten en rekent een uurtarief;
• Je neemt deel aan het economische verkeer;
• Als je een webshop start moet je je direct inschrijven om aan de online regelgeving te voldoen;
• Je bent uiterlijk één week geleden met je bedrijf gestart.

Gevolgen niet inschrijven Handelsregister / KvK

Als je je onderneming niet inschrijft bij de Kamer van Koophandel, loop je het risico op wettelijke consequenties. Zo wordt niet inschrijven beschouwd als een economisch misdrijf, wat ernstige gevolgen kan hebben. Deze gevolgen omvatten boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro's. Het is van groot belang om dit te voorkomen, vooral bij de oprichting van een BV, omdat een wettelijke inschrijving verplicht is en naleving cruciaal is.

KvK inschrijven van bestuurder of aandeelhouder

Moet je als bestuurder of aandeelhouder langskomen bij de KvK of is een formulier opsturen voldoende? Iedere bestuurder of gevolmachtigde persoon moet bij de KvK langskomen om zich in te schrijven. Dit zijn de bestuurder, vennoot, functionaris of ander gevolmachtigde persoon. Een commissaris of enig aandeelhouder daarentegen hoeft niet bij de KvK langs te komen, het opsturen van een formulier is dan voldoende. Stuur het formulier in dat geval met een kopie van een geldig legitimatiebewijs van degene die het formulier heeft ondertekend op. 

Wat kost inschrijving KvK?

Je betaalt eenmalige kosten van circa € 80,00 voor de inschrijving van je onderneming bij de KvK. Je moet dit bedrag daar en op dat moment betalen via pinpas of creditcard. Er wordt geen cash geld geaccepteerd bij de KvK. Er is geen jaarlijkse verplichte bijdrage, deze verplichting is in 2013 afgeschaft.

Voorbereiden inschrijving Handelsregister

Om je goed voor te bereiden op je registratie bij de KvK, hebben we enkele stappen voor je op een rijtje gezet om te doorlopen. 

2. Kies een geschikte rechtsvorm

Bij de inschrijving in het Handelsregister moet je een juridiche vorm voor je onderneming opgeven, oftewel een rechtsvorm. Een rechtsvorm beslist onder andere of je de onderneming alleen of met anderen runt en of je aansprakelijk wordt gesteld bij eventuele schulden van het bedrijf. In Nederland bestaan de volgende rechtsvormen: eenmanszaak, BV, NV, VOF, CV, maatschap, vereniging, stichting en coöperatie. Kies een rechtsvorm die past bij je situatie, overleg samen met je boekhouder wat voor jou de beste optie is om zoveel mogelijk belastingvoordeel te kunnen behalen.

3. Controleer of je de UBO’s moet inschrijven

Nadat je je rechtsvorm hebt gekozen, moet je alle belanghebbenden (UBO’s) inschrijven. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Dit is iemand die de uiteindelijke eigenaar is, of zeggenschap heeft over een organisatie. Dit kunnen ook meerdere mensen zijn (UBO’s). Mensen die hieronder vallen hebben meer dan 25% van de aandelen in een bv. Controleer altijd goed of je voor je rechtsvorm de UBO’s moet inschrijven.

4. Maak een afspraak bij de KvK

Vervolgens ga je een afspraak bij de KvK maken om je onderneming definitief in te schrijven. Het maken van een afspraak gebeurt volledig online via het inschrijfformulier op de website. Vul het formulier zo uitgebreid mogelijk in, dan verloopt de inschrijving bij de KvK op locatie zelf een stuk sneller.

Wat moet ik meenemen naar de KvK?
Nadat je bovenstaande stappen hebt doorlopen, moet je de volgende zaken meenemen naar de KvK: bedrijfsnaam, keuze rechtsvorm, legitimatiebewijs (ID of paspoort) en je pinpas of creditcard waarmee je de eenmalige kosten kunt betalen van € 51,30.

Doorloop daarna de volgende stappen:

5. Huurovereenkomst of koopovereenkomst meenemen

Ook belangrijk is om de huur- of koopovereenkomst mee te nemen. Dit geldt natuurlijk alleen als je gevestigd bent in een bedrijfspand. Heb je meerdere vestigingen? Neem dan alle overeenkomsten mee naar de KvK. Iedere vestiging krijgt namelijk een uniek vestigingsnummer bestaande uit 12 cijfers. Heb je geen bedrijfspand? Sla dan deze stap over.

6. Zakelijke rekening openen

Het hebben van een zakelijke rekening is als startende ondernemer ontzettend handig. Hiermee houd je je zakelijke inkomsten en uitgaven overzichtelijk en gescheiden. Het is niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar we adviseren je toch om privé en zakelijke rekeningen gescheiden te houden. Op deze manier is de boekhouding een stuk overzichtelijker en weet je beter wat je uitgeeft, of je kunt investeren of nog moet besparen.

Wat zijn de gevolgen van het niet inschrijven bij de KvK?

Als je een onderneming hebt, maar je niet inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK), dan kan dit verschillende gevolgen hebben. Denk aan onder andere:

• Zaken doen met andere bedrijven wordt lastig
• Het verkrijgen van een lening zal moeilijk gaan
• Hetzelfde geldt voor het openen van een zakelijke rekening
• Het kan leiden tot boetes van de Belastingdienst
  • Of zelfs tot strafrechtelijke vervolging.

Kortom, bedrijven, banken en financiers willen vaak eerst controleren of het bedrijf is ingeschreven bij de KvK. Het is dus wel aan te raden om je onderneming in te schrijven bij de KvK als je van plan bent om zakelijk te handelen.

7. Belang van goede boekhouding voor starters

Een boekhouder brengt je een hoop rust en gemak. Het levert niet alleen rust in het bedrijf, maar ook in je hoofd. Je hoeft niet meer na te denken over de stapels bonnetjes en facturen. Door je boekhouding uit te besteden aan een ervaren boekhouder, weet je zeker dat de boekhouding foutloos verloopt. Zo voorkom je eventuele boetes bij de Belastingdienst. Bovendien attendeert een goede boekhouder je op eventuele fiscale voordelen, die je wellicht nog laat liggen. Zo bespaar je direct een hoop geld.

Ook interessant:

• UBO-register verplicht voor ondernemers: inschrijven, wijzigen en meer 
• Zakelijke creditcard voor (startende) ondernemers vergelijken

Uitschrijven bij de KvK 

Wil je je juist uitschrijven bij de KvK? Hiervoor ga je naar de website van de KvK, vul je je KvK-nummer in en selecteer je het bedrijf dat je wilt uitschrijven. In het formulier wordt gevraagd vanaf welke datum je onderneming stopt, dit kan dus ook een datum in het verleden zijn indien je al bent gestopt. De gegevens stuur je digitaal via DigiD op. Er is een transactie van € 0,01 nodig om je persoonsgegevens te verifiëren. 

Vind een boekhouder in de buurt

Dankzij ons grote landelijke netwerk is er altijd wel een boekhouder bij je in de buurt beschikbaar. Het is belangrijk dat de boekhouder matcht met je wensen en dat er een persoonlijke klik is. Daarom bieden we een gratis service aan voor ondernemers om boekhouders met elkaar te kunnen vergelijken. Start je aanvraag door onderstaand formulier in te vullen, dan zullen wij zo snel mogelijk contact met je opnemen om je aanvraag te bespreken. Vervolgens ontvang je maximaal drie offertes van boekhouders die passen bij je wensen en behoeften.