Wat is een grootboekrekening en welke moet ik gebruiken?

4 minuten leestijd
Laatst bijgewerkt op 28-06-2022

Bent u kortgeleden gestart met boekhouden? Dan zijn er waarschijnlijk een hoop boekhoudtermen die u tegenkomt waarvan u nog niet helemaal weet wat het is en wat u erover moet weten. Eén van zulke begrippen is ‘grootboekrekening’. Grootboekrekeningen zijn belangrijk bij het houden van overzicht van uw boekhouding. In dit artikel bespreken we wat een grootboekrekening is, welke varianten er zijn en wanneer u deze gebruikt.

Op deze pagina:

Wat is een grootboekrekening?

Een grootboekrekening, ook wel ‘voorziening’ genoemd, is een verzameling van alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde categorie. Met een grootboekrekening kunt u uw boekhouding in verschillende bij elkaar passende stukken opdelen. Iedere grootboekrekening is dus een verzameling van dezelfde soort kosten of opbrengsten, zoals: autokosten, telefoonkosten, lening, renovatie, enz. Iedere grootboekrekening heeft zijn eigen code. Zo krijgt u een beter overzicht over uw boekhouding en financiën.

grootboekrekening

Wat is een grootboek?

Alle grootboekrekeningen samen worden ‘grootboek’ genoemd. Vroeger was een grootboek letterlijk een groot boek, van formaat dus. De boekhouding werd bijgehouden in een dik boek waarin alle inkomsten en uitgaven stonden. Intussen zijn we gewend aan het digitaal boekhouden via een online boekhoudprogramma, maar de term grootboek blijft wel behouden.

Welke grootboekrekeningen zijn er?

In principe kunnen grootboekrekeningen worden opgesplitst in twee verschillende categorieën: balansrekeningen en resultaatrekeningen. In de balansrekening staan de schulden, terwijl in een resultaatrekening juist de opbrengsten staan. Een ander woord voor resultaatrekening is dan ook winst- en verliesrekening.

Dit zijn de meeste gebruikte grootboekrekeningen:

Activa
Onder de activa (op de balans) staat:

Passiva
Onder de passiva (op de balans) staat:

Winst- en verliesrekening
Op de winst- en verliesrekening staat:

  • Kosten – kantoorkosten
  • Kosten – verloopkosten
  • Kosten – afschrijvingen
  • Omzet – verkoop
  • Omzet – bijzondere baten

Overzicht rubrieken grootboekrekening

Een grootboek bestaat uit verschillende rubrieken (grootboekrekeningen). Een grootboek kan uit wel honderden rubrieken (pand, salaris, uitjes, etc.) bestaan, daarom is het belangrijk dat deze nauwkeurig worden gemaakt. U kunt een grootboek beschouwen als een boom met allemaal vertakkingen. De boomstam bestaat bijna altijd uit dezelfde soort rubrieken (met bijbehorende codes):

  • 0  Vaste activa, Eigen vermogen, Voorzieningen, Langlopende schulden
  • 1  Liquide middelen, Schulden, Kortlopende vorderingen, Belastingen, Premies
  • 2  Tussenrekeningen
  • 3  Voorraden
  • 4  Kosten
  • 5  Kostenplaatsen
  • 6  Fabricagerekeningen
  • 7  Inkoopwaarde van de omzet
  • 8  Omzet
  • 9  Privémutaties bij eenmanszaken en vof’s

Uit de ‘stam’ volgen per code/rubriek weer allemaal vertakkingen, we nemen als voorbeeld ‘5 - Kostenplaatsen’:

  • 50  Kostenplaats Machine A
  • 51  Kostenplaats Machine B
  • 52  Kostenplaats Draaibank A
  • 53  Kostenplaats Draaibank B
  • 54  Kostenplaats Hefinstallaties magazijn
  • 55  Kostenplaats Transportmiddelen magazijn
  • 56  Kostenplaats Zaaginstallatie
  • 57  Kostenplaats Freesbank A
  • etc.

U kunt zien dat de rubriek Kostenplaatsen (5) wordt onderverdeeld in de subrubrieken (50, 51, 52, enzovoorts). Alle subrubrieken beginnen altijd met hetzelfde cijfer als de bovenliggende rubriek, in dit geval is dat 5.

