UBO-register verplicht voor ondernemers: in- of uitschrijven, wijzigen en meer

4 minuten leestijd

Laatst bijgewerkt op 13-09-2023

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owners, dit zijn de mensen die zeggenschap hebben over een organisatie of eigenaar zijn van een organisatie. Het is sinds 27 maart 2022 voor meer dan 1,5 miljoen organisaties verplicht om hun UBO’s in te schrijven in het UBO-register. Daarnaast zijn trusts en fondsen voor gemene rekening nu ook verplicht om zich te registeren. Wat houdt het UBO-register precies in? Is dit voor uw organisatie verplicht en hoe maakt u wijzigingen in het UBO-register? Lees het in deze blog.

Op deze pagina:

Wat is het UBO-register?
Waarom is er een UBO-register?
Wanneer is inschrijven in het UBO-register verplicht?
Hoe UBO’s inschrijven in het UBO-register?
Is het UBO-register openbaar? Welke gegevens inzichtelijk?
Waar kan ik het UBO-register raadplegen?
UBO-register wijzigen of UBO’s uitschrijven
Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is het UBO-register?

In het UBO-register worden alle UBO’s ingeschreven en geregistreerd. Iemand wordt als UBO (Ultimate Beneficial Owner) aangemerkt als diegene minimaal 25% van de aandelen (direct of indirect) in bezit heeft. Er kunnen dus maximaal vier UBO’s zijn bij een organisatie. Dit register wordt door het Handelsregister van de Kamer van Koophandel beheerd.

Wat is een Pseudo UBO?
Zijn er geen aandeelhouders met minimaal 25% van de aandelen? Dan moeten er Pseudo UBO’s worden ingeschreven in het UBO-register. Pseudo UBO’s zijn de hoger leidinggevenden binnen een vennootschap. In de praktijk zal dit alleen bij grotere bedrijven voorkomen. Volgens het Handelsregister zijn de hogere leidinggevenden alle statutaire bestuurders.

Waarom is er een UBO-register?

Op basis van de Europese richtlijn, namelijk de Vierde en Vijfde Anti-witwasrichtlijn, moeten alle EU-lidstaten een UBO-register hebben. In Nederland bestaat het UBO-register sinds 2020. Het doel van het UBO-register is vooral om zogenoemde ‘terrorisme financiering’ en witwaspraktijken tegen te gaan. Door UBO’s transparant te maken wordt het lastiger om financiële criminaliteit te kunnen plegen. Bovendien kunnen ondernemers beter controleren met wie ze zaken doen, omdat het register voor een groot deel is gekoppeld aan het Handelsregister van de KvK.

Wanneer is inschrijven in het UBO-register verplicht?

Het is sinds 27 maart 2022 verplicht voor iedere organisatie om zich te registeren in het UBO-register. Denk hierbij aan stichtingen, coöperaties, bv’s, nv’s, vof’s, SE’s, SCE’s en maatschappen. Sinds 1 november 2022 moeten ook trusts en fondsen voor gemene rekening zich registreren in een apart UBO-register voor trusts. De deadline hiervoor ligt op 1 februari 2023. Sommige organisaties zijn uitgesloten voor registratie in het UBO-register.

De volgende rechtsvormen hoeven géén UBO-registratie te doen:

Eenmanszaak;
Rechtspersonen in oprichting;
Beursgenoteerde BV of NV;
100% dochter van beursgenoteerde vennootschap;
Vereniging van eigenaars (VvE);
Publiekrechtelijke rechtspersonen;
Overige privaatrechtelijke rechtspersonen.

Let op: buitenlandse rechtspersonen die alleen een vestiging in Nederland hebben, hoeven zich ook niet te registeren. UBO’s inschrijven gebeurt dan in het land waar uw onderneming is opgericht.

De handhaving van de registraties wordt door Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst uitgevoerd. De juridische entiteiten waarop handhaving plaatsvindt, krijgen eerst een brief. Hierin wordt gevraagd om alsnog een opgave te doen. Als er geen registratie wordt gedaan, dan kunnen er sancties volgen zoals een boete of lasten onder dwangsom.

Hoe UBO’s inschrijven in het UBO-register?

Kwalificeert u zich als UBO en bent u verplicht om zich in te schrijven? Dan zult u een UBO-verklaring moeten invullen. De manier waarop u zich inschrijft, hangt onder andere af van uw situatie. In de meeste gevallen gaat u hiervoor naar de notaris. Wat u aanlevert, verschilt per situatie, maar de volgende documenten zijn in ieder geval van belang: de oprichtingsakte, ingevulde UBO-verklaring en het aandeelhoudersregister.

Wie is de UBO bij een BV?
Een BV kan één of meerdere UBO’s hebben. Dit hangt af van de grootte van het belang. Dit kunnen natuurlijke personen zijn die:

meer dan 25% van de aandelen bezitten;
meer dan 25% stemrecht hebben;
meer dan 25% economisch belang;
feitelijke zeggenschap hebben op basis van andere middelen.

