Hoe rittenregistratie bijhouden? Alles wat je moet weten

Via een rittenregistratie tool krijg je een overzicht van alle ritten die je in een kalenderjaar met je zakelijke (lease) auto hebt gereden. Ook kun je de privékilometers onderscheiden voor de Belastingdienst.

Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar? Dan moet je zelfs bijtelling betalen. Houd rittenregistratie bij om aan te kunnen tonen dat je onder de 500 kilometer blijft.

ls je je leaseauto van de zaak minder dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden gebruikt, dan hoef je geen bijtelling te betalen.

Hulp bij administratie

Kilometerregistratie en rittenregistratie: wat is het verschil?

Een kilometerregistratie is het bijhouden van alle gereden zakelijke kilometers. Het gaat hier dus uitsluitend om zakelijke kilometers, niet je privéritten. Dit kunnen de zakelijke kilometers in je bedrijfsauto of zakelijke auto zijn, of de zakelijke kilometers in je privéauto.

Vaak worden de termen kilometerregistratie en rittenregistratie door elkaar gebruikt, maar er is een verschil. Als je in een auto van de zaak of bedrijfsauto (werkbus) rijdt, dan moet je kunnen bewijzen dat je minder dan 500 kilometer per jaar rijdt. Hier is alleen een rittenregistratie voor nodig. Als je alleen de zakelijke reiskosten wilt boeken, dan is een eenvoudige kilometerregistratie ook al voldoende.

Er zijn in principe dus twee scenario's:

Je rijdt privékilometers in de auto van de zaak of bedrijfsauto.
Je rijdt voor zaken in je privéauto.

Als je in je privéauto zakelijke kilometers rijdt, dan wil je deze zakelijke kilometers kunnen declareren op de zaak. Daar heb je een kilometerregistratie voor nodig. Het kan daarnaast voorkomen dat de klant of opdrachtgever inzicht wil in de zakelijke kilometers die worden gereden. Er zijn kortom twee redenen waarom het verstandig is om een kilometerregistratie bij te houden. Je wilt kilometervergoeding ontvangen voor de zakelijke kilometers in je privéauto. Of je wilt kilometervergoeding ontvangen voor de zakelijke kilometers in je zakelijke auto.

Wanneer is een rittenregistratie verplicht (voor de Belastingdienst)?

Als je besluit bijtelling te betalen, of als je de Belastingdienst nergens van hoeft te overtuigen, dan is een rittenregistratie niet verplicht.

Een rittenregistratie is belangrijk als je:

Geen btw over het privégebruik wilt betalen;
De auto van de zaak niet privé wilt gebruiken;
Met je eigen vervoer wilt kunnen reizen;
Geen vrijstelling van BPM voor de werkgever wilt aanvragen.

Boekhouder voor administratie vinden

Hoe rittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst als zzp'er?

Er zijn verschillende manieren waarop je de kilometerregistratie bij kunt houden. Sommigen houden het bij op papier, anderen via Excel of digitaal via een rittenregistratiesysteem. We lichten hieronder verschillende manieren toe.

Kilometerregistratie in Excel

Excel is een eenvoudig programma dat voor iedere zzp’er toegankelijk is. Waarschijnlijk heb je al een snelkoppeling op het bureaublad van je computer staan. Met Excel kun je eenvoudig je kilometerregistratie bijhouden, maar heb je als nadeel dat het tijdrovend werk is. Bovendien is de kans groter dat je een fout maakt in de administratie. Dus ook al is Excel gratis om te gebruiken, het kan alsnog een hoop geld kosten als je een boete krijgt door een foutieve kilometerregistratie.

Kilometerregistratie met app

Met een digitaal registratiesysteem via een app weet je zeker dat de gegevens op de juiste manieren worden ingevoerd. Er zijn slechts een paar gegevens die je met de hand moet invullen. Het overgrote deel wordt automatisch door de software ingevuld. Denk aan zaken als de gereden kilometers en de vertrek- en eindlocatie. De registratie verloopt een stuk sneller en de kans op fouten wordt aanzienlijk kleiner. Hierdoor kun je je meer focussen op de core business van je bedrijf en voorkom je eventuele boetes van de Belastingdienst.