Nu we de eerste takken hebben, kunnen we weer verder gaan kijken naar de vertakkingen hiervan. Subrubrieken kunnen namelijk altijd nog verder worden onderverdeeld. We nemen even als voorbeeld de rubriek Kosten (4). Een uitgewerkte onderverdeling van een subrubriek van Kosten kan er als volgt uitzien:

  • 4  Kosten
    • 40  Personeelskosten
    • 41  Afschrijvingen
    • 42  Verzekeringskosten
    • 43  Autokosten
      • 4310  Brandstofkosten
      • 4320  Autoverzekering
      • 4330  Motorrijtuigenbelasting
      • 4340  Onderhoud en reparaties
      • 4350  etc.
    • 44  Verkoopkosten
    • 45  Kantoorkosten
    • 46  Huisvestingskosten
    • 47  etc.

U kunt zien dat de onderverdelingen van de subrubrieken (4310, 4320, 4330, enzovoorts) altijd begint met het bovenliggende cijfer van de subrubriek, in dit geval dus 43 (autokosten). Een code met vier cijfers is het laatste niveau en vormt een grootboekrekening. Iedere grootboekrekening heeft zijn eigen unieke code. 

De onderverdeling van de subrubriek kent nog één vertakking, namelijk het ‘soort’. Bijvoorbeeld onder 4310 Brandstofkosten wordt de onderverdeling gemaakt: 05-01-2022 Shell (84,20), 28-01-2022 Avia (86,36), enzovoorts. Hier zit géén code aan verbonden. 

Welke grootboekrekening moet ik gebruiken?

Zoals u hierboven kon zien zit er een logica in de codes van de grootboekrekeningen. De cijfers van de onderliggende niveaus starten altijd met de cijfers van het niveau dat erboven ligt. Op deze manier is het de bedoeling dat u voor iedere uitgaven en ontvangst bekijkt op welke grootboekrekening het bedrag moet worden geboekt. Maak eerst een keuze uit de rubrieken en werk zo telkens naar een niveau dat hieronder ligt totdat u bij de juiste grootboekrekening komt. Bijvoorbeeld, alle grootboekrekening waarvan de codes beginnen met cijfer 42 vallen onder de rubriek 42 - verzekeringskosten.
welke grootboekrekening
In de meeste online boekhoudprogramma’s kunt u zelf grootboekrubrieken ingeven, maar vaak bestaat ook de mogelijkheid om de standaard rubrieken zoals besproken in dit artikel te selecteren.

Ook interessant:

Is een grootboekrekening verplicht?

In principe is het gebruik van een grootboek of grootboekrekening niet verplicht. Toch raden we wel aan om hier gebruik van te maken, omdat het onmisbaar is voor een goede boekhouding. Zonder grootboekrekeningen wordt uw balans al snel een zooitje en verliest  u het overzicht van alle verschillende kostenposten.

Hulp bij grootboekrekening

Het bijhouden van alle grootboekrekeningen kan een hoop werk kosten en het vereist grote nauwkeurigheid. We begrijpen dat u als ondernemer uw tijd liever besteedt aan het ondernemerschap in plaats van aan urenlange boekhouding. We werken samen met een groot landelijk netwerk van boekhoudkantoren en accountants. Hierdoor hebben we altijd een financiële specialist beschikbaar, ook bij u in de buurt.

Bent u op zoek naar een boekhouder of accountant? Maak gratis en vrijblijvend kennismakingsgesprekken met financieel specialisten bij u in de buurt door onderstaand formulier in te vullen. We nemen binnen 2 werkdagen telefonisch contact met u op om uw aanvraag te bespreken. Vervolgens gaan we op zoek naar een goede match (maximaal drie) en kiest u zelf of u al dan niet een samenwerking met één van de aangedragen partners start.

Begin uw aanvraag (100% vrijblijvend)

4,6
130 beoordelingen

Bedrijfsvorm *
Werkzaamheden

Beveiligd met SSL
Vraag gratis een offerte aan!

Onze dienst is geheel gratis en vrijblijvend voor u als ondernemer.