De belangrijkste boekhoudkundige termen
Met een juiste boekhouding kun je financiële feiten vastleggen om een beter inzicht te krijgen in de financiële situatie van een bedrijf. Bij boekhouden komen verschillende lastige boekhoudkundige termen kijken. We bespreken in dit artikel boekhoudtermen die allemaal te maken hebben met ‘boekhouden’. Als ondernemer krijg je vaak met deze termen te maken, dus is het verstandig om hier enige kennis van op te doen. Zonder het harde werk van de boekhouder zouden veel ondernemers weinig of minder inzicht hebben in de financiële gezondheid van het bedrijf.
Aan bod in dit artikel komen de boekhoudtermen:
- Afnemerskrediet
- Afschrijven
- Aftrekposten
- Auditfile
- Balans: activa, passiva
- Bankboek
- Bankwaarde
- BIC-nummer
- Crediteuren en Debiteuren
- Dropshipping
- Dubbel boekhouden
- Eigen vermogen
- Financieel dagboek
- Grootboekrekening
- Jaarrekening
- Journaliseren / journaalposten
- Kasstroomoverzicht / cashflow
- Liquiditeit / liquide middelen
- Omzetbelasting
- Salarisadministratie
- Voorraad
- Vreemd vermogen
- Winst- en verliesrekening
Afschrijven
Bij afschrijven schaf je een bedrijfsmiddel aan waarvan je de kosten over meerdere jaren verspreidt. Je gebruikt het bedrijfsmiddel meerdere jaren. Bedrijfsmiddelen zijn bijvoorbeeld machine's, auto's of vergunningen. De regel volgens de Belastingdienst is dat je moet afschrijven op het moment dat de aanschafprijs van een bedrijfsmiddel hoger is dan €450.Aftrekposten
Nog te vaak zien (startende) ondernemers dit over het hoofd: aftrekposten. Via aftrekposten hoef je minder belasting af te staan en houd je meer winst over. Er zijn veel verschillende soorten aftrekposten, waar verschillende eisen voor gelden. Bekende aftrekposten zijn: zelfstandigenaftrek, kleineondernemersregeling, startersaftrek, mkb-winstvrijstelling en de investeringsaftrek.Auditfile
Dit is een computerbestand waarin gegevens van een boekhouding worden opgeslagen. Soms worden de gegevens via hier uitgewisseld naar andere administratieve systemen. De auditfile geeft een overzicht van alle mutaties in je grootboekrekening, gegroepeerd per periode (vaak per boekjaar). Auditfiles zitten niet vast aan een specifiek boekhoudprogramma. Ze worden gebruikt om de mutaties van je bedrijf eenvoudig te kunnen analyseren.Balans
Een balans is een overzicht van alle bezittingen en schulden op een bepaald moment van een onderneming. Er is sprake van een momentopname, waardoor er een duidelijk beeld kan worden geschetst over hoe het bedrijf er financieel voor staat. De balans kent twee zijden: de debetzijde en de creditzijde. De linkerkant van de balans heet de debetzijde. Hier staan alle activa. Op de rechterkant bevindt zich de creditzijde, waar het eigen vermogen en vreemd vermogen staan. Deze twee posten aan de rechterkant heten ook wel passiva. Lees hier meer over wat crediteuren en debiteuren precies zijn en wat beheer ervan inhoudt.We leggen activa en passiva hieronder uit.
Activa: activa of ‘debet’ worden ook wel de bezittingen van een bedrijf genoemd. Deze term wordt het meest gebruikt bij een boekhoudbalans. Er zijn immateriële vaste activa en materiële vaste activa. Bij immaterieel gaat het om zaken die je niet kunt aanraken, zoals een patent of octrooi. Materiële activa zijn de activa die je wel kunt aanraken, zoals machines die worden gebruikt of het kantoorpand van de onderneming.
Passiva: passiva of ‘credit’ zijn de schulden van een bedrijf. De passiva kant van een balans laat zien op welke manier de activa worden betaald en hoeveel geld er is geïnvesteerd in een bedrijf. Passiva wordt onderverdeeld in eigen vermogen, vreemd vermogen en voorzieningen. Deze bespreken we hieronder.