Is het UBO-register openbaar? Welke gegevens inzichtelijk?

Een deel van de gegevens van het UBO-register zijn wettelijk openbaar en voor iedereen toegankelijk. Het gaat hierbij om de volgende openbare gegevens:

Voornaam en achternaam;
Geboortemaand en geboortejaar;
Woonstaat;
Nationaliteit;
De rol van de UBO.

Een deel van de gegevens in het UBO-register is niet openbaar. De privacy van de UBO’s wordt natuurlijk wel gewaarborgd. Alleen autoriteiten met bevoegdheid en wettelijke toegang kunnen deze gegevens inzien. Denk hierbij aan de politie, het OM, de Belastingdienst en de Financiële Inlichtingen Eenheid.

De volgende gegevens zijn niet openbaar voor iedereen:

Geboortedag;
Geboorteplaats;
Adresgegevens;
BSN-nummer;
Identiteitsdocument;
Documenten waarin de aard en omvang van het economische belang naar voren komt.

Waar kan ik het UBO-register raadplegen?

Het UBO-register is openbaar toegankelijk via de website van de KvK. Om het KvK uittreksel UBO-register te bestellen heeft u het KvK-nummer en naam van de betreffende organisatie nodig samen met een toegangscode om het uittreksel te bestellen en downloaden.

Log in met uw account en wachtwoord voor het Handelsregister online. Kijk voor verdere informatie op de website van de Kamer van Koophandel.

UBO-register wijzigen of UBO’s uitschrijven

U kunt ook wijzigingen aanbrengen in de UBO-gegevens over het belang dat UBO’s in de organisatie hebben en over het afschermen van de persoonsgegevens. U moet wijzigingen binnen 7 dagen nadat ze van kracht zijn geworden doorgeven. U kunt een UBO-opgave versturen online via DigiD of per post. U kunt bovendien personen uitschrijven omdat ze geen UBO meer zijn. Als een persoon geen UBO meer is, dan moet dit ook uiterlijk binnen 7 dagen worden doorgegeven in een UBO-opgave.

Tip: let er bij het uitschrijven van UBO’s ook op of u andere UBO’s moet inschrijven in het register.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat is het UBO-register?
Het UBO-register is een Europees systeem waarin informatie over de 'uiteindelijk begunstigden' van een onderneming wordt geregistreerd, met als doel transparantie te bevorderen en financiële criminaliteit tegen te gaan.

Wat zijn UBO's?
UBO's, ofwel 'Ultimate Beneficial Owners', zijn natuurlijke personen die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of zeggenschap hebben in een onderneming.

Wie moet de UBO-informatie verstrekken?
Juridische entiteiten zoals BV's, NV's, stichtingen en verenigingen zijn verplicht hun UBO-informatie te registreren in het UBO-register.

Moet ik als kleine ondernemer UBO-informatie verstrekken?
Ja, ook kleine ondernemingen zijn in veel gevallen verplicht UBO-informatie te verstrekken, tenzij een uitzondering van toepassing is.

Welke informatie moet ik verstrekken over de UBO's?
De naam, geboortedatum, nationaliteit, woonstaat en aard en omvang van het belang van de UBO moeten worden geregistreerd.

Is de UBO-informatie openbaar?
Ja, de UBO-informatie is gedeeltelijk openbaar en kan worden geraadpleegd door bevoegde autoriteiten, financiële instellingen en in sommige gevallen door het algemene publiek.

Hoe registreer ik UBO-informatie?
Registratie vindt plaats via het handelsregister van het land waar de onderneming is gevestigd. Dit kan vaak online worden gedaan.

Wat is het doel van het UBO-register?
Het belangrijkste doel is het voorkomen van witwassen, financiering van terrorisme en belastingontduiking door transparantie te bieden over de mensen achter bedrijven.

Wat gebeurt er als ik UBO-informatie niet registreer?
Niet-naleving kan leiden tot sancties, boetes en juridische gevolgen, afhankelijk van de wetgeving van het land waarin u onderneemt.

Hoe vaak moet ik UBO-informatie bijwerken?
De UBO-informatie moet regelmatig worden bijgewerkt, vooral als er veranderingen zijn in de UBO's of hun aandelenbelangen.

Bedrijf gestart en hulp nodig met de boekhouding?

Heeft u uw bedrijf bij de KvK geregistreerd, alles op de rit, maar wordt de boekhouding erbij doen allemaal wat veel? Besteed uw boekhouding dan uit aan een ervaren boekhouder bij u in de regio. Door gebruik te maken van onze service kunt u als ondernemer gratis en vrijblijvend verschillende boekhouders in de buurt vergelijken.

Start uw aanvraag via onderstaand formulier, dan nemen we meestal dezelfde (werk)dag nog telefonisch contact met u op.