Een administratiekantoor beginnen in 2024? Dit is je checklist

Er is een groeiende behoefte aan externe kantoren die de administratie en boekhouding van kleine bedrijven en zzp'ers op zich nemen. Niet iedere zzp'er heeft de tijd om zich met tijdrovende zaken bezig te houden zoals het inboeken van de facturen of het voeren van de bedrijfsadministratie. Het is voor zzp'ers en kleine bedrijven prettig om deze taken uit te besteden aan een administratiekantoor. Een eigen administratiekantoor of eenmanszaak beginnen? Hieronder beschrijven we de stappen die je doorloopt bij het starten van een administratiekantoor.

Wat doet een administratiekantoor?

Een administratiekantoor heeft als voornaamste taak het verwerken en controleren van de financiële administratie van een bedrijf. Deze kantoren variëren in omvang, van kleine ondernemingen met één persoon tot grote bedrijven met honderden medewerkers. Naast het beheren van de boekhouding kunnen administratiekantoren vaak ook aanvullende diensten aanbieden, zoals belastingadvies, loonadministratie en rapportage. Ze zijn essentiële partners voor bedrijven die hun financiën op orde willen hebben en zich willen richten op hun kernactiviteiten.

Dit zijn de stappen die je doorloopt bij het starten van een eigen administratiekantoor:

1. Vertaal je plannen in een business plan;
2. Beslis je rechtsvorm;
3. Inrichten van verzekeringen en administratie;
4. Werkwijze beslissen;
5. Klanten bereiken.
6. Veelgestelde vragen administratiekantoor starten (FAQ)

We lichten de stappen hieronder één voor één toe.

Stap 2: Beslis je rechtsvorm

De ondernemingsvorm bepaalt of je privé aansprakelijk wordt gesteld voor eventuele schulden die voortvloeien uit de onderneming. Hieronder sommen wij een aantal rechtsvorm zonder privéaansprakelijkheid voor je op:

• Besloten vennootschap (B.V.);
• Naamloze vennootschap (N.V.);
• Coöperatie;
• Stichting.

Indien je starter bent is het voor de hand liggend dat je voor een eenmanszaak of vennootschap onder firma kiest. Aan de ene kant zorgt dit ervoor dat je wel privé aansprakelijk gesteld kunt worden voor eventuele schulden, aan de andere kant zorgt dit voor meerdere belastingvoordelen zoals de startersaftrek, etc.

Tenslotte is het belangrijk voor je marketingstrategie en naamsbekendheid om een herkenbare naam te kiezen voor jouw administratiekantoor. Dit kun je doorgeven tijdens de afspraak bij de Kamer van Koophandel. De afspraak plan je online in via de website van de Kamer van Koophandel. Na het inschrijven van je onderneming wordt er automatisch een btw-nummer aan je onderneming gekoppeld.

Stap 3: Het inrichten van verzekeringen en administratie

Als ondernemer is het belangrijk om zelfstandig je verzekeringen en pensioenopbouw in te richten. Hierbij hoort ook de rechtsbijstandverzekering, de arbeidsongeschiktheidsverzekering, etc. Om duidelijkheid te uiten over je dienstverlening naar je klanten is het essentieel om algemene voorwaarden op te stellen. Hierin kunnen klanten zien waar zij aan verbonden worden zodra gebruik gemaakt wordt van de dienstverlening.

Vervolgens moet je de administratie goed inrichten, waarbij het verplicht is vanuit de overheid om minimaal 7 jaar de administratie te behouden. Om de opslag te verkleinen is het aan te raden om gebruik te maken van een digitaal boekhoudsysteem waarin de geschiedenis wordt opgeslagen.

Stap 4: Werkwijze beslissen

Tegenwoordig is vrijwel alles gedigitaliseerd op het gebied van administratie. De meeste administratiekantoren kiezen ervoor om met een online boekhoudsysteem te werken. Hiermee bespaar je veel tijd en heb je een beter overzicht over de financiën van je klanten. Hieronder sommen wij een aantal boekhoudsystemen voor je op:

• Exact Online;
• Unit 4;
• Twinfield;
• Yuki;
• E-boekhouden.nl;
• SnelStart;
• Rompslomp.