Een administratiekantoor beginnen? Dit is uw checklist.

4 minuten leestijd

Er is een groeiende behoefte aan externe kantoren die de administratie en boekhouding van kleine bedrijven en zzp'ers op zich nemen. Niet iedere zzp'er heeft de tijd om zich met tijdrovende zaken bezig te houden zoals het inboeken van de facturen of het voeren van de bedrijfsadministratie. Het is voor zzp'ers en kleine bedrijven prettig om deze taken uit te besteden aan een administratiekantoor. Een eigen administratiekantoor of eenmanszaak beginnen? Hieronder beschrijven we de stappen die u doorloopt bij het starten van een administratiekantoor.

Dit zijn de stappen die u doorloopt bij het starten van een eigen administratiekantoor:

  1. Vertaal uw plannen in een business plan;
  2. Beslis uw rechtsvorm;
  3. Inrichten van verzekeringen en administratie;
  4. Werkwijze beslissen;
  5. Klanten bereiken.
  6. Veelgestelde vragen administratiekantoor starten

We lichten de stappen hieronder één voor één toe.

Stap 1: Vertaal uw plannen in een businessplan

Om als ondernemer aan de slag te gaan is het aan te raden om een businessplan op te stellen waarin de plannen, intenties, missie, visie en strategie worden toegelicht. Dit draagt bij aan de helderheid van uw plannen met het oprichten van uw administratiekantoor.

Een essentieel aspect in het businessplan is de concurrentenanalyse. Hierin licht u de sterktes, zwaktes, bedreigingen en kansen toe met betrekking tot de concurrenten in uw omgeving. Belangrijk hierbij is dat u een marketingstrategie opstelt waardoor uw toegevoegde waarde transparant is. Tenslotte is het belangrijk om een financieel plan toe te voegen waarin u de financiering van uw administratiekantoor onderbouwt. 



businessplan opstellen

Stap 2: Wat wordt uw rechtsvorm?

De ondernemingsvorm bepaalt of u privé aansprakelijk wordt gesteld voor eventuele schulden die voortvloeien uit de onderneming. Hieronder sommen wij een aantal rechtsvorm zonder privéaansprakelijkheid voor u op:

  • Besloten vennootschap (B.V.);
  • Naamloze vennootschap (N.V.);
  • Coöperatie;
  • Stichting.

Indien u starter bent is het voor de hand liggend dat u voor een eenmanszaak of vennootschap onder firma kiest. Aan de ene kant zorgt dit ervoor dat u wel privé aansprakelijk gesteld kunt worden voor eventuele schulden, aan de andere kant zorgt dit voor meerdere belastingvoordelen zoals de startersaftrek, etc.

Tenslotte is het belangrijk voor uw marketingstrategie en naamsbekendheid om een herkenbare naam te kiezen voor uw administratiekantoor. Dit kunt u doorgeven tijdens de afspraak bij de Kamer van Koophandel. De afspraak plant u online in via de website van de Kamer van Koophandel. Na het inschrijven van uw onderneming wordt er automatisch een btw-nummer aan uw onderneming gekoppeld.

Stap 3: Het inrichten van verzekeringen en administratie

Als ondernemer is het belangrijk om zelfstandig uw verzekeringen en pensioenopbouw in te richten. Hierbij hoort ook de rechtsbijstandverzekering, de arbeidsongeschiktheidsverzekering, etc. Om duidelijkheid te uiten over uw dienstverlening naar uw klanten is het essentieel om algemene voorwaarden op te stellen. Hierin kunnen klanten zien waar zij aan verbonden worden zodra gebruik gemaakt wordt van de dienstverlening.

Vervolgens moet u de administratie goed inrichten, waarbij het verplicht is vanuit de overheid om minimaal 7 jaar de administratie te behouden. Om de opslag te verkleinen is het aan te raden om gebruik te maken van een digitaal boekhoudsysteem waarin de geschiedenis wordt opgeslagen.

Stap 4: Wat wordt uw werkwijze?

Tegenwoordig is vrijwel alles gedigitaliseerd op het gebied van administratie. De meeste administratiekantoren kiezen ervoor om met een online boekhoudsysteem te werken. Hiermee bespaart u veel tijd en heeft u een beter overzicht over de financiën van uw klanten. Hieronder sommen wij een aantal boekhoudsystemen voor u op:

- Exact Online;
- Unit 4;
- Twinfield;
- Yuki;
- E-boekhouden.nl;
- SnelStart;
- Rompslomp.

Stap 5: Bereik uw klanten

Zodra u het administratiekantoor heeft opgericht, is het doel om uw klantenbestand te vullen. U kunt klanten bereiken door een gerichte marketingstrategie te handhaven. Hierbij kunt u denken aan het ontwerpen van een website, banner of reclames via andere kanalen.

Het voeren van marketing kan tijdrovend en kosten inefficiënt zijn. U kunt er ook voor kiezen om ons te laten helpen bij het werven van nieuwe klanten. Via ons platform kunt u instellingen toevoegen waardoor u geschikte opdrachten krijgt te zien. U kunt contact opnemen om met een van onze accountmanagers een vrijblijvende demonstratie te doorlopen in ons portaal.

Veelgestelde vragen administratiekantoor starten

Hieronder benoemen we een aantal veelgestelde vragen waar ondernemers die een administratiekantoor willen oprichten tegenaan lopen.

- Waar moet ik bij een administratiekantoor allemaal aan denken?
Naast de genoemde stappen in dit artikel, is het belangrijk dat u naast uw vak als boekhouder en belastingadviseur er nog een baan als ondernemer bij krijgt. Dit betekent dat u goed moet nadenken over zaken als:

  • Het verdienmodel
  • Website
  • Leads
  • Locatie
  • CRM
  • Boekhoudsoftware

- Welke tarieven moet ik als administratiekantoor hanteren?
Gemiddeld kost een administratiekantoor tussen de € 40,- en € 75,- exclusief btw. Dit is voornamelijk afhankelijk van het aantal jaren ervaring en de kwaliteit. Wij adviseren om niet met de laagste tarieven te werken. Als uw kantoor daadwerkelijk meerwaarde biedt, dan zijn klanten bereid om hiervoor te betalen. Richt u daarom op de kwaliteit en service, en niet zo zeer op de tarieven.

- Hoeveel klanten heeft een administratiekantoor gemiddeld genomen?
Er zijn tussen de 3 en 4 duizend accountantskantoren in heel Nederland, waarvan slechts 10% een vergunning heeft om controles uit te mogen voeren. Geautomatiseerde kantoren kunnen zonder problemen circa 50 of meer klanten bedienen. Voor de kleinere eenpitters zal dit aantal een stuk lager liggen, gezien een accountant gemiddeld 7 dagen werk heeft aan alleen al één klant.

Hulp nodig bij administratiekantoor beginnen?

Gaat u een eigen administratiekantoor beginnen of heeft u al een administratiekantoor en bent u op zoek naar meer klandizie? Wij geven u graag een vrijblijvende demonstratie in ons portaal. Neem vrijblijvend contact met ons op per telefoon +31 (0)432003092 of via mail (info@boekhouders.nl) of vul direct ons aanvraagformulier (vrijblijvend) in hieronder.

Begin uw aanvraag (100% vrijblijvend)

4,6
130 beoordelingen

Bedrijfsvorm *
Werkzaamheden

Beveiligd met SSL
Vraag gratis een offerte aan!

Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor u als ondernemer.