Bankboek
In het bankboek staan alle inkomsten en uitgaven van de zakelijke rekening. In tegenstelling tot het kasboek waar de contante uitgaven staan, staan in het bankboek alle banktransacties. Het is belangrijk dat je bij het boeken van de bankbetalingen let op de juiste kostencategorieën, ook wel grootboekrekening.BIC-nummer
Het BIC-nummer, vroeger ook wel SWIFT-code genoemd, is een volgorde van letters en cijfers die wordt gebruikt bij het internationale betalingsverkeer. In tegenstelling tot een IBAN-nummer is het BIC-nummer bedoeld om banken te kunnen identificeren. De meeste online boekhoudprogramma's herkennen automatisch het BIC-nummer van uw zakelijke bank(rekening).Boekwaarde
De boekwaarde is zowel de waarde van activa als passiva, zoals deze op de balans staat. Het gaat hier dus om hoeveel het bedrijf bezit minus de schulden. De hoogte van de boekwaarde verandert jaarlijks en hangt af van hoeveel je bezit. De boekwaarde valt meestal te bepalen door de afschrijving van de aanschafwaarde af te trekken.Crediteuren en Debiteuren
Crediteuren zijn de leveranciers, oftewel de afzenders van facturen die u ontvangt en moet betalen. Je vind de crediteuren terug op de creditzijde van de balans. De debiteuren daarentegen, zijn klanten die nog geld moeten betalen aan een crediteur. Zolang je als debiteur niet betaalt, heb je schulden. Debiteuren vind je dan ook terug op de debetzijde van de balans, waar de activa staan.Dropshipping
Dropshipping in Nederland groeit in populariteit bij startende ondernemers. Dropshipping is een verkoopvorm binnen de e-commerce. Bij dropshipping treed je op als tussenpersoon, omdat je niet je eigen voorraad hoeft te beheren - deze wordt rechtstreeks vanuit de leverancier bij de klant bezorgd.Dubbel boekhouden
In tegenstelling tot eenvoudige boekhouding is dubbel boekhouden geschikt voor natuurlijke personen met een jaarlijkse omzet die hoger ligt dan € 500.000. Een dubbele boekhouding is een stuk complexer dan enkelvoudige boekhouding. Bij dubbel boekhouden moeten er naast een dagboek ook een grootboek worden bijgehouden.Eigen vermogen
Het eigen vermogen (EV) is de totale activa minus de totale schulden. Het eigen vermogen is minder belangrijk voor eenmanszaken en is vooral relevant voor vennootschappen. Het eigen vermogen kan namelijk gezien worden als de schulden van de onderneming aan de (mede-)eigenaren. Aan het eigen vermogen kun je zien in hoeverre het bedrijf de financiële verplichtingen kan nakomen. Het hebben van voldoende eigen vermogen is belangrijk voor een bedrijf, omdat het hebben van teveel geleend geld voor problemen kan zorgen.Het eigen vermogen kan op verschillende momenten toe of afnemen. Maakt het bedrijf winst? Dan zal het eigen vermogen stijgen. Ook als er een privé-toevoeging of kapitaalstorting plaatsvindt dan stijgt het eigen vermogen. Een afname daarentegen kan voorkomen zodra het bedrijf aan verliezen lijdt. Afschrijving van goederen leidt eveneens tot een afname van het eigen vermogen.
Voor een besloten vennootschap (bv) en naamloze vennootschap (nv) moet je het eigen vermogen onderverdelen in:
- Gestort en opgevraagd kapitaal;
- Agio;
- Herwaarderingsreserve;
- Onverdeelde winst;
- Wettelijke en statutaire reserves;
- Overige reserves.
