Inschrijven Handelsregister? Alles over online registreren bij KvK

Bent u van plan een onderneming te starten? Dan is de eerste stap altijd om zich in te schrijven in het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel (KvK). Pas na uw registratie bij de KvK mag u zich officieel een ondernemer noemen. In dit artikel gaan we erop in wat een handelsregister is, wanneer u zich online moet registreren bij de KvK en hoe u zich hierop kunt voorbereiden.

Op deze pagina:

• Wat is het Handelsregister?
• Hoe vraag ik gegevens Handelsregister op?
• Wanneer is inschrijven Handelsregister verplicht?
• KvK inschrijven van bestuurder of aandeelhouder
• Wat kost inschrijving KvK?
• Voorbereiden inschrijving Handelsregister
• Wat zijn de gevolgen van het niet inschrijven bij de KvK?
• Belang van goede boekhouding voor starters
• Uitschrijven bij de KvK
• Vind een boekhouder in de buurt

Wat staat er in het Handelsregister vermeld?
Als u zich gaat registreren bij de KvK, dan worden uw naam, contactgegevens en functionarissen genoteerd. Ook krijgt u na de inschrijving een uniek KvK-nummer, die in het register wordt vermeld. U kunt ook lezen wie verantwoordelijk is voor het bedrijf en waar het bedrijf is gevestigd.

Gegevens in het Handelsregister zijn:

• Bedrijfsnaam;
• Contactgegevens (adres, tel. nummer, e-mail, etc.);
• Vestitingsplaats(en);
• Type werkzaamheden;
• Aantal medewerkers;
• Curator bij faillissement;
• Functionarissen.

Hoe vraag ik gegevens Handelsregister op?

U kunt bedrijven en organisaties opzoeken in het Handelsregister door te zoeken op de bedrijfsnaam, het adres of via het unieke KvK-nummer. Het gebruiken van het Handelsregister is volledig gratis. Als u naast de basisinformatie uitgebreidere informatie wilt ontvangen, zoals een jaarrekening, dan moet u wel kosten betalen. 

Wanneer is inschrijven Handelsregister verplicht?

Vrijwel iedere ondernemer is verplicht zich in te schrijven bij de KvK. Wel is er nog steeds ruimte voor interpretatie tussen wat een hobby is en wat een bedrijf is. Vaak ligt het samen met uw fiscale overwegingen. We hebben hieronder verschillende criteria op een rijtje gezet. Als u aan alle criteria voldoet, dan adviseren wij u om zich in te schrijven als eenmanszaak of ander type rechtsvorm bij de KvK:

• U levert producten en/of diensten;
• U factureert kosten en rekent een uurtarief;
• U neemt deel aan het economische verkeer;
• Als u een webshop start moet u zich direct inschrijven om aan de online regelgeving te voldoen;
• U bent uiterlijk één week geleden met uw bedrijf gestart.

Gevolgen niet inschrijven Handelsregister / KvK

Als u uw onderneming niet inschrijft bij de Kamer van Koophandel, loopt u het risico op wettelijke consequenties. Zo wordt niet inschrijven beschouwd als een economisch misdrijf, wat ernstige gevolgen kan hebben. Deze gevolgen omvatten boetes die kunnen oplopen tot duizenden euro's. Het is van groot belang om dit te voorkomen, vooral bij de oprichting van een BV, omdat een wettelijke inschrijving verplicht is en naleving cruciaal is.

KvK inschrijven van bestuurder of aandeelhouder

Moet u als bestuurder of aandeelhouder langskomen bij de KvK of is een formulier opsturen voldoende? Iedere bestuurder of gevolmachtigde persoon moet bij de KvK langskomen om zich in te schrijven. Dit zijn de bestuurder, vennoot, functionaris of ander gevolmachtigde persoon. Een commissaris of enig aandeelhouder daarentegen hoeft niet bij de KvK langs te komen, het opsturen van een formulier is dan voldoende. Stuur het formulier in dat geval met een kopie van een geldig legitimatiebewijs van degene die het formulier heeft ondertekend op. 

Wat kost inschrijving KvK?

U betaalt eenmalige kosten van € 75,00 voor de inschrijving van uw onderneming bij de KvK. U moet dit bedrag daar en op dat moment betalen via pinpas of creditcard. Er wordt geen cash geld geaccepteerd bij de KvK. Er is geen jaarlijkse verplichte bijdrage, deze verplichting is in 2013 afgeschaft.

Voorbereiden inschrijving Handelsregister

Om u goed voor te bereiden op uw registratie bij de KvK, hebben we enkele stappen voor u op een rijtje gezet om te doorlopen. 

2. Kies een geschikte rechtsvorm

Bij de inschrijving in het Handelsregister moet u een juridiche vorm voor uw onderneming opgeven, oftewel een rechtsvorm. Een rechtsvorm beslist onder andere of u de onderneming alleen of met anderen runt en of u aansprakelijk wordt gesteld bij eventuele schulden van het bedrijf. In Nederland bestaan de volgende rechtsvormen: eenmanszaak, BV, NV, VOF, CV, maatschap, vereniging, stichting en coöperatie. Kies een rechtsvorm die past bij uw situatie, overleg samen met uw boekhouder wat voor u de beste optie is om zoveel mogelijk belastingvoordeel te kunnen behalen.

