Kilometerregistratie zzp bijhouden: hoe zakelijke kilometers bijhouden?

5 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 01-05-2024

Werk je als zelfstandig ondernemer en moet je zo nu en dan op pad met de auto? Dan krijg je te maken met kilometerregistratie. Wat houdt kilometerregistratie precies in? Waar moet een goede kilometerregistratie aan voldoen en hoe moet ik de kilometerregistratie bijhouden? Lees het allemaal op deze pagina.

Op deze pagina:

Wat is kilometerregistratie?
Kilometerregistratie voor zzp’ers: wanneer bijhouden?
Wanneer bijtelling kilometerregistratie betalen?
Kilometerregistratie eisen Belastingdienst
Hoe kilometerregistratie bijhouden?
Kilometerregistratie in Excel
Kilometerregistratie met app
Kilometerregistratie via GPS
Geen kilometerregistratie bijgehouden, wat nu?
Administratie zzp uitbesteden

Wat is kilometerregistratie?

Een kilometerregistratie is het bijhouden van alle gereden zakelijke kilometers. Het gaat hier dus uitsluitend om zakelijke kilometers, niet je privéritten. Dit kunnen de zakelijke kilometers in je bedrijfsauto of zakelijke auto zijn, of de zakelijke kilometers in je privéauto.

Vaak worden de termen kilometerregistratie en rittenregistratie door elkaar gebruikt, maar er is een verschil. Als je in een auto van de zaak of bedrijfsauto (werkbus) rijdt, dan moet je kunnen bewijzen dat je minder dan 500 kilometer per jaar rijdt. Hier is alleen een rittenregistratie voor nodig. Als je alleen de zakelijke reiskosten wilt boeken, dan is een eenvoudige kilometerregistratie ook al voldoende.

Administratie uitbesteden

Kilometerregistratie voor zzp’ers: wanneer bijhouden?

Er zijn in principe twee scenario's:

Je rijdt privékilometers in de auto van de zaak of bedrijfsauto.
Je rijdt voor zaken in je privéauto.

Als je in je privéauto zakelijke kilometers rijdt, dan wil je deze zakelijke kilometers kunnen declareren op de zaak. Daar heb je een kilometerregistratie voor nodig. Het kan daarnaast voorkomen dat de klant of opdrachtgever inzicht wil in de zakelijke kilometers die worden gereden.

Er zijn kortom twee redenen waarom het verstandig is om een kilometerregistratie bij te houden. Je wilt kilometervergoeding ontvangen voor de zakelijke kilometers in je privéauto. Of je wilt kilometervergoeding ontvangen voor de zakelijke kilometers in je zakelijke auto.

Uitzonderingen:

Heb je een bestelauto die je uitsluitend zakelijk gebruikt? Dan kun je 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen. Dit betekent:
- Dat je geen rittenregistratie hoeft bij te houden;
- Je hoeft geen rekening te houden met de correctie voor het privégebruik bij je winstberekening.
Je hebt een vereenvoudigde rittenregistratie via een regeling voor rijinstructeurs.

Leaseauto kilometerregistratie
Als je je leaseauto van de zaak minder dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden gebruikt, dan hoef je geen bijtelling te betalen.

Wanneer bijtelling kilometerregistratie betalen?

Heb je een auto van de zaak of een bedrijfsbusje en heb je hier minder dan 500 privékilometers mee gereden in een jaar? Dan hoef je geen bijtelling te betalen. Het is belangrijk dat je dit middels een kilometerregistratie kunt aantonen bij de Belastingdienst. Heb je meer dan 500 privékilometers gereden in een jaar in de zakelijke auto / bedrijfsbus? Dan betaal je wel bijtelling.

Zakelijke kilometers in je privéauto of privéwerkbus
Heb je geen auto van de zaak, maar rijd je wel zakelijke kilometers in je privéauto? Dan is het een goed idee om ook deze kilometers bij te houden via een registratie. Deze kilometers kun je namelijk gebruiken voor de kilometervergoeding van € 0,19.