Kilometerregistratie via GPS

Er zijn ook ondernemers die een GPS-tracker laten inbouwen om iedere rit automatisch te registreren. Op basis van de GPS wordt dan tijdens iedere rit automatisch de gewenste data geregistreerd. Je kunt vervolgens alle informatie online op zoeken in de vorm van rapportages.

Vaakst gekozen: App

De meeste mensen kiezen ervoor om een online rittenregistratiesysteem (app) te gebruiken. Als je losse papiertjes bewaart, dan is de kans groot dat je administratie onoverzichtelijk of zelfs incompleet raakt. Een online rittenregistratiesysteem heeft verschillende voordelen vergeleken met handmatige administratie. Zo bespaar je een hoop tijd, omdat alles automatisch wordt verwerkt, en je bespaart geld, want je voorkomt boetes van de Belastingdienst. Daarnaast kun je efficiënter plannen, zoals de locatie van iedere bedrijfswagen zien, waardoor je medewerkers beter kunt aansturen naar welke ad hoc klus ze moeten rijden. Ook kun je de klant beter informeren wanneer medewerkers arriveren op locatie.

Welke rittenregistratie app kiezen?

Het enige keurmerk voor onafhankelijke ritregistratiesystemen is RRS. Er zijn verschillende registratiesystemen die voldoen aan het Keurmerk Ritregistratiesystemen (RSS), waarmee ze voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en van de AVG. Als je kiest voor een systeem met het RSS-keurmerk, dan weet je in ieder geval zeker dat je een gedegen systeem koopt.

Zo ben je niet alleen gegarandeerd van een 100% volledige rittenadministratie, maar voorkom je ook een discussie met de Belastingdienst over de juistheid van je administratie.

Let op:

het keurmerk wordt alleen aan de registratiesystemen zelf gegeven, niet aan de leveranciers.

Waarop letten bij het kiezen van een rittenregistratiesysteem?

Het RSS-keurmerk wordt uitsluitend aan rittenregistratiesystemen uitgereikt en dus niet aan leveranciers. Let hier dus goed op als je je volgende rittenregistratiesysteem koopt. Vaak geven leveranciers onterecht aan dat ze het keurmerk hebben en dat ze aan de eisen van de Belastingdienst voldoen, terwijl dit in realiteit dus niet waar is.

Er zijn veel verschillende rittenregistratiesystemen op de markt. Allemaal hebben ze een andere uitvoering. Zo levert het ene systeem een simpele sluitende rittenregistratie en kan een ander uitgebreider systeem ook als track & trace systeem dienen.

Registratiesystemen verschillen onder andere in de volgende functies:

Hoeveelheid aansluitingen;
Hoe de kilometerstand wordt bijgehouden: GPS, GLONASS, CAN-bus, Pulse;
Wel of geen back-upsysteem aanwezig;
Wel of geen realtime-inzicht gedurende de werktijd;
Exporteermogelijkheden;
Wel of geen keurmerkregistratie;
Wel of niet aangesloten bij Privacy beroepscommissie;
Waarschuwing aan berijder bij geen registratie.

Waar moet een rittenregistratie (en kilometerregistratie) aan voldoen?

Er zijn enkele zaken die moeten terugkomen in de rittenregistratie voor de Belastingdienst, zoals:

Naam van de bestuurder;
Het merk van je auto;
Het type/model auto;
Het kenteken van je auto;
De periode waarin je de auto hebt gebruikt;
Je ritgegevens.

Per rit vermeld je:

De datum;
De route die je hebt gereden;
De begin- en eindstand van de kilometerteller;
Het vertrek en aankomstadres;
Vermelden of het om een privérit of zakelijke rit gaat;
De privé-omrijkilometers als je zowel privé als zakelijk met de auto heeft gereden.

Voldoet je rittenregistratie niet aan bovenstaande eisen, of heb je überhaupt geen rittenregistratie bijgehouden? Dan moet je de bijtelling van het privégebruik van de auto verrekenen met de autokosten van je onderneming. Je hoeft niets te verrekenen als je op een andere manier kunt aantonen dat je niet meer dan 500 kilometers privé hebt gereden. Ook voor de kilometerregistratie moeten aan bovenstaande eisen worden voldaan.

Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn er een hoop veranderingen doorgevoerd op het gebied van privacyrechten. Zo waren de regels over bewaartermijnen van de rittenadministratie vanuit de Belastingdienst in strijd met de AVG. Er staan namelijk persoonsgegevens in de ritten- en kilometerregistratie. Hierdoor mogen rittenregistratiesystemen de rittenregistratie maximaal twee jaar op hun server bewaren. Hierna moeten de gegevens automatisch worden verwijderd.

Wat als ik niet kan voldoen aan de bewaarplicht?

De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs de kilometerregistratie op. Als je de gegevens niet goed bijhoudt en het is je beurt om de administratie te tonen, dan kun je een forse boete van de Belastingdienst krijgen. De Belastingdienst zal niet ieder jaar je rittenregistratie opvragen. Als ze een aanleiding zien om je registratie op te vragen, dan zul je dit per post krijgen te horen.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Waarom moet ik een rittenregistratie bijhouden?

Als je een auto van de zaak hebt, moet je kunnen aantonen welke ritten je hebt gemaakt voor zakelijke doeleinden en welke ritten privé waren. Dit is nodig om bijtelling te voorkomen. Een rittenregistratie kan ook nuttig zijn voor het beheren van je autokosten en het inzichtelijk maken van je reispatronen.

Hoe kan ik mijn rittenregistratie bijhouden?

Je kunt je rittenregistratie bijhouden door het noteren van je ritten in een papieren logboek of door gebruik te maken van een rittenregistratie-app. Een app kan handig zijn omdat deze automatisch je ritten kan registreren met behulp van GPS. Zorg ervoor dat je alle ritten bijhoudt, inclusief de datum, begin- en eindtijd, begin- en eindadres, het aantal gereden kilometers en het doel van de rit.

Moet ik ook privéritten bijhouden?

Ja, het is belangrijk om alle ritten bij te houden, zowel zakelijke als privéritten. Op deze manier kun je aantonen welke ritten je hebt gemaakt voor zakelijke doeleinden en welke ritten privé waren.

Hoe kan ik mijn rittenregistratie controleren en bewaren?

Het is belangrijk om je rittenregistratie regelmatig te controleren op fouten en onvolledigheden. Je kunt je rittenregistratie het beste bewaren in een digitaal of papieren dossier. Zorg ervoor dat je je rittenregistratie minimaal 7 jaar bewaart.

Wat zijn de gevolgen als ik geen rittenregistratie bijhoud?

Als je geen rittenregistratie bijhoudt, kun je in aanmerking komen voor bijtelling. Dit houdt in dat je belasting moet betalen over het privégebruik van je auto van de zaak. Dit kan oplopen tot een flink bedrag. Daarnaast riskeer je een boete als je geen rittenregistratie kunt overleggen bij controle door de Belastingdienst.

Moet ik mijn rittenregistratie laten controleren door een accountant?

Het is niet verplicht om je rittenregistratie te laten controleren door een accountant, maar het kan wel verstandig zijn om dit te doen om er zeker van te zijn dat je rittenregistratie voldoet aan de wettelijke eisen. Een accountant kan je ook helpen bij het optimaliseren van je rittenregistratie en het voorkomen van bijtelling.

Rittenadministratie of (volledige) boekhouding uitbesteden

Boekhouding en rittenregistratie is een strak georganiseerd proces dat gepaard gaat met veel precisie. Wil je geen onnodige administratieve fouten maken? Onze gekwalificeerde boekhouders helpen je graag met de rittenadministratie voor je onderneming! Ook voor de volledige boekhouding kun je bij ons terecht. Start gratis en eenvoudig je aanvraag via het contactformulier hieronder.

Lees wat onze klanten vinden

15.000+ ondernemers gingen je voor!

Na je koppeling met een boekhouder ontvangen wij graag je ervaring over onze service.

Nora Mahmuud

Ik heb gebruik gemaakt van hun gratis diensten en het is echt een aanrader. Ze luisteren aandachtig naar je wensen en zoeken de juiste match voor je.

Bekijk review

David Abarca

The help I got from WRKD was very professional and easy to follow. I would highly recommend this to anyone who wants to compare multiple bookkeepers/accountants before making such an important decision.

Bekijk review

Nicole ten Horn

Snel, professioneel, duidelijke communicatie en binnen de gestelde tijd een adequate accountant gevonden voor het opmaken van controle verklaringen. Precies zoals beloofd.

Bekijk review