Financieel dagboek
In het financieel dagboek worden alle financiële verrichtingen van de onderneming in kaart gebracht. Iedere bedrijfsgebeurtenis die leidt tot een andere grootte van het vermogen wordt op chronologische volgorde vastgelegd in het fiannancieel dagboek. Het financieel dagboek vormt dan ook een belangrijk onderdeel van de boekhouding.Enkelvoudig boekhouden
Enkelvoudige boekhouding is vooral geschikt voor kleine ondernemingen zoals zzp'ers, eenmanszaken of freelancers. De jaaromzet moet bij enkelvoudige boekhouding kleiner zijn dan € 500.000, exclusief btw. Als je meer omzet hebt, dan moet je een dubbele boekhouding voeren.Exploitatiebegroting
Een exploitatiebegroting vormt een onderdeel van het ondernemingsplan. Het is een begroting waarin de verwachte omzet en de kosten die je bedrijf in de komende drie jaren gaat maken, wordt uiteengezet. De exploitatiebegroting geeft je een helder financieel inzicht in je bedrijf en biedt houvast in onzekere tijden.Egalisatiereserve
Met een egalisatiereserve bereid je zich voor op de uitgaven die in de toekomst gaan plaatsvinden. De egalisatiereserve dekt de kosten die bij de bedrijfsuitoefening komen kijken, zoals onderhoudskosten. Je zorgt er via de egalisatiereserve voor dat deze kosten gelijkmatig worden verdeeld over de komende boekjaren. Dit kan je belastingvoordeel opleveren omdat je niet in één jaar veel geld hoeft uit te geven.Omzetbelasting
Omzetbelasting is de belasting die wordt betaald over de aangeschafte goederen en diensten. Het is een indirecte belasting vanuit de overheid. Een veel voorkomend type van omzetbelasting is ook wel btw (belasting toegevoegde waarde). Ondernemers moeten een aangifte van omzetbelasting doen aan het einde van een periode. Dit heet ook wel btw-aangifte. De Belastingdienst geeft aan hoeveel belasting ondernemers van klanten hebben ontvangen en hoeveel zij hebben betaald aan leveranciers. Het verschil betaalt de ondernemer terug of als de ondernemer teveel belasting heeft betaald dan krijgt hij dit teveel terug van de Belastingdienst.Vreemd vermogen
Het eigen vermogen staat samen met het vreemd vermogen op de rechterzijde van de balans, ook wel de passiva kant. Het vreemd vermogen omvat alle schulden van een bedrijf, zoals een lening bij een bank. Er is zowel kort als lang vreemd vermogen. Onder het kort vreemd vermogen van een bedrijf vallen alle schulden met een looptijd van minder dan één jaar. Denk hierbij aan betalingsverplichtingen zoals crediteuren en belastingen. Lang vreemd vermogen zijn de schulden met een looptijd van langer dan één jaar. Voorbeelden hiervan zijn een hypotheek of een banklening.Liquiditeit
Liquide middelen zijn het geld dat een bedrijf in de kas of op de bankrekening heeft. Het woord ‘liquide’ staat voor vloeibaar, wat aangeeft dat er een snelle verplaatsing van dit geld mogelijk is. De liquide middelen staan op de linkerzijde van de balans. Ze vallen onder de vlottende activa: bezittingen die van korte duur in een bedrijf aanwezig zijn.Liquide middelen worden vaak gebruikt voor de betalingen van salarissen, het aflossen van schulden of om aan kortlopende betalingsverplichtingen te voldoen. Bij een overschot aan liquide middelen kun je overwegen om een deel te investeren of beleggen voor een verhoogd rendement.
Liquiditeitspositie is de som van alle activa die op een bepaald moment beschikbaar zijn in een bedrijf. Denk aan kasgeld of geld op de rekening. De liquiditeitspositie is vooral belangrijk op maandbasis. Het kan voorkomen dat je op jaarbasis winst maakt maar gedurende het jaar wel tegen krediettekorten aanloopt. Dit blijkt uit je maandelijkse liquiditeit. In dat geval stel je een liquiditeitsplan op maandbasis op.
Afnemerskrediet
Dit is krediet die afnemers aan leveranciers verlenen door de bedragen vooruit te betalen voor goederen en diensten die nog geleverd moeten worden. De vooruitbetaling kan worden gezien als een soort lening aan het bedrijf. Het bedrijf moet dan wel binnen de afgesproken termijn de goederen/diensten bewerkstelligen. Op de balans komt het afnemerskrediet te staan onder de noemer ‘vooruit ontvangen bedragen’. Dit type lening wordt meestal snel afgelost, waardoor deze kredietvorm onder het kopje ‘kort vreemd vermogen’ geplaatst mag worden.Grootboekrekening
Een grootboekrekening of een ‘voorziening’ is een categorie van inkomsten en uitgaven. Een voorziening is een soort reservepotje dat in de toekomst kan worden gebruikt voor het doel waarvoor het is bestemd. Een doel van een dergelijke voorziening kan zijn om het bedrijfsgebouw uit te breiden of te renoveren.Via grootboekrekeningen wordt de boekhouding netjes geordend en kan er sneller een balans en winst- en verliesrekening worden opgesteld. Er wordt per categorie een grootboekrekening beslist, zoals: autokosten, telefoonkosten, lening, renovatie, enz. Alle uitgaven die onder hetzelfde kostentype vallen worden bij elkaar opgeteld voor een bepaalde periode. Veel digitale boekhoudprogramma’s hebben al de belangrijkste grootboekrekeningen voor je ingesteld. Een verzameling van alle grootboekrekeningen vind je terug in het grootboek.