Kilometerregistratie eisen Belastingdienst

Er zijn verschillende eisen van de Belastingdienst waar je aan moet voldoen voor een juiste en volledige kilometerregistratie. De kilometerregistratie moet de volgende gegevens bevatten:

Naam van de bestuurder;
Begin- en eindstand van de kilometerteller;
Het adres waar je vetrok en aankwam;
De gereden route;
Datum waarop de route is gereden;
Betreft het een privé of zakelijke rit;
Indien van toepassing: privé-omrijdkilometers.

Daarnaast moet je de volgende gegevens aanleveren over de auto:

Merk van de auto;
Model van de auto;
Kentekenplaat;
De periode waarin je de auto bezit.

Hoe kilometerregistratie zzp bijhouden?

Er zijn verschillende manieren waarop je de kilometerregistratie bij kunt houden. Sommigen houden het bij op papier, anderen via Excel of digitaal via een rittenregistratiesysteem. We lichten hieronder verschillende manieren toe.

Kilometerregistratie in Excel

Excel is een eenvoudig programma dat voor iedere zzp’er toegankelijk is. Waarschijnlijk heb je al een snelkoppeling op het bureaublad van je computer staan. Met Excel kun je eenvoudig je kilometerregistratie bijhouden, maar heb je als nadeel dat het tijdrovend werk is. Bovendien is de kans groter dat je een fout maakt in de administratie. Dus ook al is Excel gratis om te gebruiken, het kan alsnog een hoop geld kosten als je een boete krijgt door een foutieve kilometerregistratie.

Kilometerregistratie met app

Met een digitaal registratiesysteem via een app weet je zeker dat de gegevens op de juiste manieren worden ingevoerd. Er zijn slechts een paar gegevens die je met de hand moet invullen. Het overgrote deel wordt automatisch door de software ingevuld. Denk aan zaken als de gereden kilometers en de vertrek- en eindlocatie. De registratie verloopt een stuk sneller en de kans op fouten wordt aanzienlijk kleiner. Hierdoor kun je je meer focussen op de core business van je bedrijf en voorkom je eventuele boetes van de Belastingdienst.

Kilometerregistratie via GPS

Er zijn ook ondernemers die een GPS-tracker laten inbouwen om iedere rit automatisch te registreren. Op basis van de GPS wordt dan tijdens iedere rit automatisch de gewenste data geregistreerd. Je kunt vervolgens alle informatie online op zoeken in de vorm van rapportages.

Keurmerk kilometerregistratie
Het enige keurmerk voor onafhankelijke ritregistratiesystemen is RRS. Producten met het RRS Keurmerk voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Daarnaast voldoen ze aan de regels voor privacy en fraudebestendigheid. Je kunt er dus op vertrouwen dat als je een registratiesysteem met RRS Keurmerk kiest, het een gedegen en betrouwbaar merk is.

Let op: het keurmerk wordt alleen aan de registratiesystemen zelf gegeven, niet aan de leveranciers.

Geen kilometerregistratie bijgehouden, wat nu?

Ben je vergeten om de kilometerregistratie bij te houden? Dan moet je de bijtelling privégebruik auto verrekenen met de autokosten van je onderneming. Dit geldt niet als je kunt aantonen dat je op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé hebt gereden. In dat geval hoef je niets te verrekenen.

Interessante artikelen voor u:

Administratie zzp uitbesteden

Wil je liever de boekhouding uitbesteden, zodat je een hoop tijd kunt besparen en zeker weet dat alles goed wordt ingevuld? Dan is het belangrijk dat je een geschikte boekhouder of accountant vindt die bij jou en je bedrijf past.

Wij helpen je graag bij het vinden van de juiste partner! Vul onderstaand formulier in en kom gratis en vrijblijvend in contact met maximaal 3 boekhouders of accountants bij jou in de buurt. Wij nemen binnen 24 uur contact met je op om je aanvraag telefonisch te bespreken.