3. Controleer of u de UBO’s moet inschrijven

Nadat u uw rechtsvorm heeft gekozen, moet u alle belanghebbenden (UBO’s) inschrijven. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Dit is iemand die de uiteindelijke eigenaar is, of zeggenschap heeft over een organisatie. Dit kunnen ook meerdere mensen zijn (UBO’s). Mensen die hieronder vallen hebben meer dan 25% van de aandelen in een bv. Controleer altijd goed of u voor uw rechtsvorm de UBO’s moet inschrijven.

4. Maak een afspraak bij de KvK

Vervolgens gaat u een afspraak bij de KvK maken om uw onderneming definitief in te schrijven. Het maken van een afspraak gebeurt volledig online via het inschrijfformulier op de website. Vul het formulier zo uitgebreid mogelijk in, dan verloopt de inschrijving bij de KvK op locatie zelf een stuk sneller.

Wat moet ik meenemen naar de KvK?
Nadat u bovenstaande stappen heeft doorlopen, moet u de volgende zaken meenemen naar de KvK: bedrijfsnaam, keuze rechtsvorm, legitimatiebewijs (ID of paspoort) en uw pinpas of creditcard waarmee u de eenmalige kosten kunt betalen van € 51,30.

Doorloop daarna de volgende stappen:

5. Huurovereenkomst of koopovereenkomst meenemen

Ook belangrijk is om de huur- of koopovereenkomst mee te nemen. Dit geldt natuurlijk alleen als u gevestigd bent in een bedrijfspand. Heeft u meerdere vestigingen? Neem dan alle overeenkomsten mee naar de KvK. Iedere vestiging krijgt namelijk een uniek vestigingsnummer bestaande uit 12 cijfers. Heeft u geen bedrijfspand? Sla dan deze stap over.

6. Zakelijke rekening openen

Het hebben van een zakelijke rekening is als startende ondernemer ontzettend handig. Hiermee houdt u uw zakelijke inkomsten en uitgaven overzichtelijk en gescheiden. Het is niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar we adviseren u toch om privé en zakelijke rekeningen gescheiden te houden. Op deze manier is de boekhouding een stuk overzichtelijker en weet u beter wat u uitgeeft, of u kunt investeren of nog moet besparen.

Wat zijn de gevolgen van het niet inschrijven bij de KvK?

Als u een onderneming heeft, maar zich niet inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK), dan kan dit verschillende gevolgen hebben. Denk aan onder andere:

• Zaken doen met andere bedrijven wordt lastig
• Het verkrijgen van een lening zal moeilijk gaan
• Hetzelfde geldt voor het openen van een zakelijke rekening
• Het kan leiden tot boetes van de Belastingdienst
  • Of zelfs tot strafrechtelijke vervolging.

Kortom, bedrijven, banken en financiers willen vaak eerst controleren of het bedrijf is ingeschreven bij de KvK. Het is dus wel aan te raden om uw onderneming in te schrijven bij de KvK als u van plan bent om zakelijk te handelen.

7. Belang van goede boekhouding voor starters

Een boekhouder brengt u een hoop rust en gemak. Het levert niet alleen rust in het bedrijf, maar ook in uw hoofd. U hoeft niet meer na te denken over de stapels bonnetjes en facturen. Door uw boekhouding uit te besteden aan een ervaren boekhouder, weet u zeker dat de boekhouding foutloos verloopt. Zo voorkomt u eventuele boetes bij de Belastingdienst. Bovendien attendeert een goede boekhouder u op eventuele fiscale voordelen, die u wellicht nog laat liggen. Zo bespaart u direct een hoop geld.

Ook interessant:

• UBO-register verplicht voor ondernemers: inschrijven, wijzigen en meer 
• Zakelijke creditcard voor (startende) ondernemers vergelijken

Uitschrijven bij de KvK 

Wilt u zich juist uitschrijven bij de KvK? Hiervoor gaat u naar de website van de KvK, vult u uw KvK-nummer in en selecteert u het bedrijf dat u wilt uitschrijven. In het formulier wordt gevraagd vanaf welke datum uw onderneming stopt, dit kan dus ook een datum in het verleden zijn indien u al bent gestopt. De gegevens stuurt u digitaal via DigiD op. Er is een transactie van € 0,01 nodig om uw persoonsgegevens te verifiëren. 

Vind een boekhouder in de buurt

Dankzij ons grote landelijke netwerk is er altijd wel een boekhouder bij u in de buurt beschikbaar. Het is belangrijk dat de boekhouder matcht met uw wensen en dat er een persoonlijke klik is. Daarom bieden we een gratis service aan voor ondernemers om boekhouders met elkaar te kunnen vergelijken. Start uw aanvraag door onderstaand formulier in te vullen, dan zullen wij zo snel mogelijk contact met u opnemen om uw aanvraag te bespreken. Vervolgens ontvangt u maximaal drie offertes van boekhouders die passen bij uw wensen en behoeften.