Voorraad
Aan het einde van ieder boekjaar moet er worden bekeken welke grondstoffen, goederen enzovoorts nog in voorraad zijn. De producten hebben allemaal een bepaalde aanschaffingswaarde. Het opstellen van een gedetailleerde lijst van de voorraad is wettelijk verplicht.Winst- en verliesrekening
Een winst- en verliesrekening weergeeft de opbrengsten en de kosten van een onderneming over een bepaalde periode. Deze wordt jaarlijks opgesteld en maakt deel uit van de jaarrekening. Een andere benaming voor winst- en verliesrekening is ook wel exploitatierekening of resultatenrekening. Heeft de winst- en verliesrekening betrekking op meer onderdelen van een onderneming? Dan wordt ook wel de term geconsolideerde winst- en verliesrekening gebruikt.Jaarrekening
Een jaarrekening geeft een financieel overzicht van je onderneming en wordt ieder jaar opnieuw opgesteld. De balans en de winst- en verliesrekening komen hierin terug.De jaarrekening bestaat uit verschillende onderdelen:
- Gestort en opgevraagd kapitaal;
- Agio;
- Herwaarderingsreserve;
- Onverdeelde winst;
- Wettelijke en statutaire reserves;
- Overige reserves.
Journaalposten
Bij journaliseren worden wijzigingen aangebracht op de grootboekrekeningen, gedeeltelijk door een gebruiker die deze handmatig uitvoert en gedeeltelijk door een programma dat verschillende taken automatiseert. Het journaal bevat een overzicht van alle grootboekwijzigingen.Journaalpost: inboeken gebeurt met een journaalpost, deze geeft aan of een post gedebiteerd of gecrediteerd dient te worden. Een journaalpost bestaat uit twee regels die altijd in evenwicht moeten zijn, namelijk de debetzijde en creditzijde. In het journaal zie je alle boekingen terug die zijn gedaan in een boekjaar samen met de boekstuknummers en de bijbehorende facturen. Per financieel feit stel je een journaalpost op.
Salarisadministratie
Dit is de administratie van de personeelskosten en het uitbetalen van het personeel. Ook loonheffingen vallen hieronder. Een ander woord voor salarisadministratie is ook wel loonadministratie, deze termen betekenen hetzelfde. Je bent verplicht om salarisadministratie bij te houden als je één of meerdere werknemers hebt. De werknemers ontvangen loon voor de diensten. Een salarisadministratie bestaat uit verschillende berekeningen en formulieren, waaronder: jaaropgave, loonbestanddelen in de eindheffing, salarisstrook, uitkeringen en vrijgestelde vergoedingen, beschikkingen/verklaringen, loonstaat en afdrachtverminderingen.Kasstroomoverzicht
Op z’n Engels wordt dit ook wel cashflow management genoemd. Dit is een overzicht van alle feitelijke geldtransacties die het boekjaar inkomen en uitgaan. Met een kasstroomoverzicht krijg je inzicht in de manier waarop liquide middelen van je onderneming zijn besteed. Ook zie je vanuit welke bronnen je de liquide middelen hebt ontvangen. Kortom, een kasstroomoverzicht laat zien waar het geld in een onderneming vandaan komt en waar het aan wordt besteed. Zo weet je wat er allemaal is omgegaan binnen het bedrijf. Het kasstroomoverzicht kun je op twee manieren samenstellen:- Via de directe methode: het overzicht wordt gebaseerd op de grootboekkaarten van je liquide middelen. Je kijkt naar de bank- en kasoverzichten en controleert waaraan geld is besteed en waaraan geld is ontvangen.
- Via de indirecte methode: het overzicht wordt gebaseerd op het bedrijfsresultaat, hier pas je correcties op toe. In dit bedrijfsresultaat zijn ook kosten opgenomen die geen opbrengsten zijn en opbrengsten die geen ontvangsten zijn.
Hulp nodig bij uw boekhouding?
Hopelijk hebben we je al een beetje wegwijs kunnen maken in de boekhoudwereld. Heb je toch nog wat extra uitleg of hulp nodig bij de boekhouding van je onderneming? Vraag tot 3 offertes van professionele boekhouders in je regio aan via het formulier hieronder. Na je aanvraag nemen we persoonlijk contact met je op om je aanvraag te bespreken waarna de meest geschikte boekhouders in ons netwerk je een offerte voor zullen leggen. Je beslist zelf of je een samenwerking aangaat of niet. Onze dienst is geheel kosteloos en vrijblijvend.Start je aanvraag gratis en vrijblijvend via het formulier hieronder.
Begin mijn aanvraag (100% vrijblijvend)
Overstappen van boekhouder?
Vergelijk boekhouders. 100% vrijblijvend. Je zit nergens aan vast.
